OneNote を便利に使いこなすには?

OneNote を便利に使いこなすには?

OneNote がある程度理解できると、「なんかすごいアプリだけど、どうやってつかったら便利なんだろう?」って思いますよね。そこで、OneNote ならではの活用方法を説明しますので、とても便利に使いこなすことができますよ。

OneNote はとても便利なアプリです!

OneNote はかなり高度なことができるすぐれたアプリですが、使い方を自分で考えたり発見したりしないと使いこなせないという弱点があります。そこで、少しでもヒントになるように使い方をいくつかご紹介するので、そこからアイディアを生みだしてほしいと思います。

メモ帳代わりに利用する

仕事をしていると何かしらメモを取ることがありますよね。そんな時は OneNote をメモ帳の代わりに使ってみてください。例えば、電話対応の時にペンを使って、ささっとメモを取ることができますね。もちろんキーボードで入力しても構いません。

保存が自動的に行われる OneNote なら、保存前にアプリを終了してメモを失ってしまうということもありませんよ。また、外出時にメモ用のノート代わりに OneNote の入ったタブレットPCを持ち歩くというもの有効だと思います。

なぜなら、後から簡単に確認ができるし、誰かと情報を共有するのも簡単です。メモを印刷したり、メールで送信したり、ノートそのものを共有することができますからね。つまり、OneNote にメモを取ると、後々情報が有効利用できるという点がとても便利なんですね。

ノートブックを共有する

OneNote はノートを共有すると圧倒的に使いやすくて便利になります。例えば、ノートを社内サーバーで共有すれば情報の共有がしやすくなるし、更新内容がほぼリアルタイムで反映されるので、常に最新の情報が手に入りますね。

OneNote のノートを共有する方法を説明しました。ノートを便利に共有したいとお考えの方に目を通していただきたい内容です。OneNote 独自の『共有』の方法について説明しただけでなく、何ができるのかも解説しました。

これをうまく使えば、会議の仕方が大きく変わります。全員がパソコンで OneNote を使えば、手元の資料がリアルタイムで更新されていくし、資料に直接メモを取るとそれを全員が共有できますね。常にアイディアなどの情報を共有できるというわけなんです。

OneNote で情報を共有する一番簡単な方法はノートブックを共有することです。とはいっても、どうやって共有したらよいのか分からない部分が多いと思います。そこで、具体的にどうすればよいのかご紹介します。

こんな感じでノートブックを共有すると、情報が有効活用されるようになって、仕事の効率がグーンと高くなるわけなんですよ。

OneDrive にノートブックを保存する

OneNote を使うときは、ぜひ無料のクラウドサービスである OneDrive の利用も検討してください。OneNote は職場で共有するのが便利ですが、OneDrive なら営業の出先でも使えるし、個人で使うときでもノートを共有したほうが便利ですよ。

仕事で使う意味は分かると思うんですが、なぜ個人でも共有すると便利なんでしょうか? 例えば、個人の場合でも職場と自宅で同じデータを見ることができれば、どこでも仕事ができますね。つまり、場所を選ばずに仕事ができるというわけなんです。

まあ、どこでも仕事をさせられるのはしんどいですが(笑)、台風や大雪で職場に行けないとか、在宅で仕事をするときなんかに役に立つんじゃないでしょうか。

ホワイトボード代わりに利用する

OneNote の入ったタブレットPCをプロジェクターにつなげば、ホワイトボード代わりに使えます。しかも、書いた内容はそのまま残るので、議事録を別に作る必要がなくなります。つまり、無駄な時間が無くなって、時間を有効に使えるようになるんですよ。

会議の際に必要になるのが議事録です。でも、手書きメモやホワイトボードに書いたものをパソコンに清書して作り直すのって、よく考えたらなんか変じゃないですか? そこで、効率の良い議事録の取り方をご紹介します。

また、授業で板書の代わりに使えば、メモを取るのが遅い生徒がいても安心です。内容を消さないから、仮に先へ進んだとしても後から板書を見せることができますね。次回の授業の時に「前回はこんな内容をやってましたね」といった振り返りもできますよ。

本当にOneNoteがホワイトボード代わりになるんでしょうか? そこで、どのような使い方をすると代わりになるのか、またOneNoteに置き換えるメリットがなんなのかをご紹介します。

やはり、書いた後の情報を確実に生かせるというのが OneNote の素晴らしいところなんです。

資料作りに利用する

OneNote の『画面の領域』機能を使えば、簡単に画面を切り取ることができます。これを使いこなせばいろいろな情報を取り込めるので、資料が簡単に作れますよ。画面に出ているものなら何でも取り込めるので、非常に作りやすいんです。

OneNote でスクリーンショットを取る方法について説明しました。画面を簡単に取り込む方法をお探しの方はご覧ください。「この画面にメモを取りたい」と思ったことはありませんか? そんな悩みは OneNote で一発解決です!

また、この機能を応用すれば、スクラップブックも簡単に作れますね。単に資料を集めるだけでなく、コメントを入れるのも簡単だから、短時間で完成度が高いものになりますよ。

情報の一元化を行う

OneNote は情報の一元化がとても簡単なんです。どういうことかというと、Word・Excel・PowerPoint などで資料を作ることは多いと思うんですが、これらはそれぞれがバラバラになっていますよね。つまり、この状態だと情報が分散してしまっているわけです。

でも OneNote にファイルや情報を貼り付けてしまえば、一か所に情報が集まってくるので、OneNote さえあれば事足りることになります。つまり、『情報の一元化』が簡単にできるんです。

説明用の資料を作成しているときに「いちいち資料のファイルを探すのは面倒だなぁ」と思ったことはありませんか?OneNote なら今までにない解決ができますよ。

Outlook と連携してタスク管理を行う

OneNote にはタスクという機能があります。この機能を使えば、Outlook と連携してタスク、つまり『仕事の予定』を管理できるんです。例えば、メモしていく中で「この仕事はいついつまでだな」というようなときにタスクを利用します。

すると Outlook にタスクが記録されて、仕事の予定は Outlook を見れば分かるという状況になるんです。つまり Outlook がスケジュール帳になるんです。

OneNote が単なるノートアプリではないということは、なんとなく分かると思うんですが、実はタスク管理ができるようになっているんです。いくつか条件をクリアする必要があるんですが、かなり便利に使えるのは間違いないですよ。

まとめ

いかがでしたか?

OneNote の使いこなし方をお話ししましたが、少しでも参考になりましたでしょうか? これらはいろいろな記事の中で述べてきたことなんですが、情報が散らばっていたので、まとめて読めるようにしました。うまく役立てていただければ幸いです。

以上、「OneNote を便利に使いこなすには?」と題して説明しました。

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