OneNote を有効活用できる使い方とは?

OneNote を有効活用できる使い方とは?

OneNote有効活用できる使い方を説明しました。OneNote をどのように扱ったらよいか悩まれている方に読んでいただきたい内容です。有効活用の方法を個人で使う場合と業務利用する場合それぞれに分けて詳しくご紹介しました。

OneNote の有効活用とは?

OneNote の有効活用についてお探しということは、「OneNote って何でもできそうだけど、何ができるんだろう?」と可能性を秘めているのは分かるけれど、具体的にどう使えばいいのかは分からないという感じではないでしょうか。

確かにそうなんですよね。私も OneNote を紹介すると、みなさん一様に「すごいけどどうやって活用するの?」と首をかしげてしまうんです。それはなぜかというと、あまりにもシンプルすぎて使い方のヒントすらないからなんですよ。

そこで、基本的な使い方のパターンを紹介するので、ぜひ実際に試してみてください。そして、ぜひ自分なりの使い方を見つけて、さらに発展させてくださいね。

OneNote を有効活用するポイント。

それでは有効活用するためのポイントを紹介します。個人で使う場合と、業務で利用する場合に分けてそれぞれに見合った使い方を説明しました。

個人で使う場合

個人で使う場合は、趣味や日常生活で使うことを想定して説明しています。

メモや備忘録として使う

メモや備忘録として使うと、とても便利です。一般的にはメモ帳アプリを利用することを考える方が多いでしょうが、ちょっとした違いで OneNote を使ったほうが便利なんですよ。なぜなら、保存が必要ないので、書き込んだらそのまま放っておいて構わないんです。

つまり、Windows をいきなり終了しても「保存しますか?」という、あの面倒くさい問いかけが出ないんです。だからめちゃくちゃ使い勝手がいいんですね。もちろんちゃんとデータは保存されているので、次回 OneNote 起動時にちゃんと表示されますよ。

※ 参考ページ

OneNote はメモ帳の代わりになる?
OneNote がメモ帳の代わりになるのかどうか説明しました。Windows に標準で入っているメモ帳が不便だと感じることがある方に、読んでいただきたい内容です。OneNote の機能をうまく使うことで不便が解消できることが分かりますよ。

マニュアル作りに使う

マニュアル作りに使うというとちょっと大げさですが、要するに何かの使い方をメモするのに使うんですよ。例えば、洗濯機の使い方を説明するとか、ビデオの録画予約の方法を説明するとかです。製品付属のマニュアルでは理解しがたい場合もあるので、結構重宝しますよ。

例えば、機械が苦手なお年寄りに説明するマニュアルが簡単に手作りできます。やることも簡単で、現物の写真を撮って OneNote に貼り付けて「このボタンとこのボタンを順番に押す」みたいなメモを書き込むだけです。タブレットなら手書きできるので短時間で作れますね。

この手作りマニュアルのすごいところは、例えば自宅の洗濯機の写真でマニュアルが作れるので、目の前にある光景通りに説明されている点です。めちゃくちゃ分かりやすいはずですよ。タブレットなどで見せるのもいいだろうし、印刷して紙にするのもいいでしょう。

相手に合わせて出力も選べるのが OneNote の良さでもありますね。

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OneNote ならマニュアル作成が簡単です
OneNote ならマニュアル作成が簡単であることを説明しました。マニュアル作りが面倒で困っている方に読んでほしい内容です。OneNote ならではの機能を使えば、分かりやすいマニュアルが手早く簡単に作れることが分かりますよ。

日記に使う

日記に使うのも良いのではないでしょうか。こちらは、単純にノートの代わりとして使うというだけですが、日記といえども記録です。データはそれなりに大事だと思うので、電子化することでバックアップを取ったりと複製も簡単です。

また、メモ帳のところでお話しした通り、書き込んでいきなり閉じても構わないので、紙がそのまま画面に表示された感覚で使うことができますよ。手書きなら本当にそのまま電子日記になりますね。

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OneNote で日記をつけるには?
OneNote はノートなんだから「日記ぐらいつけられるだろう」と思っていざやってみると、思ったようにいかないんじゃないでしょうか? そこで少しでもヒントにしてもらえるような使い方をご紹介しますので、効率の良い日記のつけ方が分かりますよ。

伝言板として使う

伝言板として使うのも面白いと思います。OneNote 入りのタブレットを台所に置いておけば、家庭内の伝言板として使えますよ。これまでのホワイトボードと大きく違うのは、消さなくていいという点です。過去の書き込みもそのまま残せるわけですね。

つまり、「先週の金曜日は何してたんだろう?」みたいなことがすぐ調べられますよ。いくらでも書き込めるし、過去の書き込みも残るから、ホワイトボードでは不可能なことが実現できますね。例えば食事の準備について、写真入りで分かりやすく説明しておけば便利です。

親が外出して子どもだけが自宅にいるとか、奥さんが外出していて旦那さんだけとかといった状況であっても、分かりやすい説明があれば、昼食をカップ麺で済ますこともなくなるでしょう。(もちろんカップ麺が好きなら全然かまわないですけどね。)

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OneNote の活用事例 - 伝言板
OneNote の活用事例です。伝言板として使う方法をご紹介しました。OneNote を使ってうまく情報を共有したり、やり取りしたりできないだろうか? と思っている方はご覧ください。機能をうまく利用すれば便利な伝言板として使えますよ。

離れた部屋の連絡用に使う

離れた部屋の連絡用に使うのも楽しい使い方だと思います。最近は家庭内でも無線LANが普及しているので、どこでもネットワークが使えますから、OneNote のノートを共有して各部屋から筆談ができますよ。タブレットなら手書きでやり取りできるので、それだけでも面白いですね。

例えば、腰痛で動けないときや、のどを痛めて声が出ないときでも意思の疎通がしやすいんじゃないでしょうか。

業務で利用する場合

業務で利用する場合は、仕事がスムーズになるような使い方を説明しています。

手帳の代わりに利用

手帳の代わりに利用すると、かなり便利だと思います。これは、ノートパソコンでもタブレットでもいいんですが、OneNote をインストールして持ち歩くんです。そして、訪問先で OneNote にメモを取れば、いちいちパソコンに打ち直す必要もありませんね。

ところで、その時手書きした図や地図などを「すまないけど送ってくれないか?」と言われたらどうしますか? 手帳の場合はいったんスキャナで読み込まないといけないですが、OneNote ならそのままメールで送ることができます。

ポイントは、最初から電子化している点です。現代の仕事の問題点は、いったん紙にしたものを電子化して、また更に紙にするといった2重3重の無駄があることです。これが解消できれば、驚くほどコスト(時間と費用)を削減できるはずですよ。

メモ用紙の代わりに利用

メモ用紙の代わりに利用するとかなり有効ですよ。「メモぐらい紙で十分なのでは?」と思われる方もいらっしゃるでしょう。確かにそんな気もしますが、メモというものを冷静に分析してみてください。メモを書いた後の処理はどうなっているでしょうか?

ほとんどのメモは捨てているんじゃないでしょうか。最初から捨てるのが分かっている情報なら、紙に書くとごみが増えるだけです。しかもシュレッダーで粉砕しないと捨てられないですよね。相当無駄な仕事を増やしているんですよ。

OneNote をメモ用紙に使った場合は、不要なものは消せばいいし、重要な情報に昇格したのであればそのまま残すだけです。メモは紙にするからややこしいんですよ。OneNote は書いた後が処理しやすいから、ビジネスにお勧めなんです。

業務日誌の代わりに利用

業務日誌や日報に使うと便利ですよ。単純に記入が簡単になるんですが、それだけではありません。提出がとても楽なんです。なぜなら、共有ノートであれば、書き込むだけで提出したことになるからです。共有に参加している人ならだれでも見れますからね。

つまり、書き込んだ後それを見るかどうかは、上司などチェックする人の責任になるので、報告者は書き込むだけなんですよ。これなら、実質的に提出という手順が無くなるので、より報告という行為が分かりやすくなります。「書いた・書かない」、「見た・見ない」しかないですからね。

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OneNote で日報や週報を付けるには?
OneNote で日報や週報を付ける方法について説明しました。仕事で、簡単に日報や週報を付ける方法がないかとお考えの方は、一度目を通してみてください。OneNote だと日報や週報がとても簡単で便利に付けられることが分かりますよ。

プレゼンテーションに利用

プレゼンテーションに利用すると興味を引くことができますよ。これは、PowerPoint の代わりに使うんですが、ポイントはタブレットを使って、手書きで説明を書き加えるところです。確かにスライドショーで説明すればきれいかもしれませんが、本当に分かりやすいか疑問です。

しかし、OneNote で作っておいた資料に手書きすることで、非常に分かりやすく説得力のある説明ができます。スライドショーを見るのは受け身な状況ですが、その場で手書きすると聞き手は自分がそこに参加しているように感じることでしょう。

汚い字で書いても一向に構いません。手書きでその時の熱量を伝えてください。きっと強いインパクトを残すことができますから。

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OneNote の活用事例 - プレゼンに使う
OneNote の活用事例です。プレゼンテーションに使う方法をご紹介しました。パワーポイントを使っている方で、「もっとうまい方法がないかだろうか?」と思っている方はぜひご覧ください。OneNote なら一味違ったプレゼンができますよ。

議事録に利用

議事録に利用するとかなり効果的ですよ。というのも、先ほど手帳のところでお話しした通り、現代のビジネスの問題点は、紙と電子を行ったり来たりして非常に効率の悪いことをしている点です。議事録もその典型で、いったん用紙に書いてからそれをパソコンで清書しています。

だったら、初めからパソコンに書き込んでしまえばいいんですね。そうすれば、無駄な手順が一つ減ります。なんだったら、会議で使うホワイトボードを OneNote で置き換えてしまえば、書いたものをそのまま残せるので、わざわざ議事録を別に記述する必要なんてありません。

つまり、書記の担当者が不要なんですよ。会議が終わったら自動的に議事録も出来上がっているなんてアメージングですよね(笑)。

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OneNote で議事録がとれる?
会議の際に必要になるのが議事録です。でも、手書きメモやホワイトボードに書いたものをパソコンに清書して作り直すのって、よく考えたらなんか変じゃないですか? そこで、効率の良い議事録の取り方をご紹介します。

まとめ

いかがでしたか?

OneNote の有効利用について個人と業務に分けて詳しく説明しました。もちろん、ここで説明したのは基本的なことだけなので、使い方は無限大といえます。そして、OneNote でぜひ理解していただきたいのが、単純に便利なだけではない点です。

すでにお気づきの方もいらっしゃると思いますが、このように OneNote を使うことで、今まで当たり前にやっていたことが実は無駄なことだったと気づくんです。本来やるべきこととは関係ないことに時間を割いてしまっていたんですよ。

つまり、OneNote は日常生活や業務を大きく変える可能性を秘めているんです。ということは、人生さえも大きく変えるんじゃないでしょうか(←大げさかな?)。もし、「これ本当に必要か?」と思ったら、OneNote を使ってみてください。不要だったことに気付くかもしれませんよ。

以上、「OneNote を有効活用できる使い方とは?」と題して説明しました。

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