OneNote で情報を共有するには?

情報の共有

OneNote で情報を共有する一番簡単な方法はノートブックを共有することです。とはいっても、どうやって共有したらよいのか分からない部分が多いと思いますので、具体的にどうすればよいのかご紹介します。

共有はとても簡単です!

OneNote での情報共有はノートブック(ファイル)を共有することで簡単に行えます。ファイルを共有できる環境さえ準備すれば、特に難しいことはないんですよ。なので、ぜひ挑戦してみてください。OneNote は、共有してなんぼですからね。

OneNote で情報共有することの意味とは?

まず、共有することで得られるメリットについて簡単に説明します。

OneNote は単なるノートだけのアプリですが、このノートはテキストを入力できるだけでなく、図形を書いたり、手書き入力をしたりと様々なことが行えます。まるで紙のノートに書き込むように使えます。

しかも、紙のノートでは不可能な、各種ファイルの添付や録音録画なども行えます。なので、このノートが共有できれば、例えば会議資料を配らなくて済むなど、かなり便利に使えるという特徴があります。もっと言えば、共有しないと OneNote の良さは出し切れないといえるんです。

※参考記事

OneNote とは?
みなさん OneNote について名前ぐらいは聞いたことがあると思いますが、「何に使うのか?」とか「どんなことができるのか?」とかよく分からない方もいらっしゃると思います。そこで、具体的に何をするソフトなのかご説明しますね。

具体的な方法は?

簡単に概要をご紹介しましたので、それでは具体的な方法を説明します。

まず必要になるのは、

  1. 共有するノートブック
  2. 共有フォルダ

この2つです。

これ以外には、もちろん OneNote がインストールされたパソコンが必要です。なお、無料版の OneNote は 機能制限があるので、今回のような共有には使えません。これはそういう仕様なのでご了承ください。(有償版であれば問題ないですよ。)

※参考記事

OneNote のバージョンごとの違いとは?
OneNote のバージョンごとの違いについて説明しました。OneNote のアップグレードが必要かどうか迷っている方には参考になると思いますよ。意外とバージョン数が多いので、それぞれの違いが分かるように解説しました。

共有するノートブック

ノートブックはどんなものでも構いません。OneNote で普段使っているものでもいいし、新しく共有用に作ってもいいですよ。ただ、初めて共有するのであれば、共有用のノートブックを新規作成して試してみたほうがいいかもしれないですね。

普段使っているノートブックを共有してしまうと、誤って内容を消してしまうようなことがあるかもしれないですから。

共有フォルダ

共有フォルダはどれでもどこでも構いませんが、当然のことながら共有できるように設定しないといけません。社内サーバーの共有フォルダなら問題ないですが、そうでない場合は共有設定からしないといけません。おそらくこの設定が一番難しいと思います。

なので、共有フォルダの設定については下の記事で詳しく解説しました。

Windows でフォルダを共有するには?
OneNote は「ノートブックを共有するととても便利ですよ」と、このサイトでは訴えているわけですが、その前に「どうやったらWindowsでフォルダを共有できるの?」という方もいらっしゃると思うので、フォルダの共有方法を説明しますね。

実際にやってみる

それでは実際にやってみます。(方針としては安全かつ確実に共有できるようにしているので、若干まどろっこしい部分があるかもしれないですがご容赦を。)

共有フォルダを用意

最初にすべきなのは共有フォルダの用意でしょう。社内(家庭内)サーバーに共有フォルダを1つ準備します。もちろん自分が使っているパソコンでも構いませんよ。このとき必ず設定を確認してほしいのが、書き込みの権限です。

OneNote のノートブックを共有するということは、基本的には共有している人が書き込みできる権限が必要です。これが設定されていないと、ノートブックが読み取り専用になってしまうので、何も書き込みができなくなってしまいます。

なので、共有フォルダは『書き込み』ができる権限になっていることを必ず確認してくださいね。

共有ノートブックを用意

続いて、共有するためのノートブックを用意しましょう。適当なノートがあるならその保存場所を確認してください。OneNote 左側にあるノートブックの名前を右クリックしてプロパティを表示すれば、どこに保存されているのかが分かります。

新規作成するのであれば、いったんローカルに作ってからコピーしてもいいし、保存するときに直接共有フォルダを指定しても構いませんよ。要するに共有フォルダにノートブックが存在していればいいんです。

後から面倒が少ない方法で考えれば、直接指定して保存するほうがいいかもしれないですね。

なお、新規作成する場合ですが、「試しにやってみる」ということであれば1セクション1ページで十分だと思います。とにかく書き込めるページがあればそれでかまいませんよ。(名前も適当に付けておいていいです。)

共有したノートを使ってみる

それでは共有したノートブックを使ってみましょう。作った本人は既にノートブックを開いているので問題ないですが、他の人はノートブックを開く必要があります。これも簡単で、共有したフォルダを開いてもらい、そこにある「ノートブックを開く.onetoc2」を開いてもらいます。

すると、共有ノートブックを開くことができるので、実際に書き込んで動作を確認します。共有状態になっていれば、しばらく(たぶん1~2分)するとお互いの書き込んだ内容が反映されるので、うまくいっていることが分かります。

また、この時にページやセクションを追加するとそれも反映されるので、動的に変化するさまがとても面白く感じると思いますよ♪

まとめ

いかがでしたか?

ノートブックの共有方法は、最初は難しく感じるかもしれませんが、慣れれば「ちょっと面倒かな?」ぐらいで済むようになりますよ。というか、しょっちゅうやることではないんで覚えなくてもいい作業かもしれないですけどね。

あと、共有は「ふ~ん、そんなこともできるんだ」と思って終わるのではなく、必ず実践してみてください。明らかに OneNote の使い方が変わりますから。(←絶対お勧めです!

以上、「OneNote で情報を共有するには?」と題して説明しました。

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