OneNote の活用事例 – 伝言板

OneNote 活用事例 - 伝言板

OneNote活用事例です。伝言板として使う方法をご紹介しました。OneNote を使ってうまく情報を共有したり、やり取りしたりできないだろうか? と思っている方はご覧ください。機能をうまく利用すれば便利な伝言板として使えますよ。

システム不要で使える伝言板

ホワイトボードを伝言板として使っていたり、コルクボードにメモを貼り付けたりしていて、ちょっと不便だったりしませんか? LINEという手もあるけどスマートフォンを持っていない人には伝えられないし...。そんな時には OneNote が使えるので、活用事例をご紹介しますね。

これまでの伝言板の問題点とは?

いきなり使い方を説明する前に、これまでの伝言板の問題点を確認しておきましょう。

伝言板の大きな問題点は、情報を保存しておけないことだと思います。ホワイトボードを使っている場合は、消さない限り新しい書き込みができません。残しておきたい場合は写真に撮るなどするしかないので、記録という使い方は難しいんですよ。

コルクボードの場合は、貼り付けた紙を保存しておくことは可能ですが、どこに保存するか意外と難しいんじゃないでしょうか。また、保存するときに日付などで整理しておかないと、後から見返そうとしたときに、とても煩雑になるでしょう。

あと、場所が固定されているので、そこへ行かないと情報が見れないという問題もありますね。物理的なものにすると『場所』というものに縛られてしまうのも大きいでしょう。なので、使い捨ての情報しか書き込めないのが、ホワイトボードやコルクボードなんじゃないでしょうか。

OneNote のメリットとは?

では、OneNote のメリットとはなんでしょうか? OneNote はなんといっても書き込んだ内容をずっと保存できる点です。OneNote の保存は最初に1回だけすれば、後は勝手に同期という形で行ってくれるので、メモをただ書き込めばそれですみますよ。

※ 同期に関してはこちらで詳しく分かりますよ。

OneNote の同期が分かります
OneNote は保存という概念を持たず、『同期』という方法を使って情報を記録します。今までのアプリとは違った概念なので、なかなかピンときませんよね。そこで、同期とはいったい何をしているのか、分かりやすく説明します。

特に、コンバーチブル型タブレットPC や Surface ならペンが使えるので、手書きで直感的に書き込めます。また、ページを新規に追加すれば作成した日時が自動的に入るので、勝手に整理されていきます。なので、物理的な伝言板が抱えている問題点をすべて解決できるんですよ。

OneNote を伝言板として使ってみる

それでは実際に伝言板として使ってみましょう。仕事用と家庭用でシチュエーションを分けて考えてみました。

仕事用として使う

仕事用の伝言板として使う場合は、事務所に大きなディスプレイを用意してそこに OneNote を映しておけば、従来の伝言板の代わりになると思います。ノートは誰か担当を決めてその人が書き換えてもいいし、ノートを共有しておいて従業員が各々で書き換えてもいいと思いますよ。

液晶テレビ

実際にこのやり方を実践している事業所もあるようで、かなり便利に使っているらしいです。さらに OneDrive などを使ってインターネット上で共有していれば、出先で確認したり書き換えたりできるので、結構便利なんじゃないでしょうか?

また、従業員の在席状況などもそこに書き込んでいけば、使い道の可能性はどんどん広がりますね。とにかく、書き込んだ内容をどんどん蓄積できるので、重要な情報でも書き込めるという利便性につながっていくんですね。

家庭内で使う

家庭内で使うときは、できればペンが使えるタブレットPCで OneNote を使ってください。そして、家族の目に付きやすいところに置いておけば、伝言板の代わりになると思います。もし、ネットワークでつながった複数のタブレットPCがあればより一層便利ですよ。

タブレットPCと少年

例えば、一軒家で一階と二階の間の連絡用に使うことができます。晩御飯に食べたいものを聞くこともできれば、それに応えることもできます。もちろん、昔ながらの置手紙の代わりにも使えますね。手書きなのに共有できるというのは、相当なインパクトだと思いますよ。

「それくらい、直接会って話をしろ!」という真面目な方もいらっしゃるでしょうが、階段を下りていくのって意外と面倒なときがありますからね(笑)。まあ、全くコミュニケーションがない家族よりは、はるかにマシだとは思うんですけれど。

まとめ

いかがでしたか?

OneNote の『同期と共有』の機能を活用した『伝言板』としての事例をご紹介しました。従来の伝言板と大きく違うところは、場所が固定されない点と、情報の共有ができる点です。でも、手書きができるので、使い方が極端に変わらないというところも、また魅力だと思います。

つまり、お年寄りや電子デバイスが苦手な方でも使える可能性が高いんですよ。OneNote なら伝言板の弱点をいっぺんに解決しながらも簡単に扱えるので、ぜひ試してみてくださいね。

以上、「OneNote 活用事例 – 伝言板」と題してご紹介しました。

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