OneNote のノートを共有する方法とは?

ノートの共有

OneNote のノートを共有する方法を説明しました。ノートを便利に共有したいとお考えの方に目を通していただきたい内容です。OneNote 独自の『共有』の方法について説明しただけでなく、何ができるのかも解説しました。

ノートを共有して便利に使いたい

OneNote を使ってみて、「このノートをみんなで共有できたらどんなに便利だろう」と思ったことはありませんか? 実は、とても簡単に共有できるんですよ。一般的なファイルの『共有』については分かると思いますので、ここでは OneNote 独自の『共有』の方法について説明します。

ノートに関する基礎知識

OneNoteには保存という概念がなく、常に同期を行っています。そのため、OneNoteのノートブックをサーバーに保存しておけば、OneNoteを起動するだけで勝手に同期をとります。

共有ノートブックの同期

この同期機能によって、OneNoteのノートブックは他のユーザーと共有することができるようになっているんです。

※ 同期に関してはこちらのページで詳しく説明しています。

OneNote の保存方法について説明しました。「OneNote の保存がよく分からないんだけど、どうなっているの?」と思っている方はぜひご覧ください。保存方法だけでなく、OneNote では保存をどう扱っているのかという概念についても説明しました。

具体的な共有方法とは?

やり方は簡単で、ノートブックをサーバーに保存し、それを他のユーザーが開くだけです。たったこれだけで共有できるんですよ。(当然サーバー側での共有設定は必要です。)

※ サーバー側の共有設定はこちらで詳しく説明しています。

OneNote は「ノートブックを共有するととても便利ですよ」と、このサイトでは訴えているわけですが、その前に「どうやったらWindowsでフォルダを共有できるの?」という方もいらっしゃると思うので、フォルダの共有方法を説明しますね。

もうちょっと詳しくお話しすると、OneNoteで保存する際に直接サーバーを指定してもいいし、一旦ローカルに保存しても構わないです。保存したファイルをサーバー(共有の設定をしたフォルダ)にコピーすればそれで共有です。

なお、ローカルに保存した場合は、ノートブックをいったん閉じてください。そして、ファイルをサーバーに移したのち、再びそのファイルを開きます。これで、確実にノートブックを共有できますよ。(ノートブックの保存場所を変えたい時も同様です。)

※ 保存場所の変更方法はこちらで詳しく説明しています。

OneNote ノートの保存先を変更する方法について説明しました。使い始めたノートの保存先を変えたい方に適した内容です。単純にやり方を説明しただけでなく、仕組みについても詳しく紹介したので、安全確実な保存先の変え方が分かりますよ。

これでノートブックを共有できました。

ノートブックを共有できる場所は?

普通にファイル共有でき、同時に読み書きができる場所なら、ノートブックはどこでも保存できます。具体的には、ファイルサーバー、NAS、、ネットワークドライブ、クラウド(OneDrive)などファイルが共有できる場所であれば、特に制限はありません。

なお、ノートブックへの書き込み内容はすぐに反映されない場合があります。長いと数分間ほど反映されなくて古い情報が表示されたままの場合がありますが、OneDrive に保存するとすぐに反映されるので、かなりスムーズになりますよ。

ノートブックの共有

ちなみに、複数のユーザーでノートブックを開くと同時編集した場合に矛盾が起きそうですが、同期機能が高度に働いて問題なく内容が更新されるので心配いりませんよ。

※ OneDrive への保存に関してはこちらが参考になります。

OneNote の同期が遅いときは OneDrive で解消できそうなので説明しました。ノートの同期が遅くて困っている方はぜひ目を通してください。OneDrive を使うだけで同期タイミングが早くなることを理屈も含めて解説しました。

共有すると何ができる?

OneNote のノートブックを共有すれば、書き込んだ内容や画像を簡単に共有できます。具体的にどんなことができるかと言えば、

  • 資料の共有
  • 議事録の共有
  • タスク管理
  • プロジェクト管理
  • 進捗管理
  • スケジュールの共有

などです。資料を共有すれば簡単に情報共有ができます。また、スケジュールを共有すればグループウェアの代わりに使うことだってできますね。また、タスクやプロジェクト管理を共有すれば、仕事が共有できるので、チームで仕事を行う時に非常に重宝するんです。

ようするに、仕事の進捗状況が、日報を書かずとも仲間に共有されているんです。報告書を書くのはとても面倒だし、時には報告書のための報告を作っていることだってあるんじゃないでしょうか。でも、仕事用のノートブックを共有すればそんな無駄なことが一切いらないんですね。

skype

また、共有状態でももちろん通常と全く同じ操作ができますから、資料を見ながら筆談することだって可能です。Skypeなどのテレビ電話機能を併用すれば、「ここをこうしてほしいんだけど」という会話が成立しますね。

まとめ

OneNoteのノートは共有できるというよりも、『共有することを前提とした設計』がされていると考えてよいでしょう。共有しないととてももったいないといえるのではないでしょうか。

また、1人で使う場合でも、OneDrive に保存していろいろなデバイスからアクセスできるようにした方が便利です。場所にとらわれなくなって、いつでもどこでも同じデータを扱えるようになるからとても便利になりますよ。

以上、『OneNoteのノートを共有する方法』する方法について説明しました。

記事はお役にたちましたか? 当サイトの記事はたくさん(⇒ 全ページの一覧)あるのでいっぺんに読もうとせず、お気に入りに登録して数回に分けて御覧になることをお勧めします。

スポンサーリンク

フォローする

関連ページ
スポンサーリンク