OneNote を掲示板として使う方法を紹介しました。オフィスのホワイトボードを使った掲示板を電子化したい方に適した内容です。掲示板の電子化方法を説明しただけでなく、具体的な活用方法も提案しているからです。
OneNote を掲示板として使う意味とは？
OneNoteを使っていると、「このアプリ、掲示板に使えないだろうか？」と思うことがあるのではないでしょうか。だからこそ、この記事をご覧になっていると思いますが、確かにOneNoteは掲示板に使えそうですよね。
ところで、なぜOneNoteを掲示板に使えないかと、思われたのでしょうか？ それは、ホワイトボードや黒板を使った掲示板や、ボードに紙を貼り付けた掲示板では、使い勝手が悪いと感じたからではないでしょうか。つまり、電子化することで、使い勝手が改善すると感じたわけですよね。
したがって、OneNoteを掲示板として使うことには、掲示板の使い勝手を向上させて、業務の効率化を図るという意味があるわけです。そこで、どのようにすればOneNoteを掲示板として使えるのか、詳しくご紹介しましょう。
OneNote を掲示板として使うときのポイント。
それでは、OneNote を掲示板として使うときのポイントを説明します。
掲示板の役割とは？
まず、掲示板の役割についておさらいしておきます。オフィスにあるホワイトボードや黒板を使った掲示板は、従業員の動きをメモしますよね。例えば、離席しているとか外出しているとか書き込むことで、誰もがスタッフの動きを確認できるようにするわけです。
また、社内の廊下やショウウィンドウなどにボード式の掲示板を置いて、社内報やポスターを貼ることも多いのではないでしょうか。こちらは全社員やお客さんに広報するためのものですね。
このように、多くの人の目に触れるようにするのが掲示板の役割です。
アナログな掲示板の問題点とは？
さて、このようなアナログな掲示板にはどんな問題があるんでしょうか？ それは、記録が残せないことと、後始末が面倒なことです。ホワイトボードや黒板は、使った後に消してしまうので、記録に残しようがありません。おまけに消しカスが出るので、掃除も必要です。
ボードに紙を貼り付ける場合も、貼り換えという面倒な作業があります。当然ですが、期間が過ぎたものは剥がさないといけないですよね。そうしないと情報の鮮度が保てません。いつまでも古いものを貼っていたのでは、いずれ誰も見なくなるでしょう。
このように、アナログなやり方では、面倒な手順が多くなります。つまり、仕事以外のことが増えてしまって、本来やるべきことの効率が落ちてしまうわけです。ここにアナログな掲示板の問題点があります。
OneNoteを掲示板にするメリットとは？
では、OneNoteを掲示板にするメリットとは何でしょうか？ もちろん、アナログなやり方の問題点をすべて解決できるところです。OneNoteであれば、パソコンで書き込んだノートを画面に表示するだけなので、消さない限り記録は残るし、掃除も不要です。
また、紙が不要になるので、貼り換えはPDFや画像データの入れ替えだけで済みます。複数個所に掲示板がある場合でも、同じ画面を表示していれば、１か所を入れ替えるだけですべての掲示物を入れ替えできます。つまり、同じものを何度も貼ったり剥がしたりする必要もなくなります。
このように、OneNoteを掲示板にすると、アナログな掲示板の問題点をすべて解決できるわけです。
紙で残す必要があるものは、必要な分だけ印刷すれば済むので、ペーパーレスで無駄がありませんね。
掲示板として使うときに、必要なものとは？
掲示板として使うときに、必要なものを挙げてみましょう。
- パソコン（OneNoteインストール済み）
- 大画面ディスプレイ（タッチ型なら、なお良い。）
- 社内ネットワーク（無線 or 有線）
- ファイルサーバー or インターネット接続（OneDrive）
これらがあれば、掲示板の代わりができると思います。イメージとしては、大画面ディスプレイにパソコン画面（OneNote のウィンドウ）を表示します。OneNote のノートブックは、サーバーで共有（OneDriveでも可）しておくことで、誰でも内容を更新できます。
最低でも、パソコンと大画面さえあれば、電子掲示板にはできますよ。なお、ホワイトボードや黒板と同じ感覚で使いたい場合は、いわゆる電子黒板が必要になると思います。費用が掛かりすぎる場合は、大画面にタブレットを接続して、手元で書き込めば同様のことができますよ。
OneNoteには、どんな設定が必要なのか？
OneNoteには、どんな設定が必要なんでしょうか？ OneNote自体には特別な設定は不要です。ただし、ノートを共有する場合は共有の設定が必要です。社内LANで共有する場合と、OneDriveで共有する場合ではやり方が違うので、それぞれの知識が必要です。
※社内LANで共有する場合は、こちらが参考になります。
https://onenote.hprs1.com/onenote-kyoyu/
※OneDriveで共有する場合は、こちらが参考になります。
https://onenote.hprs1.com/onenote-onedrive-kyouyuu/
OneNoteを利用した掲示板の、使いこなし方とは？
最後に、OneNoteを利用した掲示板の、使いこなし方をご紹介します。
OneNoteを掲示板にするということは、手元にあるノートブックを更新するだけで、掲示板が更新できるということです。したがって、頻繁に更新できるということでもあります。例えば、以下のような表を作って大画面に表示するだけでも、十分オフィスの掲示板の代わりになるでしょう。
また、ノートブックを共有しておけば、直接画面が見られなくても、手元にあるOneNoteで確認できます。さらに、インターネットからアクセスできるように OneDrive で共有していれば、出先からでも確認できます。いちいち誰かに聞かなくても、素早く確認できますね。
社内報用の掲示板の場合も、１か所ですべて更新できるので便利です。従業員に対するお知らせや、ポスターについても、OneNoteに貼り付けてしまえば、簡単にすべての掲示板を更新できます。期間が過ぎたものは素早く削除すれば、後の処理もとても楽ですね。
このように、常に更新するのは、表示しているOneNoteのノートブックだけで済みます。ちょっとしたことですが、仕事と直接関係ないことに時間を割かなくて済むようになりますね。もちろん、消さずにページを新規作成し続ければ、そのまま記録として残すこともできますよ。
まとめ
いかがでしたか？
OneNote を掲示板として使う方法をご紹介しました。掲示板の役割、掲示板の問題点、OneNote を掲示板にするメリット、必要なもの、どんな設定が必要なのか、使いこなし方、といった６つのポイントに分けてお話ししましたので、ご理解いただけたのではないかと思います。
掲示板をOneNoteで置き換えることによるメリットは、余計な仕事を減らして、本来の仕事に集中できるところにあります。したがって、OneNoteに置き換えることによってかえって仕事が増えてしまうようなら、断念することも必要だと思います。
繰り返しますが、余計な仕事を減らすこと事がコンピューターを導入することの意味です。私としては、OneNote に興味を持っていただけることはうれしいんですが、間違っても OneNoteに置き換えることが目的にならないように注意していただきたいと思います。
以上、「OneNote を掲示板として使うには？」と題して説明しました。