意外なものと連携が取れますよ

OneNote がどんなアプリと連携できるのか、具体的にご紹介します。すべて使いこなせれば一つのシステムが出来上がりますから、余裕がある方はぜひ挑戦してみてくださいね。

Word、PowerPoint、IE と連携できます

Word、PowerPoint、IE（Internet Explorer）と連携が取れるのは割と知られているかもしれないですね。これらは、リンクノートと呼ばれる仕組みによって、直接リンクが張られて連携動作するようになっています。

OneNote のリンクノートとは？

OneNote を使っているとき、ふと「これ、Wordと連携しないかなぁ」と思ったことはありませんか？実は他のアプリと連携できるんですよ。

onenote.hprs1.com

ただ、個人的にはこの機能がそんなに便利なものとは思えないので、ファイルをページに添付する方法を推奨しています。そちらについてもぜひ参照しておいてください。

OneNote にファイルを添付するには？

説明用の資料を作成しているときに「いちいち資料のファイルを探すのは面倒だなぁ」と思ったことはありませんか？OneNote なら今までにない解決ができますよ。

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これらはいわゆる典型的な連携です。

アプリのデータを貼り付けできます

OneNote には各種アプリのデータを貼り付けることができます。例えば、OneNote の作図機能ではほしい図形が描けないときに、Word で図形を作ってそれを OneNote にコピー＆ペーストすればそのまま利用できます。

OneNote は紙のノートを忠実に再現するあまり、線画の図形は描けるんですが、塗りつぶした図形が描けません。なので、Word など他のアプリで描いた図形が使えるととても便利です。あとは、フローチャート用の図形なんかも重宝しますね。

Word でフローチャート用の図形を作成してそれを OneNote に貼り付け、ペンによる手書きを組み合わせると、かなりうまくフローチャートが書けます。このように、データの受け渡しによる連携も可能です。

Outlook と連携できます

OneNote が Outlook と連携していったい何ができるのか？　と思われるかもしれませんが、実はこれが非常に重要な機能なんです。一言でいえば、『タスク管理』が行えるようになります。OneNote と Outlook を併用して予定を簡単に組めるんですよ。

なぜマイクロソフトは、この機能を前面に押し出してアピールしないのか不思議なくらいです。別の記事でかなり詳しく説明しましたので、ぜひ読んでください。（多分、知らない方がほとんどだと思いますよ。）

OneNote でタスク管理をするには？

OneNote でタスク管理をする方法を説明します。OneNote を使って、プロジェクト管理をしたいとお考えの方に適しています。OneNote と Outlook を併用することで、非常に高度なタスク管理ができることを説明しているからです。

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このような、補完しあうような連携もできます。

SharePoint と連携できます

話の前に「SahrePoint って何？」という疑問がわくと思うので先に説明しておくと、大雑把にいえばグループウェアです。マイクロソフトが提供していて Windows Server で動作して、有償のものと無償のものがあります。

さて、これは本当に秘密なんですが（と言って書いてしまうと全く秘密じゃないんですが　笑）、実は、OneNote と SharePoint が連携できるんです。OneNote に書き込んだメモと SharePoint の予定が Outlook の仲介によってリンクするんです。これはちょっと感動しますよ。

ところで、SharePoint は Windows Server にインストールして使うんですが、『Server』という高額なタイプと『Foundation』という無料のタイプがあります。SharePoint Foundation 2013 なら現時点で最新の無償版なので、これなら気軽に試せますよ。

サーバーまで行くとシステム管理者レベルの話になってしまって難しいので、「SharePoint と Outlook が連携するところ」までについていずれ特集しますので、期待して（できるだけ気長に）待っていてください。

このように OneNote と Outlook と SharePoint の３点セットで、一連のシステムを構築するような連携もできます。

まとめ

いかがでしたか？

OneNote がただのノートアプリではないことがお分かりいただけたでしょうか。一見すると関係なさそうなアプリと連携することで、システムの一部のようになるんです。この連携システムを構築すれば、高価なアプリやシステムが要らなくなることが分かると思います。

だから、OneNote は個人用ノートアプリとして捉えるとかなりもったいないんですよ。ぜひビジネスでフル活用して、無駄のない仕事をしてほしいと思います。

以上、「OneNote と連携できるアプリは？」と題して紹介しました。

OneNote でタスク管理をする意味とは？

OneNote が単なるノートアプリではないということは、なんとなく分かると思うんですが、実はタスク管理ができるようになっているんです。いくつか条件をクリアする必要があるんですが、かなり便利に使えるのは間違いないですよ。

ところで、なぜ OneNote でタスク管理をすると、便利なんでしょうか？　それは、書き込んだメモに対して、直接タスクを結びつけることができるからです。つまり、仕事の予定とメモを分離しないから、見た目にも仕事と関連づいていることがわかるところに、意味があるんですね。

そこで、どのようにタスク管理（プロジェクト管理）の機能を使えばよいのか、詳しく具体的にご紹介します。おそらく、多くの方がご存じない機能を知ることができますよ。

この記事を実際に試すには、Outlook が必要です。

OneNote でタスク管理をする方法。

それでは、OneNote でタスク管理をする方法をご紹介します。ポイントは５つありますので、ぜひ丁寧に最後まで読んでください。

OneNote のタスクとは？

通常タスクは『仕事』の意味で使われていると思うんですが、OneNote でも同じように仕事と解釈して問題ないと思います。では、OneNote でタスクがどのように関係してくるのかというと、メモとタスクを結びつけることができるようになっているんです。

そうすることによって、わざわざ別のスケジュール表にスケジュールを入れる必要がないんです。例えば会議をしていて「○○をいつまでに調べる」ということが必要になった時、普通ならスケジュール管理ができる手帳やグループウェアに記録しますよね。

ところが、OneNote の場合はメモを取っているノートに直接予定を組み込めるんですよ。

ノートに予定が組み込める？

OneNote のノートに予定が組み込めるとはどういうことなのか、具体的にお話しします。

例えば以下のような感じで、「上半期売り上げ状況」という資料を作ったとします。

そして、この資料を今度の会議で報告することになったとしましょう。そのとき、スケジュール帳やグループウェアに予定を記録するのではなく、『Outlookタスク』というものを利用して Outlook でスケジュール管理をするんです。（つまり Outlook は必須です。）

具体的には、まず、タスクを設定するメモを準備します。例えば「上半期の状況を会議で報告する」というように一目見て分かるような言葉にします。そしてその文字列にカーソルを置いてからリボンの『Outlookタスク』ボタンをクリックします。

予定の期限が今日なのか、それとも何日後なのかを指定できるので、期限に近いものを選びます（例では来週を選びました）。もし正確にいつということが分かっているのなら、［ユーザー設定］を選択して分かっている日付を設定してください。

すると、文字列の先頭に旗が立ちますよね。これで、タスクが設定されました。要するに「これをいつまでにやるのか」という期限を決めたということなんです。なお、この旗のマークをつけられるのは文字列（手書きもOK）なので、必ず何かしらのメモが必要になるんですね。

Outlook はどうなる？

さて、OneNote でタスクを設定してそれで終わりだと、意味がよくわかりませんよね。そこで、Outlook の方はどうなっているのか確認してみます。

Outlook を起動したら、ウィンドウ左下のアイコン群の中から、クリップボードにチェックマークがついているものをクリックします。

すると、タスクの一覧が表示されます。

OneNote で設定したタスクが表示されていると思います。旗が立った文字列を表示用に使っていることが分かりますね。そして、この文字列をクリックするとタスクの詳細な内容が表示されます。これでタスクが確認できますね。

なお、すでに仕事が完了しているなら［進捗状況を完了にする］のボタンをクリックしてタスクを終了させます。そうすれば、仕事の最中なのかすでに終わったのかが一目で分かりますよ。（チェックがつきます。）

予定を確認したらタスクをダブルクリックしてみてください。すると、タスクの進捗状況や優先度など細かい設定を行えます。例えば、仕事を開始したのであれば進捗状況を［未開始］から［進行中］に変え、達成率を自分なりの基準で設定し［保存して閉じる］です。

これが、OneNote でタスク管理するときの一通りの流れです。

タスク管理を整理してみると？

さて、話が長くなったので、最初から流れを整理してみます。

タスクの設定方法

1. OneNote のタスク管理には Outlook が必要
2. タスクを設定したい場所にメモを書く
3. メモに対してOutlookタスクを設定（旗のマークが付く）

タスクの確認方法

1. Outlook を起動する
2. タスクを一覧表示
3. タスクをクリックして内容を確認
4. タスクをダブルクリックして内容を設定（保存して閉じる）

ざっと整理すると、こんな流れになりますね。

OneNote でタスク管理をすることのメリット。

OneNote でタスク管理をすることのメリットは、メモと予定が連携するようになるので、管理がとても楽になることです。タスクを一元的に管理するから、「仕事のメモ＝予定」ということになります。したがって、管理が楽になり、確認作業がとても簡単になるわけです。

つまり、「この仕事いつまでだっけ？」とか「この予定日までに何をするんだっけ？」みたいなことが起こらなくなるんですね。また、OneNote のタスクから Outlook を起動できるし、Outlook のタスクから OneNote を起動することもできるので、内容や予定の確認がとてもしやすいんですよ。

これは、OneNoteだけではタスクが点在してしまうし、Outlookだけでは仕事の内容がよく分からないという弱点を、相互補完しているんです。だから、OneNote と Outlook が連携すると、システムとして機能するので、相当強力なビジネスツールになるんですね。

ちなみに、Outlook で一覧表示されているタスクのどれかを右クリックしてみてください。「アラーム」の設定もできるようになっているので、Outlook さえ起動していれば、予定の期限が近いことを教えてくれますよ。

まとめ

いかがでしたか？

OneNote でタスク管理をする方法を説明しました。タスク管理５つのポイントとして、OneNoteのタスク、ノートに予定を組み込む、Outlookのタスク、タスク管理を整理、タスク管理のメリットを説明しましたので、なんとなくイメージしていただけたのではないかと思います。

タスク管理は、OneNoteのちょっと隠れた機能ではあるんですが相当強力なもので、この機能をマイクロソフトが積極的に押していないのが、不思議なくらいですね。OneNote と Outlook の両方があれば、「できるビジネスマンの必須ツール」ぐらいの存在だと思うんですよね。

なお、Outlook はマイクロソフトの SharePoint Server と連携しているともっと面白いことができるんですが、長くなったので今回はここまでにしておきますね。

以上、「OneNote でタスク管理をするには？」と題して説明しました。