OneNote のライブ共有とは?

OneNote のライブ共有とは?

OneNote にはノートの共有機能があります。その中でもライブ共有はとても面白い機能です。いったいどうやって使えばよいのか分からない方もいらっしゃると思うので、その使い方をご紹介します。(注:ライブ共有は OneNote 2007 のみ使える機能です)

ノートをリアルタイムに共有できます!

OneNote 2007 のライブ共有の機能は、完全にリアルタイムでノートブックを共有できるので、いろいろな使い方ができますよ。でも、2010以降は搭載されなくなったんで、すごくもったいないんですけどね...。

ライブ共有とはどんな機能?

ライブ共有とは、ノートブックを OneNote のライブ共有機能を利用して共有するものです。通常のノートブックのように、共有フォルダにファイルを保存する方法とは違います。

このライブ共有を使うと、書き込んだ内容が時間差なくリアルタイムで反映されるので、まるでチャットのような使い方ができますよ。

ライブ共有の仕組みは?

では、どんな仕組みになっているんでしょうか? まず、前提条件としては、接続する全パソコンに OneNote 2007がインストールされている必要があります。そして、ネットワーク接続が必要です。このとき、LAN 以外にもインターネット経由でも接続できますよ。

具体的な動きとしては、一台をサーバーとして残りがクライアントになります。そして、準備ができたら、後はノートに書き込むだけです。書き込んだ瞬間に接続している全ノートが更新されます。全く待つ必要はありませんよ。

ライブ共有の設定方法は?

それでは、OneNote 2007 での具体的なライブ共有の設定方法をご紹介します。基本的な流れは、どれか1台のPCでノート(セクション)を共有し、ほかのPCがその共有ノートに接続するという方法になっています。(クライアントとサーバーみたいな感じですね。)

ノート(セクション)を共有するときの設定

以下のようにしてノート(セクション)を共有します。

  1. 共有したいセクションを開きます(共有はセクション単位なので、見せたくないページがある場合は、共有専用のブックやセクションを準備しましょう)。
  2. メニューバーの[共有]から[ライブ共有セッション]→[現在のセクションの共有を開始]をクリックします。
    ライブ共有1
  3. ライブセッションの開始という作業ウィンドウが右側に表示されます。
    ライブ共有2
  4. [ライブ共有セッションの開始]をクリックするとすぐに共有が開始されます。もし、特定の相手とだけ共有したい場合は、セキュリティのために[セクションのパスワード]を設定してください。
  5. ライブ共有が開始されると作業ウィンドウが以下のようになります。[共有アドレスの情報]をクリックすると接続に必要な情報が表示されるので、接続を許可する相手に知らせておきましょう。
    ライブ共有3

共有セクションに接続するときの設定

以下のようにすると、共有されているノート(セクション)に接続できます。

  1. メニューバーの[共有]から[ライブ共有セッション]→[既存のセッションに参加]をクリックします。
    ライブ共有1
  2. [ライブセッションに参加]の作業ウィンドウが表示されるので、事前に知らされていたアドレス(場合によってはパスワードも)を入力します。[セッションに参加]をクリックすると共有されたセクションに接続できます。
    ライブ共有4
  3. これで、共有は完了です。あとは実際に書き込みを行って、お互いにリアルタイムで更新されることを確認しましょう。

ライブ共有に関する詳細な設定をしたいときは?

ライブ共有に関して、ポートやルーターに関する設定ができます。メニューバーの[ツール]→[オプション]を表示します。

ライブ共有5

ポートは自動だとセキュリティ面で有利なんですが、ライブ共有をよく使う場合は毎回接続情報を確認しないといけないので、[次のポートを使用する]に切り替えて固定的にしたほうが面倒くさくないですよ。

また、インターネット経由でライブ共有したいときは、「ユニバーサル プラグ アンド プレイ」を有効にしておくことでルーターセッティングを自動化できます。(使用しているルーターのユニバーサル プラグ アンド プレイ設定も必要です。)

ライブ共有を終了する方法

ライブ共有を終了する場合は、[ライブ共有セッションから退席する]をクリックするだけです。

ライブ共有3

※ちなみに、終了させずにそのままにしておけば、セッティングを毎回しなくて済みますよ。

ライブ共有の注意点はある?

ライブ共有で注意するポイントは、通常のノート(ページ)とは扱いが異なる点です。例えば、普通のページなら手書きした文字を検索できますが、ライブ共有しているページの場合は検索機能がうまく働きません。

すべての機能を調べたわけではないんですが、もし「あれ? いつもの機能が働かないぞ」ということがあったときは、ライブ共有をしているために無効化されている可能性がとても高いと思いますよ。なので、事前に機能が使えるかどうかをテストしておく必要がありますね。

ライブ共有を使いこなすには?

ライブ共有を使うシチュエーションは、やはり会議ではないでしょうか。全員がパソコンを持つことができれば、資料に書き込みしながら会議ができます。しかも、その資料は全員が同じものを見ているので、書き込みを全員が共有できますね。

特にリアルタイムで更新されるライブ共有は、全く時間差を感じることなく情報共有ができるので、とても便利で楽しく使うことができますよ。タブレットPCで手書きしながら使うことができれば、さらに便利になりますね。

ライブカメラなどと併用すれば、テレビ会議のような使い方ができます。少ない費用で極めて効率がよく中身の濃い会議ができるんじゃないでしょうか。

まとめ

いかがでしたか?

ライブ共有はリアルタイムの更新ができるので、とても便利で使っていて楽しい機能です。ただ残念なのが、OneNote 2007 にしか搭載されていない機能だということです。2010 以降も残しておいてほしかった機能ですね。

以上、「OneNote のライブ共有とは?」ということで解説しました。

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