OneNote は共有できるので便利ですが、直接共有できないときにはどうやってノートを渡そうか考えてしまいますよね。そんな時は OneNote のノートをメールに添付して送ってしまえば、とっても簡単にノートを渡すことができますよ。
簡単にメールでノートを送れますよ
共有することで便利に使える OneNote ですが、共有できない状態で相手にノートを渡したいときに便利なのが、ノートをメールで渡してしまう方法です。そこで、メールによるノートの送り方をご紹介しますね。
メールで送る意味とは？
すでにお話ししましたが、どうしてもネットワークによる共有ができない場合がありますよね。同じ会社でも本支店の間でネットワークがつながっていないとか、あるいは外部の方にノートごと渡して情報を見てもらいたいときとかがそれに当たると思います。
いろいろな状況があるとは思いますが、要するに共有しないで相手にノートを渡すという方法が必要なときに有効なのが、メールで送るという方法です。もうちょっというと『メールに添付して送る』という方法になりますね。
こうすることで、ネットワークによる共有なしに同じノートが見られるので、メールを送ることで情報共有ができるというわけなんです。
どうやって送る？
では、具体的にどうすればよいのかというと、実は OneNote にちゃんとその機能が付いているのでとっても簡単なんです。
下準備
まず、準備として渡したい情報の入ったノートが必要です。といっても、新しく作る必要はないですので、もともとあるのならそれをそのまま送るだけですよ。あと、メーラー（メールアプリ）も送受信できるようにしておいてくださいね。
確実なことを言えば Outlook ですが、ほかのアプリでも構いません。ただ、まれに相性が悪いこともあるようなので、できれば Outlook を既定のメーラーにしておくと間違いないですよ。
メールに添付する
以下の手順で添付できます。
- 左上にある［ファイル］タブをクリック。
- 左の下から３番目にある［送信］をクリック。
- ［添付ファイルとして送信］をクリック。
- ノートが添付された状態でメール作成のウィンドウが表示される。
- ［宛先］、［件名］、［本文］を入力して送信。
これで、簡単にノートをメールに添付して送信できますよ。このとき添付されるものは、ノート以外に、mht 形式のファイルです。これは、Internet Explorer で見ることのできる web 形式のファイルで、OneNote がなくても閲覧だけはできるようにしているんです。
だから、OneNote を持っていない相手に送るとか、バージョンが違うので開けなかったみたいな場合でも情報の共有ができるようになっています。どんな出力もできる OneNote ならではの気遣いといえそうですね。
※ 注意事項
画像が含まれるとノートは大きくなるので、ファイルサイズは気を付けてくださいね。あまり大きなファイルを添付すると、受信者の迷惑になる場合がありますので。
送信の確認
メーラーによるかもしれませんが、作成したメールはまだ送られていません。例えば Outlook の場合は、メール作成のウィンドウが表示されるだけでメーラー本体が起動しないので、［送信］ボタンを押した後に本体を起動して［送受信］を必ず行ってください。
すると、今度は本当にメールが送信されます。どうしても［送信］ボタンを押すと送ったつもりになってしまうので、気を付けてくださいね。メーラー本体が起動してくれればこんな動きにはならないんですが、宛先間違いをチェックできると思って納得するしかないですね。
まとめ
いかがでしたか？
OneNote の特徴の一つである「出力方法が多彩」というところが生きていますね。しかも、単にノートを添付するだけでなく、メール受信者が OneNote を使えない場合でも内容を確認できるようにしているところがとても便利ですよね。
つまり、OneNote に情報を集約すれば、相手が OneNote を持っていようがいまいが関係なく情報を共有できるということなんです。これも OneNote を使う魅力であり理由だと思いますね。
以上、「OneNote をメールに添付して送るには？」と題して説明しました。