OneNote のノートを共有する方法とは?

ノートの共有

OneNote のノートを共有する方法を説明しました。ノートを便利に共有したいとお考えの方に目を通していただきたい内容です。OneNote 独自の『共有』の方法について説明しただけでなく、何ができるのかも解説したからです。

OneNote のノートを共有する意味とは?

OneNote を使っていると、「このノートを共有できたらどんなに便利だろう」と思ったことはありませんか? 確かに、ノートを共有したら、他の人と同じノートを見ることができるし、同時書き込みすることだって可能ですからね。

ところで、なぜ共有するんでしょうか? 一番大事なことは、情報や仕事が共有できるというところですよね。つまり共有とは、「効率の良いやり取り」を意味していると思います。ところが、共有が便利だと分かっていても、設定方法が分からないとやりようがないですよね。

実は、とても簡単に共有できるんですよ。このページをご覧のみなさんは、一般的なファイルの『共有』については分かる方も多いと思いますので、ここでは OneNote 独自の『共有』の方法について説明します。

OneNote のノートを共有するときのポイント。

それでは、OneNote のノートを共有するときのポイントを説明します。

ノートに関する基礎知識

OneNoteには保存という概念がなく、常に同期を行っています。そのため、OneNoteのノートブックをサーバーに保存しておけば、OneNoteを起動するだけで勝手に同期をとります。

共有ノートブックの同期

つまり、この同期機能によって OneNote のノートブックは、他のユーザーと簡単に共有できるようになっているんですね。

※ 同期に関しては、こちらのページで詳しく説明しています。

OneNote の保存方法について説明しました。「OneNote の保存がよく分からないんだけど、どうなっているの?」とお思いの方に適しています。保存方法だけでなく、OneNote での保存の概念についても解説したからです。

具体的な共有方法とは?

やり方は簡単で、ノートブックをネットワーク上のサーバーに保存し、それを他のユーザーが開くだけです。たったこれだけで共有できるんですよ。(当然サーバー側での共有設定は必要です。)

※ サーバー側の共有設定は、こちらで詳しく説明しています。

OneNote は「ノートブックを共有するととても便利ですよ」と、このサイトでは訴えているわけですが、その前に「どうやったらWindowsでフォルダを共有できるの?」という方もいらっしゃると思うので、フォルダの共有方法を説明しますね。

もうちょっと詳しくお話しすると、OneNoteで保存する際に直接サーバーを指定してもいいし、一旦ローカルに保存しても構わないです。保存したファイルをサーバー(共有の設定をしたフォルダ)にコピーすればそれで共有です。

なお、ローカルに保存した場合は、ノートブックをいったん閉じてください。そして、ファイルをサーバーに移したのち、再びそのファイルを開きます。これで、確実にノートブックを共有できますよ。(ノートブックの保存場所を変えたい時も同様です。)

※ 保存場所の変更方法はこちらで詳しく説明しています。

OneNote ノートの保存先を変更する方法を説明しました。ノートのフォルダの場所を変えたい方に適した内容です。単純にやり方を説明しただけでなく、仕組みについても詳しく紹介したので、安全確実な保存先の変え方がわかるからです。

これで、ノートブックが共有できました。

ノートブックを共有できる場所は?

普通にファイル共有でき、同時に読み書きができる場所なら、ノートブックはどこでも保存できます。具体的には、ファイルサーバー、NAS、、ネットワークドライブ、クラウド(OneDrive)などファイルが共有できる場所であれば、特に制限はありません。

なお、ノートブックへの書き込み内容はすぐに反映されない場合があります。長いと数分間ほど反映されなくて古い情報が表示されたままの場合がありますが、OneDrive に保存するとすぐに反映されるので、かなりスムーズになりますよ。

ノートブックの共有

ちなみに、複数のユーザーでノートブックを開くと同時編集した場合に矛盾が起きそうですが、同期機能が高度に働いて問題なく内容が更新されるので心配いりませんよ。

※ OneDrive への保存と共有に関して、こちらで詳しく説明しています。

OneNote を OneDrive で共有する方法を説明しました。OneDrive に保存したノートブックを共有したい方に適した内容です。共有の方法を詳しく説明しただけでなく、活用方法についても解説しているからです。

共有すると何ができる?

OneNote のノートブックを共有すれば、書き込んだ内容や画像を簡単に共有できます。具体的にどんなことができるかと言えば、

  • 資料の共有
  • 議事録の共有
  • タスク管理
  • プロジェクト管理
  • 進捗管理
  • スケジュールの共有

などです。資料を共有すれば簡単に情報共有ができます。また、スケジュールを共有すればグループウェアの代わりに使うことだってできますね。また、タスクやプロジェクト管理を共有すれば、仕事が共有できるので、チームで仕事を行う時に非常に重宝するんです。

ようするに、仕事の進捗状況が、日報を書かずとも仲間に共有されているんです。報告書を書くのはとても面倒だし、時には報告書のための報告を作っていることだってあるんじゃないでしょうか。でも、仕事用のノートブックを共有すればそんな無駄なことが一切いらないんですね。

skype

また、共有状態でももちろん通常と全く同じ操作ができますから、資料を見ながら筆談することだって可能です。Skypeなどのテレビ電話機能を併用すれば、「ここをこうしてほしいんだけど」という会話が成立しますね。

まとめ

いかがでしたか?

OneNoteのノートを共有する方法について説明しました。基礎知識、共有方法、共有できる場所、共有でできること、などを説明したので、OneNoteのノートを共有する方法について、理解していただけたのではないかと思います。

ここまでの説明ですでにお気づきかもしれませんが、OneNoteのノートは共有できるというよりも、『共有することを前提とした設計』がされていると考えてよいでしょう。したがって、共有しないともったいないといえるのではないでしょうか。

また、1人で使う場合でも、OneDrive に保存していろいろなデバイスからアクセスできるようにした方が便利です。場所にとらわれなくなって、いつでもどこでも同じデータを扱えるようになるからとても便利になりますよ。(←これをクラウドというんですね。)

以上、『OneNote のノートを共有する方法とは?』と題して説明しました。

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