OneNote で日報や週報を付けるには?

OneNote で日報や週報を付けるには?

OneNote日報や週報を付ける方法について説明しました。仕事で、簡単に日報や週報を付ける方法がないかとお考えの方は、一度目を通してみてください。OneNote だと日報や週報がとても簡単で便利に付けられることが分かりますよ。

日報や週報は共有で簡単に確認できる!

仕事で、日報や週報を付けていらっしゃる方は多いと思います。専用のシステムやメールを使っている場合はそれほどでもないかもしれませんが、紙を使っている場合は毎回書くのが面倒ですよね。しかも情報の共有もしづらいので、蓄積はできるものの活用がねぇ...。

紙の日報や週報の問題点とは?

日報や週報が紙だと、どんな問題点があるんでしょうか? 先にも少し述べましたが、毎回書くのが面倒だということです。見る方は簡単でしょうが、書く方はおんなじことを何度も書くのでしまいには嫌になるかもしれないですね。まるで報告書を書くために仕事をしているみたいな感じで。

また、紙にした場合の最大の弱点が共有が難しいということです。共通の棚に閉まっておけば、確かにだれでも見ることができるでしょうが、その場所まで行かないと確認できません。近年の仕事の仕方では、場所が固定されるのは困りますよね。

やっぱりネットワーク上でサラッと簡単に見れるのが重要です。そうしないと、せっかくの報告書が見ることすら億劫になってしまいます。つまり、「決まりだからただ書くだけ」という事実上、無意味なものになってしまうんです。だから、後から利用しやすいことが大事なんですね。

専用システムやメールの問題点は?

仕事場に専用システムがあれば、それに報告を書き込むのは簡単です。ただし、専用のシステムとなると、かなり高額なものになりかねないです。また、メールを使って一斉送信すれば関係者全員に報告書を送ることはできますが、一覧から探すのが意外と面倒だったりしますよね。

一応コンピューター化されているので、共有は比較的しやすいんですが、それでも完璧にすべてを解決できていない気がしますよね。例えば、一部訂正がある場合にメールだと送り直しになるので、無駄にメールの数が増えてしまいます。なので、何かしら不満が残るんですよ。

OneNote ならすべてが解決できる!

ところが OneNote を使えば、今までの不満な部分をすべて解決できる可能性が高いんですよ。どういうことかというと、タブレットで OneNote を使えば紙に書く感覚を残すことができます。でも、実際には情報を共有化できるデジタルデータになっていますよね。

また、専用のシステムを用意すると大きな費用が発生してしまいますが、OneNote なら Office を購入したり、新しいパソコンを買えば大体の場合は付属します。(無料版の OneNote は仕事で使ってはいけないライセンスになっています。個人や教育機関は OK ですよ。)

また、書き込んだ報告は簡単に訂正できるので、メールのように再送信する必要もありません。こんな感じで OneNote なら、紙、専用システム、メールの良さを全部持ち合わせているんですね。

具体的な使い方は?

では、具体的にはどうやって使えばいいでしょうか?

まず、共有ノートを1つ用意して、そこに報告書のひな型を貼り付けます。後はそこに書き込んでいけば簡単に共有型の日報・週報になります。かなり簡単にできてしまいますが、もし報告書のひな型がなくてお困りの場合は、ネットから参考になるものが手に入りますよ。

以下のマイクロソフト公式サイトで日報や週報のひな型をダウンロードできますが、これは紙の報告書を再現したものです。これまで紙に書き込んでいた方なら使いやすいんじゃないでしょうか。

もし、書式にこだわることなく、もっと簡単に報告したい場合は、表でカレンダーを作ってそこに書き込めばそれだけで十分でしょう。

日報・週報を表で作成

特に難しいところはないと思いますが、共有ノートを各 OneNote で見られるように設定するのが面倒臭いかもしれないですね。でも、最初の1回だけだからそこはガマンです。後は、ちゃんと報告を書き込んでもらえるように周知徹底することでしょうか。

一旦使い方を覚えれば簡単なはずです。必要なときに書き込んで、ただ閉じればいいんですからね。報告を書いている途中に、いきなり閉じてしまってもちゃんと保存されているので、保存作業が必要ないというたったそれだけですが、相当便利に感じるはずですよ。

まとめ

いかがでしたか?

書式は使いやすいように好きなものを用意すればいいと思いますが、重要なポイントはノートを共有して、誰でもすぐに閲覧できるようにすることです。そうすれば、だれが何をしていたかすぐに分かるので、報告として非常に有効に働きます。これも、情報一元化のひとつですね。

以上、「OneNote で日報や週報を付けるには?」と題して説明しました。

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