OneNote ネットワークの活用でさらに便利に!

OneNote ネットワークの活用でさらに便利に!

OneNote は、ネットワークの活用でさらに便利になることを説明しました。OneNote をネットワークで利用したい方に適しています。ネットワークに関係した、あらゆる OneNote の使い方を詳しく説明したからです。

OneNote ネットワークの活用方法を知る意味とは?

OneNote をネットワークで活用する方法をお探しですか? 確かに、ネットワークをうまく活用すると、非常に便利で有益です。OneNote は、単体で使ってもかなり便利なアプリですが、私の経験上からも、ぜひネットワークを併用してほしいと思いますね。

ところで、ネットワークの活用方法を知りたいということは、「共有したらかなり便利だよな」と思われたからではないでしょうか。OneNote はネットワークで共有して、初めて本領を発揮できるといっても過言ではありません。

そこで、OneNote をネットワークで活用する方法をご紹介しましょう。

OneNote ネットワークの活用方法のポイント!

それでは、OneNote ネットワークの活用方法のポイントをご紹介します。ポイントは大きく5つあるので、シッカリと頭に入れてくださいね。

OneNote を LAN で共有する方法とは?

LAN で共有する場合の方法はとても簡単で、サーバーに共有フォルダを作成して、そこにノートブックを保存するだけです。あとは、そのノートブックをみんなで開けば簡単に共有できます。つまり、普通のファイルと同様な共有設定をするだけなんです。

※詳しくはこちらで説明しています。

OneNote のノートを共有する方法を説明しました。ノートを便利に共有したいとお考えの方に目を通していただきたい内容です。OneNote 独自の『共有』の方法について説明しただけでなく、何ができるのかも解説しました。

OneNote を OneDrive で共有する方法とは?

OneDrive で共有する場合は、多少手順が面倒です。なぜなら、ノートブックを OneDrive で直接共有すると、同期に失敗するなどのトラブルに巻き込まれる可能性があるからです。そこで、一般的には OneNote 専用の領域にノートブックを保存して共有します。手順は以下の通りです。

  1. 共有したいノートブックを、OneDrive に保存または新規作成する。
    (必ず OneNote 内から操作して、OneDrive の専用領域に保存してください。)
  2. メニュー左端の[ファイル]をクリックし、一覧から[共有]をクリック。
    OneDrive での共有
  3. [ユーザーを招待]で共有相手のメールアドレスを設定する。
    OneDrive 共有の設定
  4. [共有]ボタンをクリックする。

これで共有設定ができます。さらに細かく詳しい方法は、以下のページで紹介しています。

OneNote を OneDrive で共有する方法を説明しました。OneDrive に保存したノートブックを共有したい方に適した内容です。共有の方法を詳しく説明しただけでなく、活用方法についても解説しているからです。

OneNote の共有をやめるには?

OneNote の共有をやめる方法は次の通りです。LAN と OneDrive で別けて説明しました。

LANの場合

LANの共有フォルダで共有している場合は、フォルダの共有を解除するか、ノートブックを共有フォルダから共有していないフォルダへ移動してください。これで共有をやめることができます。

OneDriveの場合

OneDrive の場合は、OneNote の[共有]画面で共有を解除してください。それだけで簡単に共有をやめることができますよ。

共有をやめる場合のポイント

また、共有をやめる場合の気を付けたいポイントとして、どちらの場合も共有しているユーザーに事前に知らせてください。なぜなら、元のノートブックにアクセスできなくなるので、不具合の発生が無いとは言い切れないからです。

「○月×日の□時以降は共有を解除するため、アクセスできなくなります。事前にノートブックを閉じておいてください。」といった形で知らせておきましょう。したがって、共有の解除そのものよりも、事前告知の方が重要であると覚えておいてくださいね。

OneNote の共有の仕組みとは?

ところで、OneNote の共有の仕組みはどうなっているんでしょうか? 基本的には、共有フォルダにノートブックを保存するだけで、簡単に他のユーザーと共有ができますね。しかも、同時書き込みしても、不具合が起きることなく保存されますから不思議です。

これは、『同期』という機能が非常に有効に働いていると考えられます。元々、OneNote は最初に1回だけファイル名を付けて保存します。あとは勝手に上書き保存されますが、その際に古いデータと新しいデータをミックスして、矛盾が起きることなく保存しています。

つまり、最初からネットワークで共有することを前提に作られているんですね。さすがに細かい仕組みまでは分かりませんが、複数のユーザーで書き込んでも問題ないとなると、いわゆる排他処理が極めて高度なのだろうと推測されますね。

※同期については、こちらで詳しく説明しています。

OneNote は保存という概念を持たず、『同期』という方法を使って情報を記録します。今までのアプリとは違った概念なので、なかなかピンときませんよね。そこで、同期とはいったい何をしているのか、分かりやすく説明します。

ネットワーク共有を活用するには?

ネットワーク共有を活用する事例を4つご紹介しましょう。こちらを見ていただければ、イメージがしやすくなって、ネットワークの活用方法が分かりやすくなると思いますよ。

クラウドとして使う。

いわゆるクラウドとして使うことができます。OneNote のノートブックを、ネットワーク上に保存するということは、特定のパソコンに縛られないということです。つまり、どこからでも、どのパソコンからでもアクセスすることができるということになります。

このように、自分一人だけで使っていても、ネットワークを使ってノートブックを共有することで、どこにいても情報にアクセスできるんですね。なので、「誰かと共有する必要はないから、自分には関係ない」と思わずに、クラウドとしてネットワークでの利用を考えてほしいと思います。

会議に使う。

OneNote はネットワークで使用すると、会議に使うことができます。OneNote と Skype を併用することで、テレビ会議の代わりにすることができます。顔を見ながら話ができるだけでなく、筆談もできるので、「ココがこうで、こうなんです。」みたいな会議ができますよ。

資料をノートに貼り付ければ簡単に共有できるから、わざわざ紙に印刷する必要もありません。つまり、必要なのはカメラ付きのパソコン(できれば手書き対応のタブレット)と OneNote 、そしてインターネット接続ですね。これで会議による出張代が節約できますよ。

日報や週報を付ける。

OneNote は、日報や週報を付けるときにも役立ちます。ネットワーク上に共有してあるノートに対して、必要事項を記入するだけです。紙に書かないから記入の手間が省けるし、何と言っても修正が簡単です。出先で記入すれば、すぐに他の人も確認することができますね。

グループウェアを導入するほどでもないときは、かなり重宝するのではないでしょうか。

※こちらで詳しく説明しています。

OneNote で日報や週報を付ける方法について説明しました。仕事で、簡単に日報や週報を付ける方法がないかとお考えの方は、一度目を通してみてください。OneNote だと日報や週報がとても簡単で便利に付けられることが分かりますよ。

囲碁、将棋、チェスなどのボードゲームに使う。

実は、OneNote はゲームソフトでもあるんですよ(笑)。囲碁、将棋、チェスなどのボードゲームに使うことができるんです。これは事前に準備が必要になりますが、駒と盤を用意すれば、対戦型のボードゲームができます。もちろんネット対戦ですね。

道具を OneNote に置き換えるだけなので、ルールや駒の運びはすべて自分たちで行います。わざわざお金を払ってゲームを購入する必要がないので、お手軽なのではないでしょうか。

※こちらで詳しく説明しています。

OneNote の活用事例です。将棋・囲碁・チェスなどのボードゲームに使う方法をご紹介しました。パソコンで対戦型のボードゲームをやろうと考えている方はご覧ください。OneNote で対戦型ゲームをすると意外と面白いことが分かりますよ。

まとめ

いかがでしたか?

OneNote は、ネットワークの活用でさらに便利になることを説明しました。LAN と OneDrive で共有する方法を紹介し、具体的な活用方法を紹介しました。OneNote は、ネットワークで使ってこそ本領が発揮できることが、ご理解いただけたのではないでしょうか。

繰り返しますが、自分一人だけしか使っていない場合でも、ネットワーク上にノートを保存しておくことで、どこからでもアクセスできます。つまり、クラウドのように使うことができるので、非常にメリットが大きいと思いますよ。ぜひネットワークを活用していただきたいと思います。

以上、「OneNote ネットワークの活用でさらに便利に!」と題して説明しました。

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