なぜ、OneNote はキャッシュが重要なのか？

あなたは、「OneNoteのキャッシュはどのように機能しているんだろうか？」と疑問を感じて、このページをご覧いただいていると思います。確かに、ノートアプリにキャッシュがあるというのはなんだか違和感がありますからね。

キャッシュというと高速化のイメージが強いですが、OneNoteの場合は、役割が少し違います。実は高速化よりも、ファイルの保存動作に関して、非常に重要な役割を果たしているんです。もっと言えば、キャッシュがなければOneNoteは、ノートの読み込みと保存ができないんです。

そこで、どのような役割をしているのか、詳しくご紹介しましょう。

OneNote のキャッシュを理解するためのポイント。

それでは、OneNote のキャッシュを理解するためのポイントをご紹介します。ポイントは５つあるので、一つ一つ確実に目を通してください。

キャッシュとは何か？

まず、OneNote におけるキャッシュとは何でしょうか？　OneNote におけるキャッシュの役割は、データの一時保存場所です。キャッシュは一般的な意味でいうと、高速化のための役割ですが、これが OneNote では、ファイルの保存と密接な関係があるんですね。

もちろん、高速化とまったく無縁というわけではないようですが、それはあくまでも二次的なことであって、本来の目的が保存であることは間違いありません。したがって、OneNoteのキャッシュは、ファイルの保存のためにある機能だと理解してください。

OneNote のキャッシュはどこにあるのか？

では、OneNote のキャッシュはどこにあるんでしょうか？　これは、OneNoteのオプションを確認すると分かります。オプションの表示方法は次の通りです。

1. メニューの［ファイル］をクリック。
2. 左下にある［オプション］をクリック。
   
3. オプションダイアログが表示される。
4. 左にある［保存とバックアップ］をクリック。
   
5. 下の方に［キャッシュ ファイルの場所］が見つかる。

このように、オプションを確認すると、キャッシュの場所がわかります。Windows の個人設定が格納されているローカルフォルダ内に、キャッシュ専用のフォルダを作って、そこにファイルとして保存していることが読み取れますね。

なお、キャッシュは保存場所を変更できるようになっていますが、よほど特殊な事情がない限り変更しないでください。なぜなら、かなり高い確率でトラブルを引き起こしてしまうからです。

なぜ、キャッシュ機能があるのか？

続いて、なぜOneNoteにキャッシュ機能があるのか、詳しく見ていきましょう。冒頭でもお話ししたように、キャッシュは保存に大きく影響しています。簡単にいうとOneNoteの保存動作は、いったんキャッシュに保存したのち、本来のファイルに上書きするという動きをします。

これをOneNoteでは『同期』と呼んでいます。つまり、直接の保存先はキャッシュであって、ノートブックのファイルではないんですね。別の言い方をすると、同期を実現するために、キャッシュという機能を導入していると言えるでしょう。

これで、「キャッシュ・保存・同期」という３つのキーワードの関連性がわかりましたね。

キャッシュには、どんなメリットがあるのか？

さて、キャッシュ機能にはどんなメリットがあるんでしょうか？　これは、データの保存に神経を使わなくてよいという点が、大きなメリットになっています。具体的に説明すると、ファイル（ノートブック）の保存場所は、ローカルでもネットワークでも問いません。

そして、そのファイルにアクセスできるかどうかも関係ありません。キャッシュにさえアクセスできれば保存という処理は成立します。そして、どこかのタイミングでファイルにアクセスできれば、その時にまとめて上書きします。だから、常時アクセスできなくても構わないんですね。

つまり、キャッシュ（同期）というシステムにしたおかげで、元のファイルには、たまにアクセスできるだけでも十分に保存が成立するというわけなんです。したがって、次のような状況でもデータの保存ができます。

• ネットワークにノートブックを保存しているが、ネットワークの無い出先でOneNoteを使ったのちデータを保存。
• ネットワークにノートブックを保存しており、OneNoteを使用していたところ、ネットワークが突然不通になったが、通常通り保存。

このように、保存という面倒な作業に神経を使わなくてよいというのが、OneNoteのキャッシュのメリットではないでしょうか。

キャッシュの制御はできるのか？

OneNoteのキャッシュは、ユーザー側で制御できるのか気になりますよね。これは、残念ながら完全自動となっていて、何らかの制御をすることはできません。先ほどお話ししたように、せいぜいで保存場所が変えられるだけです。

しかし、キャッシュをクリアすることは可能です。なぜなら、キャッシュの不具合によって、まれにOneNoteでエラーが発生するからです。キャッシュのクリアは、起動時にコマンドを使うことで可能になっていますが、普段から使うものではないので、裏技のような扱いになっています。

詳しくは、こちらのページで［セーフブート］として紹介しています。

OneNote 同期エラーが出たときの対処方法とは？

OneNote 同期エラーが出たときの対処方法について説明しました。同期に問題が発生してお困りの方はぜひご覧ください。パターン別にいくつかの解決方法をご紹介したので、どなたでも参考にしていただけると思いますよ。

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まとめ

いかがでしたか？

OneNote はキャッシュがわかると、保存が理解できることを説明しました。キャッシュとは何かから始まり、キャッシュの場所、キャッシュの必要性、メリット、制御、など５つのポイントがありました。キャッシュについて、ご理解いただけたのではないでしょうか。

キャッシュは、同期を実現するために存在する、データの一時保存場所です。同期によって、オンライン・オフラインが関係なくなることで、保存について全く意識する必要がなくなりました。キャッシュ機能は、まさにOneNoteの根幹を支えるシステムであると言えますね。

同期をうまく活用して、OneNoteをネットワーク上で快適に使用していただければ幸いです。

以上、「OneNote キャッシュがわかると、保存が理解できる！」と題して説明しました。

OneNote 同期エラーとは？

OneNote ではまれに同期エラーが起こって、ノートの内容がうまく保存されないことがあります。普段通り使っていて同期エラーが発生した場合は、ほぼ間違いなくトラブルだと考えられます。ところで、同期は保存動作なので、すべての OneNote で起こり得る問題です。

したがって、すべてのユーザーが知っておくべきトラブルだと思います。今何も起きていなくても将来的に役立つかもしれないので、ぜひ目を通しておいてください。

OneNote 同期エラー解決方法のご紹介

OneNote の同期エラーにはいくつかのパターンがあるようなので、解決策も３つ紹介しました。共有ノートの場合とローカルで使っている場合では違うので、状況に合わせて試してみてください。

１．ネットワーク接続を確認する（共有）

まず試してほしいのが、ネットワーク接続の確認です。意外と多いのが、LANケーブルが抜けていて共有ノートにアクセスできないパターンです。もちろん、無線LANで接続できていない場合もありますね。ちゃんとケーブルが接続されているか、無線が受信できているかチェックしましょう。

物理的に問題がなければ、エクスプローラーなどでネットワークを一覧してLAN接続ができているか確認しましょう。コンピューターが一覧されなければネットワークの問題なので、まずはそこの解決が必要になります。解決方法は趣旨が変わってくるので、ポイントだけ説明します。

1. ケーブルが断線していないか？
2. ネットワーク機器の電源が入っているか？
3. ハブが故障していないか？
4. 無線のアクセスポイントが故障していないか？
5. ネットワークの設定が正しいか？

必ず、上記のような基本的なことをチェックしてみてください。これだけでも十分情報が得られるはずですよ。

２．同期を手動で行ってみる（共有）

次に試してほしいのが、同期を手動で行う方法です。この方法なら同期状態を確認して、未同期であれば手動で同期してしまうことが可能です。やり方は以下の通り。

1. 同期できていないと思われるノートのタブを右クリック。
2. ショートカットメニューの［ノートブックの同期状態］をクリック。
   
3. ［共有ノートブックの同期］ダイアログが表示される。
   
4. ［前回の同期］の時刻をチェックして同期の有無を確認。
5. 未同期なら［今すぐ同期］のボタンをクリックして手動で同期。
6. ダイアログを閉じて、ノートの状態を目視で確認する。

たいていの場合はこれで問題なく同期されると思います。もし、［共有ノートブックの同期］ダイアログで［手動で同期する］にチェックされている場合は、［変更があったときに自動的に同期する］にチェックを切り替えてください。

３．セーフブートを使ってみる（共有・ローカル）

最後にセーフブートを使う方法をご紹介します。セーフブートは、OneNote の起動方法を選択できるダイアログが表示されるものです。ダイアログの中に［ノートブック キャッシュの削除］があるのでこれを使います。キャッシュを削除するとうまくいくことが多いようですよ。

1. スタートメニューの検索ボックスなどで「onenote /safeboot」と入力。
   
2. ［Enter］キーを押して OneNote をセーフブートする。
3. ［OneNote の起動方法を選択してください。］ダイアログが表示される。
   
4. ［ノートブック キャッシュの削除］をクリックすると OneNote が起動する。

なお、OneNote 起動直後はこれまで開いていたノートブックがすべて消えています。きっとびっくりしてしまうと思いますが、ご安心を。これは、ノートブックが削除されたわけではなく表示されていないだけなので、使いたいノートを一つ一つ自分で開き直してください。

ところで、［OneNote の起動方法を選択してください。］のダイアログは、［キャンセルして閉じる］とした場合、次回起動時に再び表示されます。トラブルがない状態で試に表示してみた場合などは、［通常どおり起動］をクリックすることで、元通りになりますよ。

それでもダメなときは？

これらの方法でもダメなときは、OneNote（Office）自体の修復や再インストールが必要かもしれません。さらに、修復等を行ってもダメだった場合は、Windows そのものに何かトラブルが起こっている可能性も否定できません。こうなると、OS をリカバリーするしかないかもしれませんね。

他のアプリが OneNote の動作をじゃましていることも考えられなくもないんですが、可能性としては低いと思います。どうしてもうまくいかないときは、いろいろ悩むよりも OS から入れ直してしまうのが一番確実で早いかもしれませんね。（←できるだけやりたくはないですけどね。汗）

まとめ

いかがでしたか？

OneNote の同期エラーについて説明しました。同期エラーはめったに出ることが無いので、ほとんどの方には関係ないと思うんですが、それでもお困りの方は想像以上にいらっしゃるようです。マイクロソフトも認識しているようで、最新の状態にアップデートするように呼びかけています。

つまり、OneNote（Office）が最新であれば起きる可能性は極めて低いということなので、メンテナンスを怠らないというのが、一番の予防策になるのではないでしょうか。OneNote の知識も大事ですが、パソコンそのものの知識も習得するように心がけてくださいね。

以上、「OneNote 同期エラーが出たときの対処方法とは？」と題して説明しました。

共有を解除しなくても同期を止められます

普通の使い方をしていると特に気にしない同期ですが、例えば通信契約の関係でまとめて通信したいときなど、同期させないように止めてしまうことが必要な場合があるんじゃないでしょうか？　そこで、同期をユーザー側で制御する方法を紹介するので、同期をうまく止められますよ。

どんな時に同期している？

OneNote がどんな時に同期しているかというと、ノートの内容を更新した時です。テキストを入力したり、画像を挿入したり、ペンで手書きしたりと、とにかく内容が書き換わった時に自動的に同期しているんです。なので、通常の使用では同期の制御は必要ないと思います。

ただ、どうしても同期を制御して手動に切り替えたい方もいらっしゃると思うので、分かりやすく説明してきますね。

同期させないようにする具体的な方法

それでは、具体的に同期させないようにする方法を説明していきます。

1. ノートブックウィンドウから同期を止めたいノートを見つける。
   
2. ノートを右クリックして［ノートブックの同期状態］をクリック。
   
3. 表示された「共有ノートブックの同期」ダイアログで［手動で同期する］を選択する。
   
4. ノートブックに赤の×が付いているのを確認して、右下の［閉じる］ボタンをクリック。
5. ノートブックに×印が常時つくようになる。
   

これで、同期を止めることができました。

手動で同期するには？

同期を止めるだけでいい場合はこれで作業は終了なんですが、同期を手動で行いたい場合は、次のようにします。

1. ノートを右クリックして［このノートブックを今すぐ同期］をクリック。
   

これだけで簡単に同期できますよ。また、以下の方法でも同期できます。

1. 先ほどの要領で、「共有ノートブックの同期」ダイアログを表示する。
   
2. ノートブックの右側にある［今すぐ同期］をクリック。
3. 同期が完了したら右下の［閉じる］をクリックして完了。

この方法を使えば前回同期した時間をチェックすることができるので、もう少し詳細な情報がほしいときに使ってみてください。

手動で同期を行う状況とは？

手動で同期を行う必要があるのはどんな時でしょうか。

本来ならノートの内容を更新した時点で同期するので、自動で任せてしまったほうが確実です。ところが、外出先で共有ノートを利用する場合などで、通信契約がパケットではなく時間によって課金される場合は、まとめて同期させたいですよね。

そこで、同期を手動制御することで、調節ができます。また、共有ノートを同期、つまり上書きしてしまうとマズイ場合もあると思うので、そういったときに同期タイミングを制御できると扱いやすくなりますね。

まとめ

いかがでしたか？

ノートの同期を手動に切り替えることで OneNote に同期させないようにできます。ネットワーク接続を切る必要もないし、共有を解除する必要もありません。ちなみに同期していなくても、自動的にローカルのキャッシュを使うので、ノートが消える心配はありませんよ。

※ 同期について、詳しくはこちらの記事をご覧ください。

OneNote の同期が分かります

OneNote は保存という概念を持たず、『同期』という方法を使って情報を記録します。今までのアプリとは違った概念なので、なかなかピンときませんよね。そこで、同期とはいったい何をしているのか、分かりやすく説明します。

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以上、「OneNote を同期させないようにするには？」と題して説明しました。

同期タイミングは OneDrive の使い方で早くなる！

OneNote のノートを共有していると、共有者が書き込みをし合うことはよくあると思います。ところが同期タイミングが遅いと、なかなか書き込み内容が反映されなくて「イラッ」とすることもありますよね。この同期タイミングが最も早い保存場所が分かったんですよ。

OneNote のノートを普通に共有すると同期が遅い

OneNote 2010 以降はノートの共有方法が、フォルダでのファイル共有のみに統一されました。つまり、一般的なアプリと同じように共有フォルダにファイルを保存するという普通のスタイルになったわけです。すると、共有方法は簡単になったものの別の問題が起こりました。

それは、同期のタイミングが遅いという問題です。OneNote 2007 であれば、ライブ共有と言って完全リアルタイムでの共有でしたが、OneNote 2010 以降のように単なるファイル共有の場合は同期を行うことで内容を更新しています。だから、同期のタイミングが影響するんです。

具体的にいうと、Ａさんが書き込んだ内容が瞬時にＢさんのノートに反映されるのがライブ共有で、書き込んだ内容が反映されるまで時間差が発生してしまうのが、同期なんです。書き込んだ内容が正しく反映されるまでに最大で１分ほどかかることもあるので、イライラすることもあるんですよ。

ノートを OneDrive で共有するだけで同期が早くなる!

OneNote のノートを共有した時に同期タイミングを早くするためには、OneDrive への保存が最適だということを、実は最近になって発見しました。ただし、単純に OneDrive に保存してしまうと異常なほど同期が遅いんですよ。なので、ちょっとしたコツがあるんです。

それは、OneNote から直接 OneDrive に保存するんです。ノートを作って名前を付けて保存するときに OneDrive を保存先にすれば、それで構いません。

この方法を採らずに、いったんローカルに保存して、それをコピーするやり方をしてしまうと同期が遅いんです。なんか変な感じですが、それぞれ違いがあるんです。

同じ OneDrive なのに、OneNote から直接保存した場合は別の見えない領域に保存されます。エクスプローラーや、通知領域の OneDrive アイコンから開くフォルダとは違うんです。でも、ブラウザからは見ることができる、OneNote 専用ともいえる特別な領域なんですよ。

なぜ、同期のタイミングが違うのか？

なぜ同期タイミングが違うのか調べてみました。どうやら、同期を行うアプリが違うようなんです。OneNote から保存したときは、OneNote がノートを直接管理しているのに対して、OneDrive にファイルをコピーすると OneDrive がノートを管理しているんです。

すると何が起こるかというと、OneNote が管理しているときは OneNote のタイミング（オプションの設定）で同期します。ところが OneDrive が管理していると、同期のタイミングは OneDrive が握るので、OneNote の設定は意味がなくなるんです。

ノートを他のファイルと同じようなやり方で OneDrive に保存してしまうと、OneNote が同期をとるのはあくまでも、ローカルの OneDrive 用フォルダにあるファイルになってしまうんですよ。

だから、OneNote から直接 OneDrive に保存する方法を採らないとまずいんです。

OneDrive に保存するとどうなる？

では、OneDrive に保存すると具体的にどうなるかというと、OneNote は同期し続けるんですよ。ほぼずっと同期を示すマークがノートのタブに現れ続けます。それが、どれくらいの効果を示すかというと、内容の反映にかかる時間がほんの数秒程度になるんですよ。

なお、同期し続けてはいますが、実際には内容が更新されていなければ同期は行われていないはずなので、特に問題はないと思います。ただし、通信が途切れることなく行われることになるので、ネットワークが安定的につながっていないと、動作に支障をきたすかもしれないですね。

既存のノートの場合はどうする？

ノートを OneNote 専用の領域に保存するためには、OneNote で新規作成するしかありません。なので、既存のノートを移動することができないんです。そこで、既存のノートを移動したい場合は、ちょっと工夫して移動と同等の処理をすることになります。

やり方は簡単で、

1. OneDrive にノートを新規作成する。
2. 移動したい既存のノートを開く。
3. すべてのセクションを OneDrive の新しいノートにコピーする。

たったこれだけです。

ローカルや共有フォルダのノートと OneDrive のノートは同時に開けるので、保存場所が違うノートどうしでのセクションのコピーが簡単にできるんですよ。だから、既存のノートの場合でも、ひと手間かけることで専用の領域に保存することができるんです。

まとめ

いかがでしたか？

OneNote では、保存場所がどこなのかをチェックしているみたいで、OneDrive の時だけ特別な動き（同期）をするようです。どうやらインターネットが使える環境なら、積極的に OneDrive を利用したほうが、OneNote を活かしきれるようですね。

以上、「OneNote 同期の遅さは OneDrive で解消？」と題して説明しました。

OneNote をメモ帳の代わりに使うと便利ですよ

あなたは、Windows のメモ帳を使っていて不便に感じることがありますか？　機能がかなりシンプルなので、「もう少し○○ができたらなぁ」と感じることがあると思います。そこで、OneNote を代わりに使ってみてください。かなり便利になりますよ。

メモ帳の問題点について考える

メモ帳のどんなところに不満がありますか？　もともと『テキストエディタ』なので、文字を入力できること以外に特別な機能がありません。おそらくこれが原因ではないかと思うんですが、メモ帳の役割はテキストファイルの表示と作成なので、むしろ多機能は余計なんですね。

ただ、名前が『メモ帳』だからどうしてもちょっとしたメモを取るイメージになると思います。だから、本来の目的から少しずれた使い方をしてしまっているために、使いにくいとか機能が足りないという不満になるんじゃないかと思うんですよ。

なので、もっとメモに適したアプリを使ったほうがいいんじゃないかと思います。OneNote はまさにメモ用途に適したアプリですよ。

メモ帳にはない OneNote の特徴とは？

メモ帳と OneNote の決定的な違いは保存方法です。メモ帳はその都度「名前を付けて保存」をしますが、OneNote は最初に名前を付けて保存をしたらそれっきりです。書き込んだ内容は勝手に書き込まれます。通常これを同期と言っています。

また、OneNote は文字に対してある程度の書式設定ができるので、ワープロほどではないですがそこそこの装飾はできますよ。さらに、箇条書きや簡単な表の挿入もできるので、ちょっとした文章なら十分なものができます。なので、機能面では十分でしょう。

ただ、ハッキリ言ってメモ帳の代わりに使うには相当オーバースペックになると思います。それでもかなり便利に使えるんですよ。

OneNote をメモ帳の代わりに使うには？

それでは具体的にどうやってメモ帳の代わりにするか説明していきます。

まず、OneNote は起動しっぱなしにしておきます。もし、メモリが足りないのでそれは難しいという場合は、タスクバーにアイコンを登録してすぐに起動できるようにしておいてください。そして、「クイックノート」をあらかじめ開いておいて、いつでも使えるようにしておきます。

もちろん、新規にノートブックを作成して専用のページを開いておいても構いません。むしろその方が後々情報の整理がしやすいかもしれないですね。さあ、これで準備は完了です。後は何かある度にすぐにメモするだけですよ。

たったこれだけですが実はすごく便利になっているんです。というのも、メモ帳の場合は名前を付けて保存しない限り、アプリが閉じられるとメモが失われてしまいます。ところが、OneNote であれば書き込んだ時点ですでに保存されています。

すると、何も考えずにアプリを閉じてしまった時に、「あっ、しまった。保存し忘れた!」ということがなくなるんですね。いらないメモなら後から消すだけなので、すごく便利なんですよ。メモは消さない限り消えないから、本当に気軽に使えるんですね。

ちょっとした弱点もあります

もちろん良いことばかりではないんです。大がかりなアプリなので、メモ帳に比べると重いという難点があります。これについては、最近の大容量メモリが搭載されたパソコンで OneNote を常時起動しておけば、ある程度は解消すると思いますよ。

また、メモは消さないと消えないので、ある程度たまったら整理しないと、どんどんメモがたまり続けてしまいます。なので、ちょっとずぼらな人はまずいかもしれないですね（笑）。

まとめ

いかがでしたか？

OneNote をメモ帳の代わりにするのは、かなりもったいない使い方だなあとは思うんですが、実際にやってみるとかなり便利なんですよ。OneNote の使い方がよく分からないときに、とりあえず試してほしい使い方でもありますね。これはお勧めですよ。

以上、「OneNote はメモ帳の代わりになる？」と題して説明しました。

同期頻度の調整で対応できます

OneNote のノートを共有して使っていると、同期が遅くて共有内容が反映されないことがありますよね。そんな時はイライラしてしまって精神衛生上もよくないでしょう。そこで、少しでも同期が早くなる方法を紹介しますから、ぜひ一度試してみてください。

同期の調整方法がない？

あなたは OneNote の同期を調整する方法が分かりますか？　実は、オプション設定のどこを探しても『同期』に関する設定が見当たらないんです。「だったらどこを触るの？　起動オプションでも設定するの？　レジストリでも書き換えるの？」となりますが、そこまで難しいことはしません。

OneNote のオプション設定をもう一度よく見てもらえませんか？　ちゃんと同期に関する設定がありますから。

どこで調整するのか？

OneNote で同期に関する設定を行うには、実はバッテリーに関する調整を行うんですが、何のことかよく分からないですよね。そこで、詳しいやり方を説明したので、具体的には次のようにやってみてください。

1. 左上の［ファイル］をクリックする。
   
2. ［オプション］を表示する。
   
3. ［詳細設定］をクリックする。
   
4. 中央やや下の位置までスクロールする。
   
5. ［バッテリのオプション］の設定を［処理を最大限に実行］に切り替える。
6. 右下の［OK］ボタンをクリックして設定終了。

こんな感じで同期の頻度を高くすることができます。

名前が［バッテリのオプション］となっているので、全く関係がなさそうに感じますよね。でも、説明書きをよく読んでみると、「ノートブックの同期」という言葉と「処理の頻度を減らすことでバッテリ使用時間を延ばすことができます。」となっているんですよ。

要するに［バッテリのオプション］という設定は、同期などのバックグラウンドで行う作業をコントロールすることで、電力消費と動作効率のバランスを調整するということなんですね。ちなみに［最大限のバッテリ使用時間］を選べば同期頻度が落ちる代わりに電力消費を抑えられますよ。

設定変更による効果はどれくらいある？

設定変更によってどれくらいの効果が出るか、正直言うと「う～ん、少し良くなったかな？」ぐらいかもしれないです。使用環境などの条件で影響があるようなんですが、かなり頻繁に同期するわけでもなさそうです。（ひょっとするとAC電源のときは頻繁かもしれないですが。）

ノートを共有しているときに、相手が何かを書き込んだら、それができるだけ早く反映してほしいから同期頻度を変えたいんですよね。でも、OneNote の機能として誰かがノートに書き込んだことを知るすべがないみたいです。それで、定期的な同期を行っているんだと思うんです。

となると、手っ取り早く同期させるには、自分がノートに何かを書き込むことでしょうね。自分が書き込めば当然同期するので、確実に頻度を上げるための方法になると思います。

まとめ

いかがでしたか？

バッテリーの設定が同期に影響するというところが、ちょっと分かりにくいところではないかと思いますね。でも、パソコンに詳しくない方には分かりやすい表現なんじゃないかと思いますよ。同期の頻度を上げるためには、AC電源に接続し、バッテリオプションを切り替えてみてください。

さらに、ノートに書き込むことで強制的に同期させることもできるので、結局は OneNote を積極的に使うことで、実は同期が頻繁になるということなんじゃないかと思いますよ。

以上、「OneNote の同期が遅いときは？」と題して説明しました。

OneNote のデータを移行する意味とは？

OneNote のノートブック（データファイル）を新しい環境へ移行したいことがあると思います。あなたも「OneNote のデータを移行するには、どうしたらいいんだろうか？」と疑問を持たれたからこそ、このページをご覧になっていると思います。

ところが、ファイル形式が OneNote 専用だから、データを移行することができるのが不安になりますよね。実は、OneNoteのデータは、特別な移行方法がありません。つまり、データを移行するということは、自分なりのやり方を考えるという意味でもあるんです。

そこで、「これなら大丈夫!」とおすすめできるやり方をご紹介します。

バージョンが古い場合は注意すべきポイントがあるので、気を付けてくださいね。

OneNote のデータを移行するときのポイント。

それでは、OneNote のデータを移行するときのポイントをご紹介します。状況に応じて、やり方が違いますので、ご自分の場合に合った方法をやってみてください。

データを移行したい状況とは？

まず、データを移行したい状況を確認しておきましょう。冒頭にもお話ししましたが、OneNote のバージョンが新しくなったりすると、データを移行する必要が出てきますね。また、パソコンの環境が変わった時などやっぱりデータ移行が必要になると思います。

他には、新しいノートブック（データファイル）を作って、そこに古いノートブックのデータを移行するということも考えられるでしょう。そこで、こういった状況でどのように移行するのか、やり方と注意点について、順を追ってご紹介します。

具体的な移行方法は？

まず、古いバージョンのノートブックを新しい OneNote で使う場合ですが、これは全く何もする必要がなくて、ただそのままファイルを開けば使うことができます。下手に何かするとマズイですが、そもそも何もできないんですよね（笑）。

「とりあえず使うだけ」ならそれで問題ないんですが、実はバージョンが古い場合は、注意する必要があります。それは、OneNote 2007 以前の場合です。2007と 2010 の間には、形式の違いによる境目があるんですよ。だから、使い方によっては気を付けてほしいんです。

ノートブックが 2007 以前の場合はどうする？

ノートブックが 2007 以前と 2010 以降では、次のような動作の違いが出てきます。

1. 2007 形式の場合は、2010 以降で採用されている同期方法が使えません。
2. 2010 以降の形式の場合は、OneNote 2007 以前では開けません。

つまり、OneNote 2007 と 2010 以降が混在している場合は、どちらでも使えるように 2007 形式にするしかないです。また、OneNote 2007 が存在しない環境では、2010 形式のノートブックにしたほうが、最新の機能が使えるので便利なのは間違いないです。

2007 形式のノートブックを 2010 形式に変換することは可能なので、わざわざ中身を新しいノートブックに入れ替えるような作業は必要ありません。変換する場合は以下のようにやってください。なお、特に気を付けないといけないポイントはないと思います。

1. 変換したいノートブックを、使いたいバージョンの OneNote で開く。
2. ウィンドウの左側にある、変換したいノートブックの名前を右クリックする。
3. メニューの［プロパティ］をクリック。
   
4. ［既定の形式］で 2010 以降の形式へ変換する。
   

これで、2010 以降の同期方法が使えるようになるので、単なる上書きではない、高度な同期ができるようになります。つまり、ノートブックを普通にファイル共有するだけで、同時書き込みしても矛盾が起きない共有が、できるようになるんですね。

なお、2010 以降の形式を 2007 形式に変換することもできるので、どうしてもというときは利用してみてください。

データだけを新しいノートブックへ移行したいときは？

ノートブックをそのまま開けばいいので、めったにないことだと思いますが、念のためデータだけを移行する方法もご紹介しておきます。これも、特別な方法はありません。古いノートブックと新しいノートブックを同時に開いてデータをコピーするだけです。

コピーも単純に行えばいいですよ。古いノートブックのデータを選択して［コピー］、新しいノートブックで［貼り付け］これだけでいいです。もし「動作がおかしい」など、修復のために行うのであれば、念のためファイル自体をコピーしてバックアップを作っておいてくださいね。

おまけコラム

なんで、OneNote 2007 を境に形式が変わった？

おそらくですが、OneNote 2007 に搭載されていた、『ライブ共有』がなくなったからではないでしょうか。ライブ共有が特別なファイルフォーマットを要求する可能性もあるんですが、2010 以降の高度な同期システムへの対応が形式の違いになっているんだと思いますね。

まとめ

いかがでしたか？

OneNote のデータを移行する方法を説明しました。移行したい状況、具体的な移行方法、2007 以前の場合、新しいノートブックへ移行、と言ったポイントを説明したので、状況に応じたデータの移行をしていただけると思います。

OneNote は基本的な使い方がとても簡単なこともあって、データの移行も特別なことは何もしなくていいようになっています。ただし、繰り返しになりますが、2007 以前の形式の場合は注意が必要であることを忘れないでください。

私のお勧めは、条件的に問題なければ、2010 形式に変換して使ってほしいと思います。高度な同期が使えて便利ですからね。

以上、「OneNote のデータを移行するには？」と題して説明しました。

OneNote ならクラウドを使いこなせます

OneNote はファイルの扱い方という点から、とてもクラウドとの相性がいいんです。明らかに普通とは違う動きを見せる OneNote ですが、実はクラウドへの対応を考えると非常に納得できます。そのあたりのことをじっくりとお話ししますね。

OneNote はクラウドの先駆者？

OneNote は Office 2003 の時代から販売されています。マイクロソフトの内部的にはもっと以前から存在したようですが、そんな時からあるということは、まだクラウドという言葉が世に知られていない時代から存在していたということなんですよ。

そして、クラウドという言葉が知れ渡りつつあった Office 2007 のころには、現在の OneNote の形が完成していたんです。つまり、OneNote はクラウドの概念を先取りしていたというわけなんですよ。保存場所がローカルではなくサーバーになることが分かっていたんですね。

ちなみに、この当時 OneDrive の前身である『Live Mesh』というサービスが開始されていたのをご存知ですか？　ベータ版のサービスではありましたが、ほぼ形は出来上がっていましたから、やはりクラウドは意識していたと考えられるんじゃないでしょうか。

OneNote にとってのクラウドとは？

OneNote はファイルの保存を他のアプリのような「名前を付けて保存」や「上書き保存」という方式を採らず、『同期』という方法を採用しました。実はこれこそがクラウドへの対応で、何ならクラウドそのものといえそうです。

OneNote の同期が分かります

OneNote は保存という概念を持たず、『同期』という方法を使って情報を記録します。今までのアプリとは違った概念なので、なかなかピンときませんよね。そこで、同期とはいったい何をしているのか、分かりやすく説明します。

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同期という方法を採ると、保存場所はどこでもよくなるという高い自由度が手に入ります。ローカルでもいいし、LAN内のファイルサーバーでもいいし、OneDrive でもいいわけです。しかも、途中で接続できなくなっても平気なので、非常に安心・安定して使えますね。

また、クラウドというと、ファイルがインターネット上にあるというぼんやりしたイメージしかない方が多いんじゃないでしょうか。実は、クラウドに置くというのは情報の一元化を行っていることにお気づきですか？　インターネット上に置く意味を考えると分かりますよ。

インターネット上にファイルを置くと、いつでもどこでも同じデータにアクセスできます。つまり、いろんなデバイスに分散しないんですね。結果的に同じデータにアクセスしているから情報の一元化ができているんです。これも、OneNote が目指していることと合致しますね。

OneNote とは何ができるアプリなのか？

OneNote とは何ができるアプリなのか、実は意外と正確には理解されていないような気がするんですよ。ズバリ言うと、「OneNote は情報の一元化ができるアプリです」と答えることができます。でも、一元化ってなんでしょうか？

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たとえば、webメールなんかもそうですよ。ブラウザさえあれば、どこでもメールが見れますが、すべて一つのサーバーにアクセスしているからそれが可能なんです。データは１か所に集めて、それをいろんなデバイスからアクセスするのが、クラウドなんですよ。

クラウドを使いこなそう!

OneNote をクラウドでうまく使うには、とにかくノートブック（ファイル）をローカルに置かないことです。どこに置くかといえば、もちろんサーバーです。てっとり早いのは OneDrive だと思いますが、Dropbox のような他社のクラウドサービスでももちろん OK ですよ。

ようは、簡単にファイルの保存ができるサービスであれば何でも構わないんです。自動同期型のアプリをインストールして使うようなサービスが多分扱いやすくて簡単でしょう。まあ、直接保存できる OneDrive が最も相性がいいですけどね。

なお、普通のパソコンで共有フォルダに保存しても同じ体験ができます。要するに、ノートブックを手元に置かなければいいので、それで構わないんです。共有しているフォルダにノートブックを集めておけば、情報を一元化する最初の一歩になるので、とても便利になるはずです。

クラウドだからと言って、インターネット上に保存することにとらわれず、『一か所に集める』という本質的な部分に注目すれば、それでよいと思います。そうすることで、すべての情報にいつでもアクセスできるようになって、情報が活用できますね。

まとめ

いかがでしたか？

クラウドは分散処理と思われがちですが、実は情報については集約が基本です。何かの処理であればクラウド上で分散処理することで『負担を減らす』ことを狙いますが、情報は一か所に集約することで『一元化』を狙っているわけなんですよ。

だから、情報をクラウドに保存するととても便利で有効活用しやすいんです。なお、ほかのページでクラウド保存にも役立つお話をしていますので、ぜひ目を通してみてくださいね。

以上、「OneNote とクラウドの関係とは？」と題してお話ししました。

OneNote の保存はどうなっている？

OneNote の保存について説明します。『名前を付けて保存』と『上書き保存』がどのようになっているのかがよく分かりますよ。

名前を付けて保存は？

OneNote では『名前を付けて保存』をノートブック作成時の１回だけ行います。ちなみに、ノートブックは、いろいろなメモを記録するページやグループ分けに使うセクションをまとめたフォルダです（フォルダの中身は複数のファイルで構成）。

つまり、ノートブックの数だけ名前を付けて保存するということです。なので、一般的な名前を付けて保存とは考え方が違います。ただし、セクションについては一般的な考え方の名前を付けて保存ができます。ですが、これもしょっちゅう使うものではないですね。

つまり、最初にファイルを作ったら、特別な理由がない限り『名前を付けて保存』やそれに近いことをすることはないんですよ。

※参考記事

OneNote の保存方法とは？

OneNote の保存方法について説明します。読者対象は、「OneNote の保存がよく分からないんだけど、どうなっているの？」とお思いの方です。保存方法だけでなく、OneNote での保存の概念についても詳しく解説しています。

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上書き保存は？

OneNote では『上書き保存』という概念自体がありません。というと話が終わってしまうので、もう少し詳しく言うと『同期』という作業によって内容を自動的に保存しています。なので、利用者が能動的に保存を行うことはないんです。

つまり、『上書き保存』は『同期』というものに置き換わっている思ってもらえば、全く間違っているということにならないんですよ。でも、同期の仕組みを正しく理解しておくことで、OneNote の理解も深くなると思います。厳密には上書き保存ではないわけですからね。

保存の概念を理解する

ところで、なぜ『同期』と呼んでいるかというと、保存する内容を単純に上書きするのではなく、変更があった部分のみを追加保存するからなんです。というのも、ノートは共有できるので、保存のタイミングが悪いと書き込んだ内容が正しく反映されないんですよ。

例えば、同時に同じノートを開いた人たちがいたとして、先に誰かが書き込んで次に別の誰かが書き込んだとします。すると、上書きの場合、後の書き込みで先の書き込みが消されてしまう可能性があるからです。

だから、『上書き保存』ではなく『同期』という作業なんです。まあでも、上書きという言葉に慣れていればそれでもかまわないと思います。大事なのは、同期がどんなことをやっているのか、つまり保存の概念を理解していればいいわけですからね。

まとめ

いかがでしたか？

OneNote で疑問に思いやすい『保存の概念』特に『上書き保存』について詳しく紹介しました。保存の概念は、使い初めに疑問に思うところですからね。なので、保存が分かれば OneNote がかなり分かりやすくなるんじゃないでしょうか。

以上、「OneNote は自動で上書き保存される？」と題して説明しました。

OneNote をオフラインで使う意味とは？

OneNote を使っていると、「オフラインで使ったらどうなるんだろうか？」と疑問に思うことがあるのではないでしょうか。確かに、OneNote はネットワーク上、つまりオンラインで使ったほうが便利だし、ほとんどの方がオンラインでしょう。

無料版の OneNote に至っては OneDrive が必須だから、オンライン以外の使い方はおそらくほとんどしないでしょうし。ところが、ネットワーク接続がないところで使用しないとは限らないし、使用中にネットワークが切れてしまうことも考えられます。

つまり、OneNoteをオフラインで使うと、ネットワーク接続がないときの動きを知るという意味があるんですね。そこで、オフラインにした場合にどのようになるのか、詳しく説明します。

OneNote をオフラインで使う時のポイント。

それでは、OneNote をオフラインで使う時のポイントを説明します。

ノートブックの扱い方に関しておさらい

最初に、OneNote のノートブックの扱い方に関して、おさらいしておきましょう。OneNote はご存知の通り保存方法が特殊です。最初にノートブックを保存すると、それ以後は、『同期』という方法をとります。なので、定期的に自動で同期をとっているから、内容は勝手に保存されるんです。

※参考記事

OneNote の保存方法とは？

OneNote の保存方法について説明します。読者対象は、「OneNote の保存がよく分からないんだけど、どうなっているの？」とお思いの方です。保存方法だけでなく、OneNote での保存の概念についても詳しく解説しています。

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つまり、同期をとるときだけファイルにアクセスできれば、それでよいということなんです。このように、同期という特殊な扱い方をしている点を頭に入れてから、説明を読み進めてください。

オフラインになるとどうなる？

共有状態で使っていたノートブックをいきなりオフラインにしたらどうなるんでしょうか？　これも同期という方式をとっているから、全然問題なしです。しいて言うなら、ウィンドウ左側にあるノートブックのアイコンに［同期不可］の表示がされるだけです。

ちなみに、実験しても全然かまいませんよ。使っている最中にLANケーブルを抜いたり、無線LANを切断したりしてみてください。何にも起こらないのでちょっと拍子抜けですけどね。

でも、「オフライン状態の時に追加したデータはどうなるの？」って不安になりますよね。もちろん大丈夫ですよ、ちゃんと別の場所に保存していますから。これは、OneNote ではキャッシュと呼ばれていて、自動的に保存作業が行われているんです。

つまり OneNote は、オンラインであろうがオフラインであろうが全く利用者は意識する必要がないんです。オンラインになれば同期するし、オフラインになればキャッシュに保存するし、とても柔軟に対応してくれるんですよ。

キャッシュに保存するということは？

先ほどの画像にもあるように、キャッシュは各ユーザーのフォルダに自動的に作成されて保存しています。おそらく動きとしては、ノートブックに何か書き込むとまずキャッシュに保存して、それを保存先のファイルに同期するという流れです。

なので、キャッシュと保存場所のノートブックは中身が同じ、つまり保存容量も2倍必要になるということです。例えば、ノートブックが 4MB あったとしたら、キャッシュも 4MB あるということなので、合計 8MB の空き容量が保存場所に必要ということです。

厳密な言い方をすると、

• ローカルの場合…4MB（ファイル）＋4MB（キャッシュ）＝8MB
• オンラインの場合…保存場所で 4MB（ファイル）、自分のパソコンで（キャッシュ） 4MB

となるので、必要な容量が変わってきます。ノートブックをネットワークで共有した場合でも、自分のパソコンに同じだけの空き容量が必要になるところがポイントでしょうかね。柔軟なシステムを実現するためなので、倍の容量が必要になるのはやむを得ないでしょう。

※キャッシュについては、こちらで詳しく説明しています。

OneNote キャッシュがわかると、保存が理解できる！

OneNote はキャッシュがわかると、保存が理解できることを説明しました。OneNote の保存の仕組みを知りたい方に適しています。わかりにくい保存の仕組みについて、キャッシュという観点を通して詳しく説明しているからです。

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まとめ

いかがでしたか？

OneNote をオフラインで使う方法をご紹介しました。ノートブックのおさらい、オフラインになるとどうなる、キャッシュに保存する、といった３つのポイントで説明しましたので、OneNote のオフラインについて、ご理解いただけたのではないでしょうか。

繰り返しになりますが、OneNoteはオフラインにしても問題なく動作します。特に何の設定も必要とせず、いきなりネットワークを切断してかまわないんだから、すごく柔軟ですよね。この同期方式が OneNote の利便性を高めているのは間違いなさそうです。

したがって、OneNoteの動作にネットワークの有無は影響しないので、いつでもどこでも環境を問わず、好きな時に使えるアプリだと言えるんですね。ぜひ、じゃんじゃん使ってください!

以上、「OneNote をオフラインで使うには？」と題して説明しました。