OneNote とは何ができるアプリなのか？

OneNote とは何ができるアプリなのか、実は意外と正確には理解されていないような気がするんですよ。ズバリ言うと、「OneNote は情報の一元化ができるアプリです」と答えることができます。でも、一元化ってなんでしょうか？

OneNote は情報の一元化ができるアプリです

OneNote とはどんなアプリなのかと問われれば、普通は「ノートアプリです」と答えると思いますが、実はそうではないんです。本質的には、『情報の一元化』をするアプリなので、そこを理解していただけるように説明しますね。

OneNote が持っている機能を確認してみると、ページと呼ばれるノートがあって、そこにメモが取れるというのが一番中心になりますね。タイプによるテキストだけでなく、デジタイザペンへの対応がとても高度なので、紙にペンで書くような使い方ができます。

さらに、ページに画像やファイルが貼り付けられるし、簡単な図形も描けます。それだけでなく、ノート自体を共有して複数の人とリアルタイムに書き込みあうこともできます。「単純だけども意外といろいろできるじゃん!」という感じですね。

では、これがどのように情報の一元化と関係するんでしょうか？

ここで、情報の一元化について確認しておきます。情報の一元化とは、単純には一か所に情報が集まっていて、いろいろなところに分散していない状態を指します。分散していると、同じ情報でも新旧が混在してしまうこともあって、どれが正確なのか分からなくなりますね。

なぜ一元化が大事なのかといえば、情報は蓄えるのが大事ではなく、蓄えた後で有効活用することが重要だからです。要するに後から役立てたいから蓄積するわけですよね。ところが、とりあえず蓄えて後は面倒くさいから何もしないことが多いと思います。

つまり、ほとんどの会社では情報を蓄えているけれど有効活用していないというのが現状です。でも、その気になれば活用できると思うんですが、たぶん「面倒くさい」の一言で蓄えている情報に目を向けていないんじゃないでしょうか？

だから、情報は蓄えるところで終わってしまうんです。最近になっていわゆるビッグデータの有効活用といわれていますが、みんなビッグデータは持っているのに全く活用してこなかったんですよ。ようやく活用するというところに目が向いたということなんですね。

ここで、OneNote に話を戻すと、なんとなく情報一元化との関係性が見えてきませんか？　よく考えてみると、OneNote が持っている機能すべてが、情報一元化のためにあると思えてきませんか？　ここで、機能と情報との関連性を見ていきますね。

まず、OneNote が非常にデジタイザペンと相性が良いことが重要です。これは、「タブレットにメモを取るようにして、手帳やメモ帳を持ち歩かないようにする」ということを暗に示しているんです。こうすれば、すべての情報が OneNote に集まることになりますね。

要するに、「パソコンにも情報があるけれど手帳にも情報がある」という状態になると、その時点で情報が分散しています。後から手帳を見ながらパソコンに情報を入力することになり、面倒くさい本来ならやらなくてもいい仕事をやることになるんです。

何だったら、この入力作業や報告書の作成こそが仕事と思っている方もいらっしゃるんじゃないでしょうか？　でも、それは明らかに間違いですよ。その重要な情報から新しい価値を生み出すことこそが、本当の意味での仕事のはずだからです。

ページにファイルを貼り付けられるというのも同じです。パソコン内であっても Word や Excel などに情報が分かれていれば、その時点で分散してしまっています。でも、OneNote にファイルや画像を貼り付けるだけで情報が一元化できてしまいますね。

このように、OneNote を使って情報をまとめると、本来の目的である『情報蓄積後の有効活用』がとても簡単なんです。簡単に有効活用できる状態になっていれば、「面倒くさい」という言い訳は通用しません。むしろ作業が楽しくなるんじゃないでしょうか？

いかがでしたか？

OneNote の本当の使い方というか、実力について少しでもお分かりいただけたでしょうか。情報は有効活用してこそ意味があります。これまでの蓄えるだけの扱い方では収益に結び付きません。でも OneNote なら後からの活用がとても楽なので、収益や新しい価値を生み出せます。

もし、まだ OneNote をお使いでないなら、とりあえずメモ帳の代わりに使ってみませんか？　きっと良さが見えてきますから。

以上、「OneNote とは何ができるアプリなのか？」と題して説明しました。

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