OneNote を OneDrive で共有するには?

OneNote を OneDrive で共有するには?

OneNoteOneDrive で共有する方法を説明しました。OneDrive に保存したノートブックを共有したい方に適した内容です。共有の方法を詳しく説明しただけでなく、活用方法についても解説しているからです。

OneNote を OneDrive で共有する意味とは?

OneNote のノートブックを OneDrive に保存すると、クラウドなのでとても便利ですよね。あなたが、このページをご覧になっているということは、「OneDriveに保存したノートブックを共有できれば、めちゃくちゃ便利なのでは?」と思われたのではないでしょうか。

もちろん便利なんですが、なぜ OneDrive での共有が必要なんでしょうか? それは、OneDrive を利用するとインターネットを経由するので、場所に関係なく共有できるからではないでしょうか。ただし、共有設定には手順の正確な理解と、多少の慣れが必要です。

そこで、OneNote のノートブックを OneDrive で共有する方法を、詳しくご紹介します。

OneNote を OneDrive で共有する方法のポイント。

それでは、OneNote を OneDrive で共有する方法のポイントを説明します。最初に OneDrive の説明をしてから、共有の説明をします。(そもそも OneDrive が使えないと始まりませんからね。)

OneDrive を使えるようにする。

まず、OneDrive を使えるようにしましょう。詳細に説明すると趣旨から逸れるので、要点を簡単にご紹介します。

  1. msn(または OneDrive)のホームページにアクセス。
  2. マイクロソフトアカウントを作成する。
  3. アカウントが有効になると OneDrive が利用可能になる。

これだけの手順で OneDrive が利用可能になります。なお、Office 365を使っている場合は、高機能版の OneDrive for Business が使えますよ。

Windows7の場合は、OneDrive との同期アプリがインストールされていないので、別途インストールする必要があります。OneDrive の公式サイトからダウンロードしてください。

※アカウント作成については、こちらで詳しく説明しています。

OneNote は初めて使うときにサインインを求められます。「いったい何のこと?」と思われる方もいると思いますが、これはマイクロソフト アカウントのことを指しています。そこで、どのようにすればアカウントが取得できるのかご紹介します。

ノートブックを OneDrive に保存する。

続いて、OneNote のノートブックを OneDrive に保存しましょう。なお、新規作成する方法と、すでにあるノートブックを移動する方法があるので、それぞれ説明します。

ノートブックを新規作成するには?

OneDrive にノートブックを新規作成する方法は、次の通りです。

  1. メニュータブ左端の[ファイル]をクリック。
  2. メニュー一覧(バックステージビュー)が表示される。
  3. 左側のメニューから[新規]をクリック。
    OneDrive に保存
  4. [新しいノートブック]が表示される。
  5. [OneDrive – 個人用]の[ノートブック名]を入力。
    OneDrive にノートブックを保存
  6. [ノートブックの作成]ボタンをクリック。
  7. ノートブックが作成される。

これで、OneDrive の専用領域にノートブックが作成されました。なお、ローカルの OneDrive フォルダにノートブックを作成してもうまくいきませんので、注意してください。

既存のノートブックを移動するには?

OneDrive に既存のノートブックを移動する方法は、次の通りです。

  1. 移動したいノートブックを表示する。
  2. メニュータブ左端の[ファイル]をクリック。
  3. メニュー一覧(バックステージビュー)が表示される。
  4. 左側のメニューから[共有]をクリック。
    ノートブックの共有メニュー
  5. [ノートブックの共有]が表示される。
    ノートブックを OneDrive に移動
  6. [OneDrive – 個人用]の[ノートブック名]に名前が入っていることを確認。
  7. [ノートブックの移動]ボタンをクリック。
  8. ノートブックが移動する。

これで、ノートブックが OneDrive の専用領域に移動しました。なお、ノートブックの容量が大きい場合は時間がかかることがあります。その場合は気長に待つしかありませんので、ご了承ください。また、実際には移動ではなくコピーなので、ローカルにノートブックが残ります。

なお、[情報]ビューの[設定]ボタンにある、[共有または移動]から移動することも可能ですが、私の環境では失敗しました。うまくいかないこともあるようなので、説明を省いています。

共有の設定を行う。

いよいよ共有の設定です。OneDrive に保存した場合の共有設定は、OneNote から行うことができます。設定方法は以下の通りです。

  1. 移動したいノートブックを表示する。
  2. メニュータブ左端の[ファイル]をクリック。
  3. メニュー一覧(バックステージビュー)が表示される。
  4. 左側のメニューから[共有]をクリック。
    ノートブックの共有メニュー
  5. [ノートブックの共有]が表示される。
    OneDrive での共有
  6. [ユーザーを招待]で共有したい相手の、名前または電子メールアドレスを入力。
    ※名前は、Outlookにメールアドレスを登録してある場合に、使えます。
    OneDrive 共有の設定
  7. [共有]ボタンをクリック。(共有相手を「招待者」と呼びます。)
    招待者へのメール送信
  8. ノートの共有設定が完了。

これで、OneDrive に保存したノートブックが共有されました。なお、共有を許可したメールアドレスに、リンク先を示したメールが自動的に届きます。これで、許可されたメールアドレスを使って共有ノートブックにアクセスできるようになります。

アクセスを許可したユーザーに対して、権限を設定できます。名前または電子メールアドレスの入力ボックスの、右隣にあるリストボックスで[編集権限]と[閲覧権限]を変更できます。(閲覧権限だと、読み取りのみ許可されます。)

メールアドレスは、OneDrive にアクセスできるものに限られるので、ほとんどの場合はマイクロソフトアカウントのメールアドレスを設定することになると思います。

共有ノートにアクセスするには?

共有ノートにアクセスする方法を説明します。共有ノートにアクセスするには、届いたメールのリンクをクリックします。詳しい手順は以下の通りです。

  1. メールを受信する。
  2. 件名が「OneDrive で”○○”を共有しました」となっているメールを開く。
    共有の招待メール
  3. HTMLメールなので、画像の表示を許可する。
  4. 共有したノートブック名のリンクがあるのでクリック。
  5. ブラウザが起動して、オンライン版 OneNote が表示される。
    オンライン版 OneNote で開いた共有ノートブック
  6. 共有ノートブックが開く。

これで、共有ノートブックにアクセスできました。なお、開いたノートブックは、共有を許可した時の権限でアクセスすることになります。

オンライン版 OneNote の[OneNote で開く]をクリックすると、共有ノートブックをアプリ版 OneNote で開くことができます。

どんな使い方ができるのか?

どんな使い方ができるのかといえば、もちろんインターネット経由での共有です。ノートブックを共有すると、複数人で同時書き込みができます。しかも、LANで共有したときに比べ、非常にレスポンスが良く、ほぼリアルタイムで書き込めるんです。

したがって、Skypeと併用して、テレビ電話会議の代わりにすることができます。顔を見ながら話をしつつ、OneNote で情報を書き込みます。資料を貼り付けてもいいし、ペンで手書きしてもいいですね。大した設備がなくても、画期的な遠隔地どうしの会議ができますよ。

共有を解除するには?

共有を解除する方法はとても簡単で、OneNote で特定の共有相手を削除するだけです。詳しいやり方は次の通りです。

  1. [ファイル]から[共有]を開く
  2. [共有相手]の一覧から共有を終了したい相手を見つける。
    OneDriveの共有相手
  3. 名前(メールアドレス)を右クリックして、[ユーザーの削除]をクリック。
    共有相手の削除
  4. 一覧から名前(メールアドレス)が消える。

これで、共有の解除ができました。共有自体を完全に止める場合は、すべての相手を削除してください。すると、共有を中止したのと同等になりますよ。(ちなみに[権限を○○に変更]を使えば、権限を変更することができます。)

なぜ共有自体を停止できないのかというと、基本的には、OneDrive に保存した時点で共有状態となっているからです。ただし、公開されるのは、共有相手として設定した人だけです。なので、共有相手に自分の名前が表示されるんですね。

注意すべき点はある?

注意すべき点は、ローカルに保存していたノートブックの場合、OneDrive に移動すると実際にはコピーしている点です。一見すると移動したように見えますが、ローカルにはノートブックがしっかりと残っています。これを事前に理解していないと、混乱してしまうでしょう。

ローカルのノートブックは消してしまって構いませんが、バックアップとして残しておくのも一つの方法だと思います。なお、OneDrive のノートブックは OneNote が自動的にバックアップしているので、手動でのバックアップは必須ではありません。

また、共有を解除するときは、必ず相手に連絡してノートブックを閉じてもらってください。使用中に共有を解除してしまうと、不具合が起きる可能性がゼロではないからです。また、共有はセキュリティ上の問題があるので、信頼できる相手とだけ行うようにしてください。

バックアップは、ローカルにある OneNote 独自のバックアップフォルダに対して行われますので、いざという時はそちらを確認してください。[オプション]から保存場所を確認できますよ。

まとめ

いかがでしたか?

OneNote を OneDrive で共有する方法を詳しく説明しました。OneDrive の設定から始まり、ノートブックの保存、共有の設定、アクセスの方法、使い方、共有の解除、注意点などを説明したので、一通り理解していただけたのではないでしょうか。

LANでの共有に比べて、事前の共有準備が簡単なので、手軽だと思います。ただし、繰り返しますが共有はセキュリティ上の弱点を作りやすいです。必ず信頼できる相手にだけ許可を出してください。インターネット上での共有なので、特に注意が必要ですよ。

以上、「OneNote を OneDrive で共有するには?」と題して説明しました。

記事はお役にたちましたか? 当サイトの記事はたくさん(⇒ 全ページの一覧)あるのでいっぺんに読もうとせず、お気に入りに登録して数回に分けて御覧になることをお勧めします。

スポンサーリンク
スポンサーリンク