画面の領域を使いこなして仕事を楽にする

あなたは、仕事の資料作りに追われていませんか？　Webサイトから情報を引っ張ってきたり、ワープロ・表計算で表やグラフを作ったりと、いろいろやることが多いですよね。しかもそれぞれで作ると最終的にまとめる作業が必要になって、とんでもなく大変になる．．．。

そんな苦労は OneNote の画面の領域を使いこなせば、とても簡単になりますよ。

OneNote で資料が作れるのか？

OneNote だけで資料を作るとなるとやや大変かもしれません。というのも、単純なノートなので、簡易ワープロ程度の書式しか使えないし、表も簡単なものしか作れません。グラフ作成の機能もないので、実は資料そのものを作るにはあまり適さないんです。

では、どうやって OneNote を使うのかというと、バラバラに作った資料をまとめるために利用するんですよ。会議などでは OneNote だけを使って説明ができるし、PowerPoint と違って使い方がとても簡単で準備が楽なので、圧倒的に時間を節約できるんです。

なので、資料作りの最終仕上げを OneNote で行うと考えてください。

画面の領域の使い方とは？

さて、画面の領域は、画像として画面の一部を取り込むという機能です。画面に表示しているものなら何でも取り込めます。しかも使い方はとても簡単ですよ。画面の領域を使いこなして資料を作るわけなので、まずは使い方をしっかりとマスターしておきましょう。

1. あらかじめ、取り込みたいものがあるウィンドウ（アプリ）を開いておく。
2. 画像を貼り付けたい OneNote のページを開く。
3. メニュータブの［挿入］をクリック。
4. ［画面の領域］をクリック。
5. 画面全体が薄い色に変わったら取り込みたい部分をドラッグして選択。
6. 選択した部分が取り込まれる。

どうですか？　たったこれだけなんです。何度か実際に試してみれば、あっという間に使い方が理解できると思いますよ。なお、取り込んだ画像の扱い方は以下の記事で紹介しているので、そちらを参考にしてください。

OneNote でレイヤーを使う方法とは？

OneNote でレイヤーを使う方法について説明しました。ページ上で文字や画像の重ね方を知りたい方に読んでいただきたい内容です。OneNote のページ構成について詳しく紹介したので、文字・画像・図形の重ね方がよく分かりますよ。

onenote.hprs1.com

画面の領域で資料を作る

続いて、画面の領域を使って資料を作る、具体的な方法をよくあるパターンでご紹介しましょう。なお、細かい手順はすでに説明しているので、関係する重要ポイントのみ説明します。

例１：Webサイトを取り込む

Webサイトに出ている文章や表などのデータを取り込みたいことはよくあるんじゃないでしょうか。画面の領域を使って取り込むのはとても簡単ですよ。

1. ブラウザで目当てのWebサイトを開く
2. ［画面の領域］で目的の部分を範囲選択する
3. 目的の部分が画像となってページに貼り付く

以上で操作は完了です。

例２：PDFファイルを取り込む

最近は資料などの書類を、PDFのような電子的なものにすることが多いですよね。するとそのデータを取り込んで資料として使いたいことはよくあるでしょう。そこで、画面の領域で必要な部分を取り込んで画像にしてしまいましょう。

1. Acrobat Reader DC などでPDFファイルを開く
2. ［画面の領域］で目的の部分を範囲選択する
3. 目的の部分が画像となってページに貼り付く

以上で操作は完了です。

例３：WordやExcelのデータを取り込む

自分で資料を作った場合は、おそらく Word や Excel を使うでしょう。しかし、会議の説明では一部だけしか使わないこともあると思います。そんな場合も、画面の領域を利用して使いたいところだけを取り込みましょう。

1. Word や Excel で資料ファイルを開く
2. ［画面の領域］で目的の部分を範囲選択する
3. 目的の部分が画像となってページに貼り付く

以上で操作は完了です。

取り込んだ画像を資料として活用する

画像として取り込んだだけでも十分な場合があると思いますが、補足説明を付け加えることでさらに分かりやすくなり、資料としての価値が高くなりますよ。

例えば、こんな感じで書き込んでみてください。この書き込みはタブレットを使ってペンで書いていますが、もちろん図形を使って円や矢印を描いて、補足説明をテキストで入力しても構いません。これは、事前に書き込んでおいてもいいし、説明しながら書きこんでもいいですよ。

どんなシチュエーション？

どんなシチュエーションで使うのかを考えてみましょう。OneNote が起動しているタブレットPCをプロジェクターにつないでスクリーンに表示し、作成した資料が映し出されています。資料を使いながら説明しつつ、ペンを使った書き込みで内容を補足していきます。

こんな感じで使えば、分かりやすく伝わりやすい説明ができると思います。ツールが簡単になり準備時間が短縮できるので、内容を考えるのに多くの時間を割けるわけです。つまり、内容の濃い資料が作れるわけなんですね。

まとめ

いかがでしたか？

画面の領域を使えば、いろいろなところに散らばっている資料を OneNote のページに集めることができます。こうすると、説明資料をまとめる手間が省けるし、説明時に画面の切り替えが無いので、とてもスムーズです。ぜひうまく使いこなして仕事を楽にしてくださいね。

以上、「OneNoteで画面の領域を使えば、資料作りが簡単！」と題して説明しました。

OneNote でプレゼンテーションが楽になります!

OneNote と PowerPoint の違いが分からなくてお困りですか？　確かに似ている部分もあって、分かりにくいところがありますからね。そこで、OneNote と PowerPoint の違いが分かるように説明しますので、プレゼンテーションでの活かし方が分かりますよ。

プレゼンテーションに必要なこととは？

プレゼンテーションに必要になるのは、良く出来た資料ですよね。この、資料をどうやって作るのかということになると、パソコンのアプリを駆使することになると思います。一般的にはプレゼンテーションというと PowerPoint のイメージが強いですよね。

なので、PowerPoint が必須のようになっていますが、実は OneNote でもプレゼンテーションができるんです。そこで、それぞれの特徴について詳しく説明していきますので、違いを理解していただけると思います。状況によっての使い分け方がよく分かりますよ。

PowerPoint の特徴は？

PowerPoint は何枚かのスライドを作って、それをプロジェクターで表示するというやり方がほとんどだと思います。非常にきれいなスライドが作れるので、分かりやすく見ていて楽しい資料が作れますよね。アニメーション効果なんかも使えますし。

なので、PowerPoint は定番中の定番です。ところが、きれいなスライドが作れるというのが弱点にもなっています。どうしても、きれいに作るためには時間がかかります。当然、きれいに作るだけでなく、説得力のある内容を練らなくてはいけないので、ますます時間が必要です。

したがって、非常にきれいな資料が作れるけれども、作成に時間がかかってしまうのがPowerPoint の特徴と言えるんじゃないでしょうか。

OneNote の特徴は？

OneNote は単なるノートなので、資料の作り方はとてもシンプルです。必要な画像を貼り付けて、説明文を記述するだけです。スライドではないので、縦長に一続きの資料を作ることになります。とにかく短時間で必要な資料が作れるのが魅力です。

また、OneNote では説明しながらコメントを書き加えたり、画像を追加しやすいので、説明しながら資料を完成させることができます。つまり、極端な言い方をすると、事前の準備をせずに説明の中で資料を作るというやり方ができてしまうんですね。

ただし、本来プレゼンテーション用のアプリではないので、テンプレートが使えません。そもそもノートだから、自分なりの使い方を確立しないといけないという問題があります。なので、ある程度慣れた人でないと OneNote でプレゼンテーションをするのは難しいかもしれません。

したがって、手早く資料が作れるけれど、プレゼンテーションで使うには工夫や慣れが必要であるのが、OneNote の特徴だと言えるんじゃないでしょうか。

どうやって使い分ける？

基本的な特徴が分かったところで、OneNote と PowerPoint をどのように使い分けるかが気になりますよね。もちろん得意なシチュエーションがそれぞれ違うので、お勧めの使い分け方をご紹介しましょう。

PowerPoint は大きな会場向き

それなりの規模で大勢の人に対してプレゼンテーションをするということは、例えば会社を代表して講演のようなことをする場合だと考えられます。すると、どうしてもある程度体裁が整ったものを準備しなくてはいけない、フォーマルな感じですよね。

なので、PowerPoint を使ったプレゼンテーションは、主に大きな会場で大人数の場合に力を発揮すると思います。プロジェクターに映した時に見やすいというのもあるんですが、印刷資料を配りやすいという特徴があるからです。PowerPoint はスライドなので、印刷に適しています。

大きな会場の場合、奥にいる人に伝わりくい場合があります。そんなときは、手元に資料が配られているととても助かりますよね。なので、大きな会場の場合は PowerPoint がいいんじゃないかと思いますね。

OneNote は小さな部屋での会議向き

会議で業務の報告をするというようなプレゼンテーションの場合は、聞き手は身内がほとんどだと思うので、ややカジュアルですね。すると、体裁を整えることよりも、現状を正確に分かりやすく伝えることが最優先されるし、内容に関してやり取りも必要になるでしょう。

なので、OneNote でのプレゼンテーションは、主に小さな部屋での会議のようなシチュエーションに向くと思います。なぜなら、ノートブックを共有できるので、聞き手の手元に OneNote があれば説明の中で書き込んだ内容がリアルタイムに反映されるからです。

特に、タブレットを使って手書きしている場合は、説明者も聞き手も一緒になって書き込むことだってできますからね。したがって、会議のように『聞き手とのやり取り』があるようなプレゼンテーションの場合に威力を発揮するのが OneNote だと思いますね。

※ 具体的なやり方はこちらが参考になりますよ。

OneNote の活用事例 - プレゼンに使う

OneNote の活用事例です。プレゼンテーションに使う方法をご紹介しました。パワーポイントを使っている方で、「もっとうまい方法がないかだろうか？」と思っている方はぜひご覧ください。OneNote なら一味違ったプレゼンができますよ。

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まとめ

いかがでしたか？

OneNote と PowerPoint の違いについて、シチュエーションによる使い分け方で説明しました。根本的にノートアプリとプレゼンテーションアプリという点で違うわけですが、それぞれ得意な状況があるので、うまく使い分けていただければと思います。

以上、「OneNote と PowerPoint の違いを知って活用しよう！」と題して紹介しました。

OneNote がパワーポイントの代わりになる？

プレゼンテーションを行う際に決まって使うのがパワーポイントですよね。とてもきれいなスライドを作って巧みに説明する人を見ていると、思わず引き込まれます。でも、もっと簡単に作れて、しかも説得力がある方法があるとしたら、とても魅力的じゃありませんか？

プレゼンといえばパワーポイントだけど．．．

おそらくほとんどの方が「プレゼンといえばパワーポイント」と条件反射的に思うほどパワーポイントは浸透しているんじゃないでしょうか。ところが、パワーポイントは内容（スライド）を作るのが結構面倒ですよね。ここに時間がかからなければ、かなり楽になると思うんですよ。

それに、誰もがみんなパワーポイントを使っているので、インパクトという点では案外弱いんじゃないでしょうか？　他人とは違ったアプリを使ってプレゼンを行えば、それだけでもずいぶんと注目度は違ってくると思うんですよ。そこで、使ってみてほしいのが OneNote なんです。

OneNote をパワーポイントの代わりに使うと？

では、OneNote をパワーポイントの代わりに使うとどうなるのか？　ズバリ言うと、準備作業がとても簡単になるという点と、説明がしやすいうえに分かりやすくなるという点が挙げられます。一体どうしてそんな都合がいいのか、具体的に説明していきますね。

まず準備がなぜ簡単になるのかですが、これは、パワーポイントと違って画像を取り込んで簡単に説明を記入するだけだからです。というのも、パワーポイントはアニメーション効果などきれいに見せることに注力しますが、OneNote はそれがないからやりようがないんですね。

また、説明の際にはあらかじめ貼り付けておいた画像や説明文を紹介しつつ、足りないところをその場で書き足せばいいので、準備の段階から必要最小限の資料だけを準備すればいいんです。なので、見た目ではなく内容の充実に時間をさけるんですよ。

その場で情報が追加されていくと、受け手の側も興味がもてるので、とても受け入れやすくなるんですよ。つまり、聞き手が完全受動の状態から、少しだけ能動的になるんですね。自分から情報を聞きたいと思うから、当然記憶に残りやすくなるんです。

具体的な使い方は？

具体的な使い方はとても簡単です。ノートを作成してそこに必要な資料を貼り付けるだけです。後は説明の仕方に少しテクニックがあるでしょうかね。また、できる限りタブレットPCを使うようにしてください。ペンで書き込みながら説明したほうが分かりやすいですから。

それでは順を追って説明しますね。

事前準備

1. プレゼン用のノートを用意する。
2. １セクション１ページとする。（複数のページを用意してスライド式に切り替える方法もありますが、１ページを縦スクロールするほうがおすすめです。）
3. ページに資料の画像やファイル（Word、Excel、PDFなど）を貼り付ける。
4. 資料に合わせて説明文を添える。
5. 話の流れに合わせてスペースの取り方を調整する。
   

   ※ １画面分ずつ区切るようにすると説明しやすいですよ。

6. パソコンにプロジェクターをつないで表示の調整を行う。
7. 準備完了

プレゼン方法

1. トップから順に説明する。（１画面分ずつ説明すると分かりやすい。）
2. 説明の際に、ペンでスクロールしたり注目ポイントを丸で囲むなどすると分かりやすい。
   
3. 途中、説明文に足りないところがあった場合は、情報を書き加えたり画像を追加する。
   
4. 最後まで説明してプレゼンが終了。

こんな感じでプレゼンを行うと、縦の連続的な資料なので、上下の行き来がとても簡単です。また、説明の前にページのコピーを作っておけば使いまわしも簡単ですね。説明の後の書き込みがある資料は、そのまま配布することで当日の記録（議事録）の代わりにもなりますよ。

まとめ

いかがでしたか？

OneNote をパワーポイントの代わりに使うと、下準備が楽になることがお分かりいただけたでしょうか。最低限の準備だけしておいて、『説明しながら資料を作ることができる』というのが、今までにない不思議なやり方だと思います。要は時間の短縮になるんですね。

以上、「OneNote の活用事例 – プレゼンに使う」と題してご紹介しました。