OneNote で目次が設定できるのか？

OneNote で目次を使いたいことがありますよね。そこで、アプリ内を探しますが、それに該当するような機能は全く見当たりません。ということは、目次が使えませんのでこれでこの話は終わり、というわけにはいきませんので、ちょっと工夫してみました。

ある機能を使うことで、目次の代わりにする方法をご紹介します。もったいぶっても仕方ないので言いますが、それはノートシールです。「ノートシール？」とよくわからない方もいらっしゃると思いますので、そこも含めて詳しくお話ししましょう。

OneNote で目次を設定する方法

それでは、OneNote で目次を設定する方法を詳しくご紹介しましょう。

目次の代わりになる、ノートシールとは？

OneNoteのノートシールとは、行頭につけるマーク（アイコン）のことで、簡単に言うと目印を付けるということなんです。目印を付けておけば見た目に分かりやすいので、とても見つけやすくなるんですね。以下のようなマークが付きます。

でも、それだけだと目次としては機能しません。

実はもう一つ重要な機能があって、ノートシールは検索できます。ノートシールが設定された行を検索すると、それが一覧として表示されるんです。この機能をうまく使えば目次になるので、この点についてお話ししましょう。

どのようにノートシールを設定するのか？

ノートシールの設定方法はとても簡単です。

1. 目次にしたい行を決める
2. 行にカーソルを置く
3. ノートシールを選んで設定する（マークだけがつくものがお勧めです）

たったこれだけで簡単にノートシールが設定できます。

なお、詳しくは以下のページで説明していますので、参照してください。

OneNote ノートシールの使い方とは？

OneNote ノートシールの使い方を説明します。読者対象は、ノートシールの使い方や活用方法を知りたい方です。単なる使い方の説明だけでなく、どんな時に使うと便利で効率的なのかを、わかりやすく解説しています。

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どうすると目次の代わりになるのか？

では、ノートシールを目次代わりにする方法をご紹介します。

こちらもやり方は簡単で、［ノートシールを検索］をクリックして作業ウィンドウを表示させるだけです。この時、［概要ページを作成する］をクリックすると、ノートシールの一覧をまとめたページが作成されます。これを目次として利用するということなんですね。

ノートシール一覧はリンクが設定されているので、その場所へジャンプできます。具体的には、行にカーソルを移動すると、行頭に OneNote アイコンが表示されるので、それをクリックします。これはリンクノートという機能です。すると、ノートシールの場所へジャンプするわけです。

なお、詳しくは先ほどご紹介したページで説明していますので、ぜひそちらを参照してください。

まとめ

いかがでしたか？

OneNote で目次を設定するという過酷（？）なことをやってみました。本来、存在しない機能ではありますが、ノートシールを使うことでうまく克服しました。ポイントは、ノートシールには検索機能があるというところではないでしょうか。

今回の記事は、当サイトの閲覧者の方からご質問がありましたので、それを基に作成させてもらいました。私にとっても改めて目次を考えるきっかけになりましたし、何より「これで十分、満足できそうです」と質問者におっしゃっていただけたのは、うれしい限りでした。

また、OneNote は紙のノートをそのまま電子化したものなので、便利機能はそんなにありません。必要な場合は、既存の機能を使い方の工夫で目的に合わせることが重要です。便利なことに慣れてしまうことに一石投じているような気がして、そのような点でも面白いアプリですよね。

様々な工夫で、OneNoteを使いこなしていただければ何よりです。

以上、「OneNote で目次を設定するには？」と題して説明しました。

OneNote を掲示板として使う意味とは？

OneNoteを使っていると、「このアプリ、掲示板に使えないだろうか？」と思うことがあるのではないでしょうか。だからこそ、この記事をご覧になっていると思いますが、確かにOneNoteは掲示板に使えそうですよね。

ところで、なぜOneNoteを掲示板に使えないかと、思われたのでしょうか？　それは、ホワイトボードや黒板を使った掲示板や、ボードに紙を貼り付けた掲示板では、使い勝手が悪いと感じたからではないでしょうか。つまり、電子化することで、使い勝手が改善すると感じたわけですよね。

したがって、OneNoteを掲示板として使うことには、掲示板の使い勝手を向上させて、業務の効率化を図るという意味があるわけです。そこで、どのようにすればOneNoteを掲示板として使えるのか、詳しくご紹介しましょう。

OneNote を掲示板として使うときのポイント。

それでは、OneNote を掲示板として使うときのポイントを説明します。

掲示板の役割とは？

まず、掲示板の役割についておさらいしておきます。オフィスにあるホワイトボードや黒板を使った掲示板は、従業員の動きをメモしますよね。例えば、離席しているとか外出しているとか書き込むことで、誰もがスタッフの動きを確認できるようにするわけです。

また、社内の廊下やショウウィンドウなどにボード式の掲示板を置いて、社内報やポスターを貼ることも多いのではないでしょうか。こちらは全社員やお客さんに広報するためのものですね。

このように、多くの人の目に触れるようにするのが掲示板の役割です。

アナログな掲示板の問題点とは？

さて、このようなアナログな掲示板にはどんな問題があるんでしょうか？　それは、記録が残せないことと、後始末が面倒なことです。ホワイトボードや黒板は、使った後に消してしまうので、記録に残しようがありません。おまけに消しカスが出るので、掃除も必要です。

ボードに紙を貼り付ける場合も、貼り換えという面倒な作業があります。当然ですが、期間が過ぎたものは剥がさないといけないですよね。そうしないと情報の鮮度が保てません。いつまでも古いものを貼っていたのでは、いずれ誰も見なくなるでしょう。

このように、アナログなやり方では、面倒な手順が多くなります。つまり、仕事以外のことが増えてしまって、本来やるべきことの効率が落ちてしまうわけです。ここにアナログな掲示板の問題点があります。

OneNoteを掲示板にするメリットとは？

では、OneNoteを掲示板にするメリットとは何でしょうか？　もちろん、アナログなやり方の問題点をすべて解決できるところです。OneNoteであれば、パソコンで書き込んだノートを画面に表示するだけなので、消さない限り記録は残るし、掃除も不要です。

また、紙が不要になるので、貼り換えはPDFや画像データの入れ替えだけで済みます。複数個所に掲示板がある場合でも、同じ画面を表示していれば、１か所を入れ替えるだけですべての掲示物を入れ替えできます。つまり、同じものを何度も貼ったり剥がしたりする必要もなくなります。

このように、OneNoteを掲示板にすると、アナログな掲示板の問題点をすべて解決できるわけです。

紙で残す必要があるものは、必要な分だけ印刷すれば済むので、ペーパーレスで無駄がありませんね。

掲示板として使うときに、必要なものとは？

掲示板として使うときに、必要なものを挙げてみましょう。

• パソコン（OneNoteインストール済み）
• 大画面ディスプレイ（タッチ型なら、なお良い。）
• 社内ネットワーク（無線 or 有線）
• ファイルサーバー or インターネット接続（OneDrive）

これらがあれば、掲示板の代わりができると思います。イメージとしては、大画面ディスプレイにパソコン画面（OneNote のウィンドウ）を表示します。OneNote のノートブックは、サーバーで共有（OneDriveでも可）しておくことで、誰でも内容を更新できます。

最低でも、パソコンと大画面さえあれば、電子掲示板にはできますよ。なお、ホワイトボードや黒板と同じ感覚で使いたい場合は、いわゆる電子黒板が必要になると思います。費用が掛かりすぎる場合は、大画面にタブレットを接続して、手元で書き込めば同様のことができますよ。

OneNoteには、どんな設定が必要なのか？

OneNoteには、どんな設定が必要なんでしょうか？　OneNote自体には特別な設定は不要です。ただし、ノートを共有する場合は共有の設定が必要です。社内LANで共有する場合と、OneDriveで共有する場合ではやり方が違うので、それぞれの知識が必要です。

※社内LANで共有する場合は、こちらが参考になります。

OneNote のノートを共有する方法とは？

OneNote のノートを共有する方法を説明します。ノートを便利に共有したいとお考えの方に目を通していただきたい内容です。OneNote 独自の『共有』の方法について説明しただけでなく、何ができるのかも解説しています。

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※OneDriveで共有する場合は、こちらが参考になります。

OneNote を OneDrive で共有するには？

OneNote を OneDrive で共有する方法を説明しました。OneDrive に保存したノートブックを共有したい方に適した内容です。共有の方法を詳しく説明しただけでなく、活用方法についても解説しているからです。

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OneNoteを利用した掲示板の、使いこなし方とは？

最後に、OneNoteを利用した掲示板の、使いこなし方をご紹介します。

OneNoteを掲示板にするということは、手元にあるノートブックを更新するだけで、掲示板が更新できるということです。したがって、頻繁に更新できるということでもあります。例えば、以下のような表を作って大画面に表示するだけでも、十分オフィスの掲示板の代わりになるでしょう。

また、ノートブックを共有しておけば、直接画面が見られなくても、手元にあるOneNoteで確認できます。さらに、インターネットからアクセスできるように OneDrive で共有していれば、出先からでも確認できます。いちいち誰かに聞かなくても、素早く確認できますね。

社内報用の掲示板の場合も、１か所ですべて更新できるので便利です。従業員に対するお知らせや、ポスターについても、OneNoteに貼り付けてしまえば、簡単にすべての掲示板を更新できます。期間が過ぎたものは素早く削除すれば、後の処理もとても楽ですね。

このように、常に更新するのは、表示しているOneNoteのノートブックだけで済みます。ちょっとしたことですが、仕事と直接関係ないことに時間を割かなくて済むようになりますね。もちろん、消さずにページを新規作成し続ければ、そのまま記録として残すこともできますよ。

まとめ

いかがでしたか？

OneNote を掲示板として使う方法をご紹介しました。掲示板の役割、掲示板の問題点、OneNote を掲示板にするメリット、必要なもの、どんな設定が必要なのか、使いこなし方、といった６つのポイントに分けてお話ししましたので、ご理解いただけたのではないかと思います。

掲示板をOneNoteで置き換えることによるメリットは、余計な仕事を減らして、本来の仕事に集中できるところにあります。したがって、OneNoteに置き換えることによってかえって仕事が増えてしまうようなら、断念することも必要だと思います。

繰り返しますが、余計な仕事を減らすこと事がコンピューターを導入することの意味です。私としては、OneNote に興味を持っていただけることはうれしいんですが、間違っても OneNoteに置き換えることが目的にならないように注意していただきたいと思います。

以上、「OneNote を掲示板として使うには？」と題して説明しました。

OneNote で顧客管理をする意味とは？

あなたは、「OneNote で顧客管理ができないだろうか？」とお考えだと思います。確かに、使い慣れたアプリで顧客管理までできたら、便利で楽ですからね。ところで、OneNote で顧客管理をするということは、データベースを構築するということです。

でも、OneNote にデータベース機能はないんですよ。「じゃあ、顧客管理は無理ですね。」としてしまってはさすがに寂しいので、ちょっと工夫してみました。システムが組めるレベルにはできませんが、簡単な顧客管理ならできますよ。

そこで、OneNote で顧客管理をする方法をご紹介します。

OneNote で顧客管理をするときのポイント。

それでは、OneNote で顧客管理をするときのポイントをご紹介します。ポイントは５つあるので、しっかりと目を通してください。

顧客管理データベースの構築

最初に、顧客管理データベースの構築を行いましょう。データベースの構築というとなんだか難しいイメージですが、要するに表を作成するだけです。表自体はとても簡単にできるので、今から説明する手順でやってみてください。

1. 顧客管理用に OneNote のノートブックを１つ用意する。
   
2. セクションに「顧客台帳」などの名前を付ける。
   
3. ページに「顧客情報」などの名前を付ける。
4. 表を挿入する。（列数や行数は適宜決めてください。）
   
5. データを入力する。
   

これで、顧客情報に関するデータベースができました。一応イメージを解説しておくと、ノートブックをデータベースとし、セクションを用途で別けて、ページをテーブルとしました。どうでしょう、なんとなく理解していただけましたか？

次は、データの検索方法をご紹介します。

ノートブックは OneDrive に保存すると、出先の営業マンや各地の営業所などと共有できるので便利ですよ。ただし、データ漏えいの危険性が高まるので、取り扱いには十分注意してください。

データの検索方法

続いて、データの検索方法を説明します。データの検索方法はとても簡単で、検索ボックスに探したい情報のキーワードを入れて、検索ボタンをクリックするだけです。やり方は次の通り。

1. 顧客情報ページを開いた状態にする。
   
2. 検索ボックスにキーワードを入力。
   
3. キーワードが見つかるとハイライト表示される。
   

これで、データの検索ができました。なお、検索は開いているすべてのノートブックが対象なので、別のページにキーワードがあると、そちらもハイライトされます。ただし、これは単純に検索しただけなので、便利に使うにはデータの抽出ができたほうが良いですよね。

そこで、次は抽出について考えてみます。

検索の対象範囲は設定により変更できます。検索ボックス右側の、下向き三角形をクリックしてメニューから選んでください。

データの抽出ができないか？

続いて、データの抽出ができないか、方法を考えてみましょう。抽出は、ある特定の条件に合致するデータを集めてくることです。データベースで非常に重要になる機能ですが、OneNote ではどうすれば実現できるでしょうか？

多くの方は、「さすがにそれは無理でしょ。」と思われるでしょう。しかし、不可能ではないんですよ。それはノートシールです。表にノートシールを付けるだけで、データを抽出できるようになるんです。しかもやり方はとても簡単ですよ。

ところで、ノートシールとは何かというと、入力した文字列の先頭に付けることができる、小さな画像です。見かけ上は、ただのワンポイント画像なんですが、これは検索ができるんです。つまり、入力データの先頭にノートシールを付けることで、抽出が可能というわけなんですね。

ノートシールを使った抽出方法とは？

それでは、ノートシールを使ったデータの抽出方法を説明します。先ほどもお話しした通り、表に対してノートシールを付けるだけです。厳密にいうと、ノートシールを付けた後に、それを作業ウィンドウで検索することで、抽出の代わりになります。やり方は、次の通りです。

1. 表のデータに、ノートシールを付ける。
   
2. ［ノートシールを検索］ボタンをクリックして、作業ウィンドウを表示。
3. ノートシールが、グループ化されて表示される。
   

これで、データを抽出できましたね。グループ化は［ノートシール名］が基本ですが、設定ができるので、違うまとめ方も可能ですよ。また、［概要ページを作成する］のボタンをクリックすると、別のページに一覧の結果を作成できます。必要に応じて使ってください。

さらに、ノートシールの中でも「チェックマーク」のものは、クリックするとオン・オフの切り替えができます。これを使うと、例えば作業が完了した件数を抽出するなど、使い方に関してさらに広がりが出てきますね。

なお、ノートシールはあらかじめ名前が決まっていますが、必ずしもそれに従う必要はないと思います。自分で独自にルールを作ってしまえば、名前とは無関係にシールが使えますからね。

ノートシールは、文字とセットで使わないと機能しないので、必ず文字列に付けるようにしてください。（ノートシールの位置は、文字列の先頭に固定されています。）

規模が大きくなったら、Excel や Access へ移行する。

OneNote での顧客管理の規模が大きくなったら、Excel や Access へ移行しましょう。さすがに大規模なものは管理が難しくなるし、そもそも OneNote はデータベースまで考えられていません。今回ご紹介したやり方は、機能を駆使してデータベースのように使っているだけです。

したがって、本格的なものは Excel や Access といった、データベース機能が使えるアプリで構築するようにしてください。ちなみに、表のデータは選択範囲を簡単にコピーできるので、データの移行はとても簡単ですよ。

貼り付けの際に、［貼り付け先の書式に合わせる］を使うと、データだけが貼り付くので便利ですよ。

まとめ

いかがでしたか？

OneNote で顧客管理をする方法を説明しました。データベースの構築、データの検索方法、データ抽出方法の考案、ノートシールの使い方、Excel や Access へ移行、など５つのポイントがありましたね。とりあえず、これで顧客管理ができると思います。

繰り返しになりますが、もともと OneNote はデータベースの機能がありません。強力なテキスト検索機能と、ノートシールの検索機能をうまく使って、データベース風に仕上げているだけです。したがって、過度な期待はしないでくださいね。

今回の顧客管理は、OneNote の可能性を追求した一つの例ですので、「工夫すればいろいろな発展性がある」と捉えていただければ幸いです。

以上、「OneNote で顧客管理をするには？」と題して説明しました。

会議の効率が上がる OneNote の活かし方とは？

会議は何かと面倒な部分がありますよね。会議室を確保して、全員が集まったらホワイトボードにアイディアをどんどん書き込む。出てきたものを議事録として紙に書いたりパソコンに打ち直したりとやることがたくさんあります。すると、会議以外の部分がすごく面倒に感じますね。

特に、ブレインストーミングのような会議手法は、その時の『熱』も冷めないように保存しておきたいのに、ホワイトボードに書いたら消すしかない．．．。でも、OneNote なら一発解決するので、ぜひ試してみてほしいんですよ。

ブレインストーミングをおさらい

まず、ブレインストーミングについて確認しておきましょう。調べれば分かるので、基本だけ押さえておくと、ブレインストーミングは単なる会議というよりは、アイディアをできるだけたくさん出すための手法です。良いか悪いかではなく、数をたくさん出すのが目的なんですね。

なので、人のアイディアを利用してさらに発展させてもいいし、実現不可能と思えるようなことでも発言していいんです。アイディアを出せるだけ全部出して、出尽くした後に取捨選択すればいいという考え方ですね。

ただ、そうはいっても発言が苦手な人はやっぱり言い出しにくいし、批判を恐れて無難なことしか言わないという問題もあります。良し悪しは言わない約束なんですが、どうしても考えてしまいます。そういったところを克服できれば、かなり有力なやり方なんですよ。

OneNote の使い道とは？

ブレインストーミングで問題になるのは、意外にもホワイトボードを使うところなんです。先ほども説明しましたが、最終的に消してしまうという点が一番マズイところで、そこの克服はホワイトボードを使い続ける限り不可能です。

そこで、道具を OneNote に変えることで、ブレインストーミングをより円滑にして問題点をなくそうというのが狙いです。

ホワイトボードの代わりに使う

OneNote をホワイトボードの代わりに使います。やり方は簡単で、OneNote が動いているパソコンをプロジェクターにつないで映し出すだけです。このときデジタイザペンが使えるタブレットPCを使うとより使いやすいでしょう。電子黒板でもいいと思いますけどね。

こうすれば、無限のホワイトボードになるのでスペースが無くなることはないし、書いたものを簡単に移動できるので、あとからアイディアの取捨選択もしやすくて便利です。

※ こちらで詳しく説明しています。

OneNote がホワイトボード代わりになる？

本当にOneNoteがホワイトボード代わりになるんでしょうか？　そこで、どのような使い方をすると代わりになるのか、またOneNoteに置き換えるメリットがなんなのかをご紹介します。

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議事録の代わりになる

議事録というと、専用の書類にまとめるという作業を思い浮かべるかもしれませんが、OneNote をホワイトボードにしている場合は、特に何もする必要がありません。そのまま書いたものを保存しておけば、それで議事録になります。

決まったフォーマットでないと議事録として認められないような場合を除き、板書をそのまま保存しておけばその時の『熱』も同時に保存しておけるので、これはおすすめですよ。たぶん、書いたものを多少移動するなどして整理するだけで、完璧な議事録になるでしょう。

※ こちらが参考になりますよ。

OneNote で議事録がとれる？

会議の際に必要になるのが議事録です。でも、手書きメモやホワイトボードに書いたものをパソコンに清書して作り直すのって、よく考えたらなんか変じゃないですか？　そこで、効率の良い議事録の取り方をご紹介します。

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共有でどこでもブレインストーミングができる

OneNote のノートは共有を前提に作られているので、インターネット経由で共有すれば簡単に遠隔地を結んだ会議ができます。つまり、時間さえ合わせれば全世界どこにいてもブレインストーミングが行えるんです。これができるから OneNote はやめられないんですよ（笑）。

やり方は、OneDrive を使った共有が一番確実な方法です。詳しいやり方は以下のページで説明していますので、参考になると思います。

OneNote 同期の遅さは OneDrive で解消？

OneNote の同期が遅いときは OneDrive で解消できそうなので説明しました。ノートの同期が遅くて困っている方はぜひ目を通してください。OneDrive を使うだけで同期タイミングが早くなることを理屈も含めて解説しました。

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男は黙ってブレインストーミング!

男は黙ってブレインストーミングってなんだか昔のテレビCMみたいですが、実は男女問わず本当に黙って会議ができるんですよ。先ほど説明したように、道具をすべて OneNote の入ったパソコン（できればタブレットPC）にすることで可能なんです。

どういうことかというと、ノートを共有した状態にしてブレインストーミングを行えば、自分が書き込んだ内容がリアルタイムで反映されるから、参加者全員の目に入るわけです。つまり、しゃべらなくても自分のアイディアを出せるので、黙っていても成立するんですよ。

なので、発言が苦手な方でも積極的にアイディアを出しやすくなるだろうし、声が出ない方でも問題なく参加できます。何だったら、バスや電車の中のような公共の場でも、一言も発さずにブレインストーミングをすることだってできますよ。

また、だれが書き込んだか分かるので、批判を書くような人には注意したり参加を遠慮してもらうことも可能です。どうですか、一見ふざけた見出しに思えたかもしれませんが、すごく実用的でしょ？これで「会議のバリアフリー化」ができるんじゃないかと思うんですよ。

まとめ

いかがでしたか？

ブレインストーミングという手法自体は非常に優れたものなんですが、円滑に進めることが難しいという問題があります。しかし、道具を OneNote に置き換えるだけでかなりうまく進めることができるんじゃないでしょうか。短所を克服し、長所を伸ばしてこそデジタルデバイスですからね。

以上、「OneNote ならブレインストーミングが円滑にできる！」と題して説明しました。

仕事を円滑にする OneNote のワザをご紹介

仕事を円滑にする OneNote のワザをご紹介します。とりあえず OneNote の使い方はマスターしたという方は、次の段階として仕事での活用を考えると思うからです。ところで、活用のための記事はすでに公開しています。

具体的には、どんな使い方をすると仕事の効率を高められるのか、実践的で現実に即した記事が多数あります。そこで、「これは役立つぞ!」と思う記事を厳選してまとめました。きっと OneNote なしには仕事ができなくなりますよ（笑）。

仕事を円滑にし、効率を高める記事を厳選!

それでは、仕事を円滑にし、効率を高める記事を厳選しましたのでご覧ください。７つの記事がありますので、きっとどれかがお役に立ちますよ。

－目次－

1. 議事録を工夫して会議を楽にする
2. OneNote ならホワイトボードの弱点を克服できる!
3. ちょっとした在庫管理なら OneNote にお任せ!
4. 面倒な名刺管理は OneNote で楽になる!
5. OneNote でスケジュール管理すれば仕事が効率化
6. OneNote ならプレゼンテーションが楽になる
7. 日報や週報（業務日誌）が簡単で活用しやすくなる!

１．議事録を工夫して会議を楽にする

仕事するうえで会議は必ずありますよね。でも、この会議が億劫に感じる方も多いはず。そして何が一番面倒かといえば議事録を取ることだと思います。ところが、OneNote なら簡単で分かりやすい議事録が作れるんです。ぜひ一度試してみてくださいね。

OneNote で議事録がとれる？

会議の際に必要になるのが議事録です。でも、手書きメモやホワイトボードに書いたものをパソコンに清書して作り直すのって、よく考えたらなんか変じゃないですか？　そこで、効率の良い議事録の取り方をご紹介します。

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２．OneNote ならホワイトボードの弱点を克服できる!

会議でよく使われるアイテムにホワイトボードがあります。しかし、ホワイトボードは逃れることができない弱点を持っています。それは、消してしまうので記録として残せないということです。ところが、OneNote ならその弱点を解消できるんですよ。

OneNote がホワイトボード代わりになる？

本当にOneNoteがホワイトボード代わりになるんでしょうか？　そこで、どのような使い方をすると代わりになるのか、またOneNoteに置き換えるメリットがなんなのかをご紹介します。

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３．ちょっとした在庫管理なら OneNote にお任せ!

「OneNote なら在庫管理ができる」というとちょっと大げさなんですが、数を数えるということについて実は意外と得意なんですよ。商品のちょっとした個数管理なら OneNote で簡単にできてしまいます。大げさなシステムが要らないからコストもかからず魅力的ですよ。

OneNote でちょっとした在庫管理

OneNote でちょっとした在庫管理ができることを説明しました。何でもできそうだけど「さすがにそれは無理だよ」と思われましたか？　まあ、本格的なものは無理なんですが、チェック表ならとても簡単に作れて、便利に使えるんですよ。

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４．面倒な名刺管理は OneNote で楽になる!

仕事上、特に営業の方は名刺を山ほどもらうことになりますよね。これをどうやって管理しようかと悩ましいところでしょう。名刺をファイルに入れて整理するのは当然ですが、データベース化しておくと後から検索できるので活用しやすいですよね。それが OneNote でもできるんですよ。

OneNote で名刺管理をするには？

OneNote で名刺管理をする方法を説明しました。OneNote を名刺管理に利用したい方に適した内容です。実際に作成した名刺を基に、OneNoteでの名刺管理を詳しく紹介しただけでなく、名刺の取り込み方も説明しているからです。

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５．OneNote でスケジュール管理すれば仕事が効率化

OneNote の多彩な使い方の中でもかなり高度な使い方が、スケジュール管理です。他のオフィスアプリと連携し、スケジュールとタスク（仕事）をうまく組み合わせて、時間を高度に管理できるんです。無駄な時間をなくして効率的に仕事ができるようになりますよ。

OneNote でスケジュールを管理するには？

OneNote でスケジュールを管理する方法を説明しました。OneNote をスケジュール手帳代わりに使おうとお考えの方に適しています。OneNote単体で管理する方法と、Outlookと連携する方法の２つを説明しているからです。

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６．OneNote ならプレゼンテーションが楽になる

営業の方や会議で報告・提案をする方は、プレゼンテーションを行うことがあると思います。そんな時に使うのは PowerPoint だと思いますが、これを OneNote に置き換えることで一風変わったプレゼンテーションを行えます。状況次第なんですが、ぜひ活用していただきたいですね。

OneNote と PowerPoint の違いを知って活用しよう！

OneNote と PowerPoint の違いを知って活用する方法を紹介しました。プレゼンテーションでどちらのアプリを使ったらいいのか迷われている方に読んでいただきたい内容です。両者の違いだけでなく、使い分け方も詳しく説明しました。

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７．日報や週報（業務日誌）が簡単で活用しやすくなる!

仕事を組織的に行う時によく使われるのが、日報や週報（業務日誌）などですね。これで行った業務について報告するわけですが、活用のし辛さが問題だと思います。ところが、OneNote に置き換えることで、非常に活用しやすいものになります。記録は活用できないと意味がないんですよ。

OneNote で日報や週報を付けるには？

OneNote で日報や週報を付ける方法について説明します。仕事で、簡単に日報や週報を付ける方法がないかとお考えの方は、一度目を通してみてください。OneNote だと日報や週報がとても簡単で便利に付けられることが分かりますよ。

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まとめ

いかがでしたか？

仕事の効率を高めると思われる OneNote の使い方を７つ厳選してご紹介しました。中には多少慣れが必要な使い方もありますが、いったん慣れてしまうときっと OneNote を手放せなくなってしまうこと間違いなしですよ。

OneNote をうまく活用していただき、仕事を少しでも効率的に行って時間の短縮や利益の向上に役立ていただければ幸いです。

以上、「仕事を円滑にする OneNote のワザ！」と題してご紹介しました。

日報や週報は共有で簡単に確認できる!

仕事で、日報や週報（業務日誌）を付けていらっしゃる方は多いと思います。専用のシステムやメールを使っている場合はそれほどでもないかもしれませんが、紙を使っている場合は毎回書くのが面倒ですよね。しかも情報の共有もしづらいので、蓄積はできるものの活用がねぇ．．．。

紙の日報や週報の問題点とは？

日報や週報が紙だと、どんな問題点があるんでしょうか？　先にも少し述べましたが、毎回書くのが面倒だということです。見る方は簡単でしょうが、書く方はおんなじことを何度も書くのでしまいには嫌になるかもしれないですね。まるで報告書を書くために仕事をしているみたいな感じで。

また、紙にした場合の最大の弱点が共有が難しいということです。共通の棚に閉まっておけば、確かにだれでも見ることができるでしょうが、その場所まで行かないと確認できません。近年の仕事の仕方では、場所が固定されるのは困りますよね。

やっぱりネットワーク上でサラッと簡単に見れるのが重要です。そうしないと、せっかくの報告書が見ることすら億劫になってしまいます。つまり、「決まりだからただ書くだけ」という事実上、無意味なものになってしまうんです。だから、後から利用しやすいことが大事なんですね。

専用システムやメールの問題点は？

仕事場に専用システムがあれば、それに報告を書き込むのは簡単です。ただし、専用のシステムとなると、かなり高額なものになりかねないです。また、メールを使って一斉送信すれば関係者全員に報告書を送ることはできますが、一覧から探すのが意外と面倒だったりしますよね。

一応コンピューター化されているので、共有は比較的しやすいんですが、それでも完璧にすべてを解決できていない気がしますよね。例えば、一部訂正がある場合にメールだと送り直しになるので、無駄にメールの数が増えてしまいます。なので、何かしら不満が残るんですよ。

OneNote ならすべてが解決できる!

ところが OneNote を使えば、今までの不満な部分をすべて解決できる可能性が高いんですよ。どういうことかというと、タブレットで OneNote を使えば紙に書く感覚を残すことができます。でも、実際には情報を共有化できるデジタルデータになっていますよね。

また、専用のシステムを用意すると大きな費用が発生してしまいますが、OneNote なら Office を購入したり、新しいパソコンを買えば大体の場合は付属します。（無料版の OneNote は仕事で使ってはいけないライセンスになっています。個人や教育機関は OK ですよ。）

また、書き込んだ報告は簡単に訂正できるので、メールのように再送信する必要もありません。こんな感じで OneNote なら、紙、専用システム、メールの良さを全部持ち合わせているんですね。

具体的な使い方は？

では、具体的にはどうやって使えばいいでしょうか？

まず、共有ノートを１つ用意して、そこに報告書のひな型を貼り付けます。後はそこに書き込んでいけば簡単に共有型の日報・週報になります。かなり簡単にできてしまいますが、もし報告書のひな型がなくてお困りの場合は、ネットから参考になるものが手に入りますよ。

以下のマイクロソフト公式サイトで日報や週報のひな型をダウンロードできますが、これは紙の報告書を再現したものです。これまで紙に書き込んでいた方なら使いやすいんじゃないでしょうか。

業務報告書 (日報・週報) - 無料テンプレート公開中 - 楽しもう Office

業務の内容や改善点などを記した報告書は後に会社の財産に! しっかりと記して残しておきましょう。

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もし、書式にこだわることなく、もっと簡単に報告したい場合は、表でカレンダーを作ってそこに書き込めばそれだけで十分でしょう。

特に難しいところはないと思いますが、共有ノートを各 OneNote で見られるように設定するのが面倒臭いかもしれないですね。でも、最初の１回だけだからそこはガマンです。後は、ちゃんと報告を書き込んでもらえるように周知徹底することでしょうか。

一旦使い方を覚えれば簡単なはずです。必要なときに書き込んで、ただ閉じればいいんですからね。報告を書いている途中に、いきなり閉じてしまってもちゃんと保存されているので、保存作業が必要ないというたったそれだけですが、相当便利に感じるはずですよ。

まとめ

いかがでしたか？

書式は使いやすいように好きなものを用意すればいいと思いますが、重要なポイントはノートを共有して、誰でもすぐに閲覧できるようにすることです。そうすれば、だれが何をしていたかすぐに分かるので、報告として非常に有効に働きます。これも、情報一元化のひとつですね。

以上、「OneNote で日報や週報を付けるには？」と題して説明しました。

OneNote でスケジュールを管理する意味とは？

あなたは「今スケジュールを手帳で管理しているけど、OneNote でもできるかなぁ？」と思われましたか？　確かに、OneNote はその名前通りノートなので、スケジュール管理ぐらいできそうですよね。でも、なぜわざわざ OneNote でスケジュールを管理するんでしょうか？

それは、紙の手帳では問題があるからではないでしょうか。OneNoteでは、標準の機能をいくつか組み合わせるだけで、簡単にスケジュール帳に変えることができます。でも、それでは単に電子化しただけですが、さらにOutlookと連携することで、強力な管理機能を実現できます。

手帳では実現不可能なスケジュール管理方法を実現してくれますよ。OneNote は Outlook と組み合わせることで、スケジュール管理の意味が出てくるんです。そこで、OneNote でスケジュールを管理する方法を詳しくご紹介しましょう。

OneNote でスケジュールを管理するときのポイント。

それでは、OneNote でスケジュールを管理するときのポイントを説明します。ポイントは４つにまとめましたので、ぜひすべてに目を通してください。

OneNote でできることをおさらい

OneNote でできること、つまり機能についておさらいしておきましょう。まず、表作成の機能が利用できます。OneNote 2010 以降は表に対する書式設定ができるようになっているので、表をうまく利用するとスケジュール管理がしやすいです。

そのほか、手書き入力の機能も直接メモが取れるので、使いやすいと思います。（ただし、デジタイザペンがないと使えませんので注意してください。）

これら２つの機能を使えば簡単にスケジュール管理ができそうですね。

どうやってスケジュールを管理する？

１ページをひと月として１２ページ用意し、それぞれに表でカレンダーを作成します。そして、そのカレンダーに予定を記入していけば、それだけでスケジュール表になりますね。ただ、カレンダーの形をそのまま再現すると作るのがちょっと面倒かもしれませんが。

もし、「カレンダーの形にはこだわらないので、予定さえ分かればいい」ということであれば、２列３２行程度の表を作って左の列に『日と曜日』、右の列に『予定』を入れるだけで簡単にスケジュール表が作れます。

工夫次第で好きなように作れますね。とりあえず何かしらの表を作れば、いいアイディアが浮かぶかもしれませんよ。

テンプレートを活用する

カレンダーを使ってスケジュールを管理したいけれど、表を作るのが面倒という場合は、テンプレートを使ってみてください。テンプレートならすでに出来上がった表をコピーするだけでよいので、とても簡単に作れますよ。

テンプレートはこちら ⇒ 楽しもう Office ライフ（※マイクロソフトの公式サイトです）

ちなみに、テンプレートは２種類あるようなので、用途に合わせて使い分けてください。一つは、各年に合わせて完全に完成しているタイプです。これならばすぐに使えるのでもっとも手間が省けるテンプレートですね。

もう一つは、何年用というつくりにはなっていなくて、一日（ついたち）が何曜日から始まるのかによって、７つの表が準備されています。あとは、それをその年の各月に合わせて少し加工することで利用できるようになっています。でも、一から作るよりははるかに簡単ですね。

こんな感じで、カレンダーのようにひと月分の表を作って予定を入力していくことで、スケジュールを管理するというやり方が基本的な方法なんじゃないでしょうか。

Outlook と組み合わせてみると？

OneNote だけでも表を使うことでスケジュール管理ができますが、Outlook と組み合わせると、さらに高度なスケジュール管理ができますよ。OneNote と Outlook の両方がインストールされている方にはぜひ試してみてほしい方法です。

具体的なやり方は次の通りです。

1. OneNote で予定に関するメモを取る。
2. メモの先頭の左側をクリックしてカーソルを置く。
3. ホームタブをクリックしてリボンを表示する。
4. 右側にある［Outlook タスク］をクリック。
   
5. メニューから予定をクリックして終了（ない場合は［ユーザー設定］をクリック）
   
6. ［ユーザー設定］を選んだ場合は［タスク］が表示されるので、予定を設定する。
7. ［保存して閉じる］をクリックして設定が終了。

こんな感じで高機能な管理が実現できます。

Outlook を使った場合は、予定が設定されていることだけが OneNote に表示されます。スケジュールそのものは Outlook で管理することになるので、２つのアプリでスケジュール管理システムが完成することになりますよ。

ちなみに、スケジュールが予定通りにこなせた場合はタスク（旗）をクリックしてください。すると、完了を示す「チェックマーク」に変わりますよ。もし予定変更となった場合は、タスクで右クリックして［タスクを Outlook で開く］を選んで更新してください。

もしタスクが必要でなくなった場合は、タスクを右クリックして［ Outlook タスクの削除］を選択してください。念のため、できれば Outlook を起動して、タスクが完全に削除されたことを確認すると間違いないですよ。

※Outlook との連携に関する記事（参考）

OneNote でタスク管理をするには？

OneNote でタスク管理をする方法を説明します。OneNote を使って、プロジェクト管理をしたいとお考えの方に適しています。OneNote と Outlook を併用することで、非常に高度なタスク管理ができることを説明しているからです。

onenote.hprs1.com

まとめ

いかがでしたか？

OneNote でスケジュールを管理する方法を説明しました。OneNote でできること、スケジュールを管理する方法、テンプレートを活用、Outlook と組み合わせ、という４つのポイントにまとめましたので、ご理解いただけたのではないかと思います。

OneNoteは使い方をちょっと工夫すると、簡単にスケジュール管理ができるようになりました。今回はテンプレートもあるので、かなり簡単だったのではないでしょうか。Outlook との連携もちょっと高度だけど面白いので、うまく活用していただければ幸いです。

以上、「OneNote でスケジュールを管理するには？」と題してご紹介しました。

OneNote で名刺管理をする意味とは？

OneNoteはいろいろなことができるので、「これなら名刺管理もできそうだぞ!」と思われている方も多いでしょう。あなたもそう思われたから、このページをご覧になっていると思います。確かに、OneNoteで名刺管理ができれば、かなり便利そうですね。

実際のところ、OneNoteには名刺管理の機能がありませんので、ちょっとした工夫とひと手間を掛ける必要があります。ですが、専用のアプリに負けないような名刺管理ができますよ。つまり、名刺管理を通じて、OneNoteの可能性を感じていただく意味もあるんですね。

そこで、具体的な名刺管理の方法をご紹介しましょう。

OneNote で名刺管理をするときのポイント。

それでは、OneNote で名刺管理をするときのポイントを説明します。

OneNote による名刺管理とは？

最初に、OneNoteによる名刺管理とはどのようなものか、概要を説明します。

OneNoteは単なるノートアプリなので、「一体どうやるの？」という方もおられると思います。そんなに難しく考える必要はなくて、単純に名刺をノートに貼り付けて、そばにペンでメモを書くみたいな感じを想像していただければよいと思いますよ。

ただし、紙のノートだと想像が付きやすいですが、電子ノートである OneNote だとどうなるのかわかりにくいかもしれないので、具体的なやり方をご紹介します。

どうやって、名刺管理を実現するのか？

実は、紙のノートで想像した通りでいいんです。名刺を取り込んで、そのわきにメモを取るというただそれだけなんですよ。OneNote は電子的といってもノートだから、紙のノートと分けて考える必要はないんです。そこが、OneNote のいいところなんですね。

ちなみに雰囲気的にはこんな感じを想定しています。それでは順番にやってみましょう。

ページを「あいうえお」順で準備する

名刺を管理するということは、整理するということでもあるので、名前順（あいうえお順）で並べてみましょう。ページを「あいうえお順」で作ると整理しやすいと思います。この時、ページを名刺の枚数に合わせて作っていくとよいかもしれません。

例えば、枚数が少ないときは「あかさたなはまやらわ」と作るパターンです。そうすれば、名前が存在する文字のページだけを作ればいいので、無駄が省けますね。

これが、もう少し数が多くなると「あいうえお～わをん」まですべてのページを作って整理すればいいと思います。具体的には「あ行、か行、さ行」などのページを作って、さらにサブページで「あ、い、う、え、お」と分けていく感じですね。

なお、ページの作成は［ページの追加］をクリックして作るだけなので、特別なことはしていませんよ。またサブページを作るには、ページを追加してからページタブを右クリックして［サブページにする］をクリックすればいいですよ。

表を作る

次に、各ページに表を作ります。単純には２行１列の表、つまりセルが縦に２つのものがあれば整理できます。例えば、上のセルに名刺を挿入して、下のセルにメモを入力します。こんな感じで表にまとめると、名刺とメモを同時に動かせるので、後で移動しやすいですよ。

名刺は次々増えると思いますので、後のことも考えないといけません。もちろんページを増やすのも手ですが、やりすぎるとページが多くて煩雑になるので、１ページにある程度の量を格納しないといけないでしょう。

そうなると、後で整理しやすいように名刺とメモが一緒に動いてくれれば面倒が少なくて本当に楽だと思います。なので、表を使わなかったとしても、コンテナにはまとめるようにしてくださいね。（メモ自体も整理できるという点で、表がお勧めですけどね。）

名刺を画像として取り込む

名刺を整理するので、当然スキャナを使って画像化しないといけません。多分これが一番面倒くさい仕事だと思いますね。読み取り用のアプリで処理してもいいし、GIMP などフリーのアプリで処理してもいいでしょう。

また OneNote 自体にも、スキャナが使える状態であればスキャンを開始できる機能があるので、これを使えば OneNote だけで名刺管理を完結させることもできますね。

「スキャンした画像」という名前ボタンがそれですが、ちょっとわかりにくいですね。あたかも準備してある画像を挿入するボタンに思えますが、実際にはスキャナから画像を取り込むボタンで、画像取り込みのダイアログが起動しますよ。

［挿入］ボタンをクリックすると、いきなりスキャンが始まって直接ノートに貼り付きます。なお、詳細な設定をしたいときやスキャナ付属のアプリを使いたいときは［カスタム挿入］を選んでください。これで OneNote から画像をスキャンできますね。

情報を入力する

さあ、ここまでくれば後はメモを書き込むだけです。名刺をもらった時の状況など名刺の裏に書いている方もいらっしゃると思うので、それを書き込んでください。また、名刺の文字情報は OCR 機能で文字化できますから、タイプすらしなくてもいいですよ。

ちなみにやり方は、

1. 名刺（画像）で右クリック。
2. ［画像からテキストをコピー］をクリック。
   
3. 任意の場所で貼り付け。
   

※ 実際やってみると「う～ん．．．」という感じですね（汗）。

こんな感じです。ただ、私の経験で言うと手書き文字よりも認識率が低いと感じるので、うまくいかないときはさっさとタイプしてください。そのほうが時間が無駄になりませんから。

最終的にはこんな感じになりました。名刺とメモが一つにまとまっているので、後から移動するのも簡単ですね。あとは、キーワードになりそうなものも入力しておくと、名刺を後から探すときに検索がしやすくなりますよ。

まとめ

いかがでしたか？

OneNoteで名刺管理をする方法を説明しました。名刺管理とは、名刺管理の方法、ページの準備、表の作成、名刺の取り込み、情報入力、など６つのポイントに分けて説明しましたので、ご理解いただけたのではないでしょうか。

どうでしたか、名刺をOneNoteで管理するというのも、できないことはないでしょ？　そりゃ専用アプリに比べれば手間はちょっとかかりますが、自分だけの管理方法が作れるから、自由度は高いですよね。また、検索機能が使えるから、すぐに目的の名刺にたどり着けますし。

今回ご紹介したやり方はあくまで一例なので、ご自分で最適なやり方を考えてみてください。これをベースにするもよし、全く違う方法を採るもよしです。ぜひ、参考にしていただければ幸いです。

以上、「OneNote で名刺管理をするには？」と題してご紹介しました。

OneNote でちょっとした在庫管理ができるのか？

あなたは、「OneNote で在庫管理が本当にできるのか？」と多少疑問をお持ちかも知れませんね。しかし、このページで紹介しているやり方なら不可能ではありません。もちろん本格的なデータベースのようなシステムにはなりませんが、簡単なものならできます。

こう説明すると、「だったらデータベースの方が良いじゃん」ということになりますが、ここで理解していただきたいのは、ノートシールの［タスク］です。もっと言えば、タスクの使い方を理解するために、在庫管理を題材にしていると思ってください。

そこで、在庫管理を通じてノートシールのタスクの使い方を説明します。

OneNote で在庫管理をするときのポイント!

それでは、OneNote での在庫管理のポイントを説明します。リボンをよく見るといろいろな機能がありますが、妙に目立つ「チェックマーク」が気になったことがありませんか？　今から説明するのは、そのチェックマークの使い方なんです。

OneNote での在庫管理とは？

OneNote での在庫管理について説明します。最初に触れましたが、在庫管理といってもデータベースと連携するような本格的なものではないです。そうですねぇ、近いものでいうとチェック表なんですが、コンピューターらしい高度なチェック表と捉えればいいんじゃないでしょうか。

これは、OneNote が標準で持っている機能をうまく使う方法です。データベースを作るほどではないけれど、手書きメモだとちょっと数が多すぎて、もてあますような場合に最適ですよ。だから在庫管理というとちょっと大げさかもしれないですね。

OneNote のタスクノートシールを使う。

さて、具体的にどんな機能で管理するのかというと、『ノートシール』という機能です。リボンの真ん中あたりにチェックマークがあるのに気づきますよね。これが『タスク』という名前のノートシールです。（「Outlook タスク」ではないので注意してくださいね。）

この、タスクノートシールを使うとノート上にチェックボックスが現れて、チェックのオン・オフが設定できるようになるんです。単純に、このチェックを利用することで在庫など各種の管理ができるようにできるんですよ。

タスクノートシールを使いこなす。

では、具体的な使い方をご紹介します。チェック表にするのが便利だ思うので、一例として出欠席のチェック表を作るにはどうしたらよいかを考えてみます。

チェック表を作って使ってみる

1. チェック表を作成します。
   
2. 表のユニークな文字列にタスクノートシールを設定します。
   氏名のセルの文字列にカーソルを置いて、タスクノートシールをクリックすると、その文字列の先頭にチェックボックスが付きます。（※必ず文字列に設定してください。）
3. 出席者のみチェックを付けます。
   

これが基本です。こんな感じにすると、チェックを付けたり外したりできるので、簡単にチェック表が作れますね。なお、タスクノートシールは必ず唯一無二の文字列に設定してください。なぜなら、文字列を判別のために使っているからです。

チェック表を使いこなす

単純にチェックがつくだけならあまり意味がないですね。ペンでチェックマークを書くほうが多分簡単ですから。そこで、以下のようにしてみてください。途端に便利になりますから。

1. ［ノートシールを検索］をクリックします。
   
2. すると、右側に「ノートシールの概要」が表示されます。
   
3. ［チェックされていないアイテムのみを表示する］をチェックします。
   
4. すると、チェックがついていないタスクノートシールだけが表示されます。

こうすると、誰が来ていないのかが簡単に抽出できて、分かりやすくなりますね。

欠席者を一覧表に

欠席者が分かったら一覧表にしてみましょう。

1. ［概要ページを作成する］をクリックします。
   ※「ノートシールの概要」の下のほうにありますよ。
2. すると、新しいページが自動的に追加されてチェックなしの一覧が出来上がります
   

こんな感じで一覧表が作れます。こうすれば、簡単な報告書にできますね。

シチュエーションを考えてみる

出欠席のチェック表を例にしてみましたが、これが商品名や商品IDであれば簡単に在庫管理になりますよね。例えば、倉庫で在庫数を確認するときなんかに使えると思いますよ。つまり、共有ノートにこのチェック表を作るんです。

倉庫で使うのは、無線LAN接続されたタブレット端末で、在庫をチェックするたびに共有ノートが更新されます。こうすれば倉庫で数えた在庫数が事務所のパソコンで確認できるわけです。なんならチェック表の横にメモも書き込んでもいいんですよ。

そうすると例えば、何が足りないとか、何が多いとか連絡しなくてもいいんです。OneNote を見れば現状がリアルタイムで分かるんですから。

まとめ

いかがでしたか？

本当に簡単で単純なんですが、特別なシステムを組むこともなくチェック表ができると思います。しかも、このチェック表を共有ノートに作れば、ほかの人もリアルタイムで現在の状況を確認することができますね。データベースが要らないからすごく楽だと思いますよ。

以上、「OneNote でちょっとした在庫管理」ができることをご紹介しました。

OneNote でタスク管理をする意味とは？

OneNote が単なるノートアプリではないということは、なんとなく分かると思うんですが、実はタスク管理ができるようになっているんです。いくつか条件をクリアする必要があるんですが、かなり便利に使えるのは間違いないですよ。

ところで、なぜ OneNote でタスク管理をすると、便利なんでしょうか？　それは、書き込んだメモに対して、直接タスクを結びつけることができるからです。つまり、仕事の予定とメモを分離しないから、見た目にも仕事と関連づいていることがわかるところに、意味があるんですね。

そこで、どのようにタスク管理（プロジェクト管理）の機能を使えばよいのか、詳しく具体的にご紹介します。おそらく、多くの方がご存じない機能を知ることができますよ。

この記事を実際に試すには、Outlook が必要です。

OneNote でタスク管理をする方法。

それでは、OneNote でタスク管理をする方法をご紹介します。ポイントは５つありますので、ぜひ丁寧に最後まで読んでください。

OneNote のタスクとは？

通常タスクは『仕事』の意味で使われていると思うんですが、OneNote でも同じように仕事と解釈して問題ないと思います。では、OneNote でタスクがどのように関係してくるのかというと、メモとタスクを結びつけることができるようになっているんです。

そうすることによって、わざわざ別のスケジュール表にスケジュールを入れる必要がないんです。例えば会議をしていて「○○をいつまでに調べる」ということが必要になった時、普通ならスケジュール管理ができる手帳やグループウェアに記録しますよね。

ところが、OneNote の場合はメモを取っているノートに直接予定を組み込めるんですよ。

ノートに予定が組み込める？

OneNote のノートに予定が組み込めるとはどういうことなのか、具体的にお話しします。

例えば以下のような感じで、「上半期売り上げ状況」という資料を作ったとします。

そして、この資料を今度の会議で報告することになったとしましょう。そのとき、スケジュール帳やグループウェアに予定を記録するのではなく、『Outlookタスク』というものを利用して Outlook でスケジュール管理をするんです。（つまり Outlook は必須です。）

具体的には、まず、タスクを設定するメモを準備します。例えば「上半期の状況を会議で報告する」というように一目見て分かるような言葉にします。そしてその文字列にカーソルを置いてからリボンの『Outlookタスク』ボタンをクリックします。

予定の期限が今日なのか、それとも何日後なのかを指定できるので、期限に近いものを選びます（例では来週を選びました）。もし正確にいつということが分かっているのなら、［ユーザー設定］を選択して分かっている日付を設定してください。

すると、文字列の先頭に旗が立ちますよね。これで、タスクが設定されました。要するに「これをいつまでにやるのか」という期限を決めたということなんです。なお、この旗のマークをつけられるのは文字列（手書きもOK）なので、必ず何かしらのメモが必要になるんですね。

Outlook はどうなる？

さて、OneNote でタスクを設定してそれで終わりだと、意味がよくわかりませんよね。そこで、Outlook の方はどうなっているのか確認してみます。

Outlook を起動したら、ウィンドウ左下のアイコン群の中から、クリップボードにチェックマークがついているものをクリックします。

すると、タスクの一覧が表示されます。

OneNote で設定したタスクが表示されていると思います。旗が立った文字列を表示用に使っていることが分かりますね。そして、この文字列をクリックするとタスクの詳細な内容が表示されます。これでタスクが確認できますね。

なお、すでに仕事が完了しているなら［進捗状況を完了にする］のボタンをクリックしてタスクを終了させます。そうすれば、仕事の最中なのかすでに終わったのかが一目で分かりますよ。（チェックがつきます。）

予定を確認したらタスクをダブルクリックしてみてください。すると、タスクの進捗状況や優先度など細かい設定を行えます。例えば、仕事を開始したのであれば進捗状況を［未開始］から［進行中］に変え、達成率を自分なりの基準で設定し［保存して閉じる］です。

これが、OneNote でタスク管理するときの一通りの流れです。

タスク管理を整理してみると？

さて、話が長くなったので、最初から流れを整理してみます。

タスクの設定方法

1. OneNote のタスク管理には Outlook が必要
2. タスクを設定したい場所にメモを書く
3. メモに対してOutlookタスクを設定（旗のマークが付く）

タスクの確認方法

1. Outlook を起動する
2. タスクを一覧表示
3. タスクをクリックして内容を確認
4. タスクをダブルクリックして内容を設定（保存して閉じる）

ざっと整理すると、こんな流れになりますね。

OneNote でタスク管理をすることのメリット。

OneNote でタスク管理をすることのメリットは、メモと予定が連携するようになるので、管理がとても楽になることです。タスクを一元的に管理するから、「仕事のメモ＝予定」ということになります。したがって、管理が楽になり、確認作業がとても簡単になるわけです。

つまり、「この仕事いつまでだっけ？」とか「この予定日までに何をするんだっけ？」みたいなことが起こらなくなるんですね。また、OneNote のタスクから Outlook を起動できるし、Outlook のタスクから OneNote を起動することもできるので、内容や予定の確認がとてもしやすいんですよ。

これは、OneNoteだけではタスクが点在してしまうし、Outlookだけでは仕事の内容がよく分からないという弱点を、相互補完しているんです。だから、OneNote と Outlook が連携すると、システムとして機能するので、相当強力なビジネスツールになるんですね。

ちなみに、Outlook で一覧表示されているタスクのどれかを右クリックしてみてください。「アラーム」の設定もできるようになっているので、Outlook さえ起動していれば、予定の期限が近いことを教えてくれますよ。

まとめ

いかがでしたか？

OneNote でタスク管理をする方法を説明しました。タスク管理５つのポイントとして、OneNoteのタスク、ノートに予定を組み込む、Outlookのタスク、タスク管理を整理、タスク管理のメリットを説明しましたので、なんとなくイメージしていただけたのではないかと思います。

タスク管理は、OneNoteのちょっと隠れた機能ではあるんですが相当強力なもので、この機能をマイクロソフトが積極的に押していないのが、不思議なくらいですね。OneNote と Outlook の両方があれば、「できるビジネスマンの必須ツール」ぐらいの存在だと思うんですよね。

なお、Outlook はマイクロソフトの SharePoint Server と連携しているともっと面白いことができるんですが、長くなったので今回はここまでにしておきますね。

以上、「OneNote でタスク管理をするには？」と題して説明しました。