OneNote の活用例が知りたい!

OneNote の活用例が知りたい!

OneNote の使い方は何となく分かったんだけど、「結局どうやって使うのが一番いいんだろう?」と考えたりませんか? OneNote を使うに当たってどういう方針で使えばいいのかご紹介するので、その活用例が分かりますよ。

活用するために知っておくべきこととは?

OneNote のような工夫が必要なアプリは、使い方だけを知っていてもあまり意味をなしません。そこで、どうやって使うと本当に使いこなせるのか、本質に迫りつつ具体的な例をご紹介します。OneNote 活用例の決定版です!

OneNote とはそもそも何をするもの?

用例をお話しする前に OneNote についてそもそも何をするものなのか、おさらいしておきます。機能的には白いノートにタイプや手書きでメモを取ったり、画像を貼り付けるというものですが、それによって何ができるのかが一番大事ですよね。

どんなことができるのかズバリ言いますよ、それは...

「OneNote は情報の一元化ができるアプリです!

どうですか? すごいでしょ!

といわれても何のことかピンと来ない方も多いと思います。「情報の一元化?」疑問符が付きますよね。単純に言えば、いろいろなところに散らばっている情報が一か所に集まるということなんですが、散らばっているのが当たり前だと、一元化は理解しがたいかもしれないです。

そこで、具体例を交えて『情報の一元化』がどういうものなのかをご説明します。つまり、情報の一元化を理解するために活用例をご紹介する、という感じです。なので、常に情報が一か所に集まるというイメージで活用例をご覧いただくと OneNote が理解できると思いますよ。

活用例その1-手帳は捨てよう

すべてのメモを OneNote にとってみてください。紙のメモ帳や手帳を使うのをやめます。当然持ち歩く場合は OneNote がインストールされたタブレットPCなどを利用します。すると、「あれはどこにメモした?」みたいなことがなくなります。検索ですぐ出ますからね。

また、営業さんがお客に聞いたことをメモしたとします。OneNote なら会社で LAN につなぐだけで共有ノートが同期できるので、ほかの社員と情報共有が簡単にできます。つまり、報告がとても楽になるし、正確に情報が伝わりますね。

さらに、地図や何かの図をメモしたとして、それをメールで送ることになったとしても OneNote なら簡単にメールできます。メールで送れるように自動的に変換してくれるからです。しかも忠実に元の形を再現してくれますよ。

OneNote を使っていると「このノートを○○さんに送れないだろうか?」と思うことがありますよね。でも、単にファイルに添付して送っただけだと芸がありませんが、実はちゃんとメールだけで見られるように送ることができるんですよ。

活用例その2-ホワイトボードはやめよう

会議で意見やアイディアをホワイトボードに書くのをやめてみましょう。そして、OneNote をインストールしたタブレットPCに手書き(もちろんタイプでもOK)して、それをプロジェクターに表示します。そうすれば、手書きとタイプが混在できるので、かなりきれいに板書できますよ。

また、いろいろな資料を表示したり、その一部を切り抜いて貼り付けることもできるので、ホワイトボードでは不可能な表現が可能です。紙の資料は必要ないし、図や表を一生懸命手書きする必要もないですから、手間が省けてしかも分かりやすい板書になりますね。

さらに、書いた内容はそのまま残るので、ホワイトボードのように書いたものを写真に撮るような必要は全くありません。つまり、議事録を作る必要がないんですよ。手間が大幅に省けるので、本来の仕事に集中できますね。

本当にOneNoteがホワイトボード代わりになるんでしょうか? そこで、どのような使い方をすると代わりになるのか、またOneNoteに置き換えるメリットがなんなのかをご紹介します。

活用例その3-パワーポイントをやめてみよう

プレゼンテーションの資料作りといえばパワーポイントですが、これを OneNote に置き換えてみてください。パワーポイントは事前に資料を作りこまないといけないですが、OneNote なら説明しながら資料を作ることが可能です。

不思議な感じですが、資料の基となる表やWebページを表示して切り抜いた部分を OneNote に貼り付ければそれで資料ができてしまいます。そして、ペンを使って説明文を書き込んだり矢印や○や×などを書いていけば、それだけで分かりやすく説得力のあるプレゼンになりますよ。

もしあなたが、プレゼン資料を作るのに膨大な時間がかかっていたとしたら、きっと時間の短縮ができますよ。資料作りでクタクタになっていたんでは、まともなプレゼンができるかどうか分かりませんからね。(内容が伝わるようにするにはそれなりのパワーが必要ですから。)

活用例その4-ファイルの保存場所を変えよう

あなたは「ファイルはフォルダに保存するものだ」と決めつけていませんか? もちろん、ぜんぜん間違っていませんが、ファイルの保存先はフォルダだけではないんです。実は、OneNote のページに保存することができるんです。

ページの上にファイルをドラッグアンドドロップすれば、簡単にファイルを貼り付けることができるんですよ。メールの添付ファイルをイメージすれば近いかもしれないですね。これによって何ができるかというと、ファイルの整理方法が劇的に変わるんです。

Excel のファイル Word のファイルというように保存することが多いと思うんですが、それだと『種類別』ですよね。ですが、例えば「○○プロジェクトの資料」として Word の文書や Excel のブックを貼り付ければ、『目的別』にすることができるんです。

これなら、探す手間が省けるので、大幅に時間短縮ができますね。余った時間を使ってしっかり仕事をしましょう。さぼったり休んだりしちゃダメですよ(笑)。

説明用の資料を作成しているときに「いちいち資料のファイルを探すのは面倒だなぁ」と思ったことはありませんか?OneNote なら今までにない解決ができますよ。

まとめ

いかがでしたか?

すべての活用例が OneNote に情報を集めています。これが単純に情報の一元化になっているんです。情報が分散しているとそれを探すのに膨大な時間を費やしてしまって、最終的には「まあ、今すぐ必要じゃないし...」と、無理やり自分を納得させて情報探しをやめてしまいますよね。

それでは何のために情報を蓄積しているのか分かりません。蓄積した情報は必要なときに素早く引き出せば確実に役立ちます。だから OneNote を使ってほしいんです。時間というコストを削減することで、確実に仕事を楽にして収益を改善できますからね。

以上、「OneNote の活用例が知りたい!」というご要望にお応えしました。

※さらに、以下のページで『活用術』もご紹介しています。

OneNote の活用術を7つ厳選しました。OneNote の活用方法をまとめて知りたいと思われた方に、ぜひご覧いただきたい内容です。数ある活用方法の中でも、筆者の経験から、「これは!」と思ったものを7つ厳選しているからです。

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