OneNote で顧客管理をするには?

OneNote で顧客管理をするには?

OneNote顧客管理をする方法を説明しました。OneNote で顧客データベースを作って管理したい方に適した内容です。OneNote で、データベースを作る方法を説明しただけでなく、使い方も説明しているからです。

OneNote で顧客管理をする意味とは?

あなたは、「OneNote で顧客管理ができないだろうか?」とお考えだと思います。確かに、使い慣れたアプリで顧客管理までできたら、便利で楽ですからね。ところで、OneNote で顧客管理をするということは、データベースを構築するということです。

でも、OneNote にデータベース機能はないんですよ。「じゃあ、顧客管理は無理ですね。」としてしまってはさすがに寂しいので、ちょっと工夫してみました。システムが組めるレベルにはできませんが、簡単な顧客管理ならできますよ。

そこで、OneNote で顧客管理をする方法をご紹介します。

OneNote で顧客管理をするときのポイント。

それでは、OneNote で顧客管理をするときのポイントをご紹介します。ポイントは5つあるので、しっかりと目を通してください。

顧客管理データベースの構築

最初に、顧客管理データベースの構築を行いましょう。データベースの構築というとなんだか難しいイメージですが、要するに表を作成するだけです。表自体はとても簡単にできるので、今から説明する手順でやってみてください。

  1. 顧客管理用に OneNote のノートブックを1つ用意する。
    顧客管理用ノートブックの作成
  2. セクションに「顧客台帳」などの名前を付ける。
    顧客台帳と顧客情報
  3. ページに「顧客情報」などの名前を付ける。
  4. 表を挿入する。(列数や行数は適宜決めてください。)
    顧客情報の表
  5. データを入力する。
    顧客情報の表(データ入力後)

これで、顧客情報に関するデータベースができました。一応イメージを解説しておくと、ノートブックをデータベースとし、セクションを用途で別けて、ページをテーブルとしました。どうでしょう、なんとなく理解していただけましたか?

次は、データの検索方法をご紹介します。

ノートブックは OneDrive に保存すると、出先の営業マンや各地の営業所などと共有できるので便利ですよ。ただし、データ漏えいの危険性が高まるので、取り扱いには十分注意してください。

データの検索方法

続いて、データの検索方法を説明します。データの検索方法はとても簡単で、検索ボックスに探したい情報のキーワードを入れて、検索ボタンをクリックするだけです。やり方は次の通り。

  1. 顧客情報ページを開いた状態にする。
    顧客情報の表(データ入力後)
  2. 検索ボックスにキーワードを入力。
    顧客管理 検索ボックス
  3. キーワードが見つかるとハイライト表示される。
    顧客管理 ハイライト表示

これで、データの検索ができました。なお、検索は開いているすべてのノートブックが対象なので、別のページにキーワードがあると、そちらもハイライトされます。ただし、これは単純に検索しただけなので、便利に使うにはデータの抽出ができたほうが良いですよね。

そこで、次は抽出について考えてみます。

検索の対象範囲は設定により変更できます。検索ボックス右側の、下向き三角形をクリックしてメニューから選んでください。
検索範囲の設定

データの抽出ができないか?

続いて、データの抽出ができないか、方法を考えてみましょう。抽出は、ある特定の条件に合致するデータを集めてくることです。データベースで非常に重要になる機能ですが、OneNote ではどうすれば実現できるでしょうか?

多くの方は、「さすがにそれは無理でしょ。」と思われるでしょう。しかし、不可能ではないんですよ。それはノートシールです。表にノートシールを付けるだけで、データを抽出できるようになるんです。しかもやり方はとても簡単ですよ。

ノートシールの一覧

ところで、ノートシールとは何かというと、入力した文字列の先頭に付けることができる、小さな画像です。見かけ上は、ただのワンポイント画像なんですが、これは検索ができるんです。つまり、入力データの先頭にノートシールを付けることで、抽出が可能というわけなんですね。

ノートシールを使った抽出方法とは?

それでは、ノートシールを使ったデータの抽出方法を説明します。先ほどもお話しした通り、表に対してノートシールを付けるだけです。厳密にいうと、ノートシールを付けた後に、それを作業ウィンドウで検索することで、抽出の代わりになります。やり方は、次の通りです。

  1. 表のデータに、ノートシールを付ける。
    顧客管理ノートシール
  2. [ノートシールを検索]ボタンをクリックして、作業ウィンドウを表示。
  3. ノートシールが、グループ化されて表示される。
    顧客管理 ノートシールの検索

これで、データを抽出できましたね。グループ化は[ノートシール名]が基本ですが、設定ができるので、違うまとめ方も可能ですよ。また、[概要ページを作成する]のボタンをクリックすると、別のページに一覧の結果を作成できます。必要に応じて使ってください。

顧客管理 ノートシールの概要ページ

さらに、ノートシールの中でも「チェックマーク」のものは、クリックするとオン・オフの切り替えができます。これを使うと、例えば作業が完了した件数を抽出するなど、使い方に関してさらに広がりが出てきますね。

なお、ノートシールはあらかじめ名前が決まっていますが、必ずしもそれに従う必要はないと思います。自分で独自にルールを作ってしまえば、名前とは無関係にシールが使えますからね。

ノートシールは、文字とセットで使わないと機能しないので、必ず文字列に付けるようにしてください。(ノートシールの位置は、文字列の先頭に固定されています。)

規模が大きくなったら、Excel や Access へ移行する。

OneNote での顧客管理の規模が大きくなったら、Excel や Access へ移行しましょう。さすがに大規模なものは管理が難しくなるし、そもそも OneNote はデータベースまで考えられていません。今回ご紹介したやり方は、機能を駆使してデータベースのように使っているだけです。

したがって、本格的なものは Excel や Access といった、データベース機能が使えるアプリで構築するようにしてください。ちなみに、表のデータは選択範囲を簡単にコピーできるので、データの移行はとても簡単ですよ。

貼り付けの際に、[貼り付け先の書式に合わせる]を使うと、データだけが貼り付くので便利ですよ。

まとめ

いかがでしたか?

OneNote で顧客管理をする方法を説明しました。データベースの構築、データの検索方法、データ抽出方法の考案、ノートシールの使い方、Excel や Access へ移行、など5つのポイントがありましたね。とりあえず、これで顧客管理ができると思います。

繰り返しになりますが、もともと OneNote はデータベースの機能がありません。強力なテキスト検索機能と、ノートシールの検索機能をうまく使って、データベース風に仕上げているだけです。したがって、過度な期待はしないでくださいね。

今回の顧客管理は、OneNote の可能性を追求した一つの例ですので、「工夫すればいろいろな発展性がある」と捉えていただければ幸いです。

以上、「OneNote で顧客管理をするには?」と題して説明しました。

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