OneNote がなくてもメールなら大丈夫！

OneNote のノートをメールに添付して送ることは想像できると思うんですが、相手が OneNote を持っていなかったら意味がなさそうですよね。ところが、そこをうまくやってくれるのがこのアプリのすごいところなんですよ。

こんな時メールだと便利です

OneNote でメモを取ることで、仕事を効率的にしたり楽にしたりできますが、このメモを誰かに見せるとなった時にちょっと困ることがありますよね。ノートを共有しているとか、すぐ目の前にいるとかなら画面を見せるだけでいいんですが、そうじゃない場合もあります。

一体どうすれば効率がいいのか、結構困ってしまいますよね。普通に考えたらノートをメールに添付して送ればそれで何とかなりそうなんですが、OneNote の扱いに慣れていないとか、そもそも持っていない人が相手だとどうすればいいのか．．．。

そんな時は OneNote の機能でメールを送ることを考えてみてください。これならば、相手が見られる形式で送ることができるんですよ。実は、ノートを「HTMLメール」で送れるようになっているので、受け取った人は OneNote がなくても見れるんですよ。

つまり、ノートをHTMLメールで限りなく再現するんです。だから、メールで送ると OneNote の有無は関係なくなるんですよ。（ちなみに OneNote のバージョンによっては、ノートも添付ファイルとして同時に送ります。）

具体的にどうするの？

まず前提条件として、OneNote とメールアプリがインストールされていることが必要です。メールアプリは、できれば Outlook が良いと思います。そのほうが連携が取りやすいので、確実だと思います。（他のアプリでも良いんですが、うまくいかないこともあるみたいですね。）

具体的な方法はとても簡単で、

1. OneNote を起動する
2. メールで送りたいノート（ページ）を開く。
3. 左上の［ファイル］タブをクリック。
   
4. 左下の方にある［送信］をクリック。
   
5. ［ページを電子メールで送信］をクリック。（［添付ファイルとして送信］だとHTMLメールにならないので注意してください。）
6. メールのエディタが起動して、自動的に「HTMLメール」が作成される。

こんな感じで作れてしまいます。ちなみに、起動するメールアプリは Windows で「既定」に設定されているものです。使うアプリは選べないので注意してくださいね。

メールが自動的に作成されたら、宛先・件名・本文などの必要なものを付け加えれば、送ることができるメールとして完成ですよ。後は送信ボタンをクリックして送ればそれで作業は完了ですよ。いや～、実に簡単ですね（笑）。

OneNote は出力先を選ばないんです

本サイトをよくご覧になっている方ならすでにお気づきだと思いますが、OneNote は出力先を選ばないんですよ。つまり、画面でも、プロジェクターでも、メールでも、紙でも、何でもいいんです。OneNote にメモさえすれば、後はどうにでもできるんですね。

デジタル化というのは、本来そういうところが大事なんだと思うんですよ。確かに、ノイズがなくて質が高いとか、かさばらないとか、コピーが取りやすいとかあるんですが、後先を気にしないでとにかくメモを取るとか記録に残すということができるのがいいんですよね。

つまり、紙に書くよりもより直観的なんです。どうしても人間は情緒的あるいは感情的に動いてしまうので、そこをうまく受け止めてくれるデバイスがあれば、それこそが一番必要なものだと思うんです。そして、それが「タブレットPC + OneNote」何じゃないのかなって感じるんです。

まとめ

いかがでしたか？

今回の大事なポイントは、単にメールで送ることができるというだけでなく、OneNote というアプリはどんな形式の出力でもできるというところです。だからこそ、とにかく何でも OneNote でメモを取っておけば、後々有効利用できるんですね。

あと、メールの送信相手にはHTMLメールを送ることを事前に知らせておいてくださいね。セキュリティの関係でHTMLメールを受信拒否している場合もありますから。

以上、「OneNote のノートをメールで送るには？」と題してご紹介しました。

ファイルをノートに直接添付できます

説明用の資料を作成しているときに「いちいち資料のファイルを探すのは面倒だなぁ」と思ったことはありませんか？　OneNote なら今までにない解決ができますよ。

ファイルの添付とは？

OneNoteに記述した内容だけでは情報が足りない場合がありますし、資料のファイルを閲覧できるようにしておきたい場合もありますよね。

そんな時に便利なのが、ファイルの添付です。

基本的な方法

1. ファイルを添付したい場所をクリックしてカーソルを移動します。
2. ［挿入］タブをクリックしてリボンを表示し  をクリックします。
3. ファイルを選択して挿入します。

これでファイルを添付することができました。ファイルをダブルクリックすれば、開くことができますよ（セキュリティに関する注意が表示されます）。

また、開いたファイルは内容を更新して上書き保存することも可能です。ただし、コピーされたファイルなので、元のファイルは影響をうけません。

ファイルの添付そのほかの方法

ファイルを「ドラッグ＆ドロップ」するか、「コピー・貼り付け」すると［ファイルの挿入］ダイアログが表示されます。（Excelブックを貼り付けた場合の例）

通常は［ファイルの添付］を選べば問題ないでしょう。もし、内容を表示したいなら［スプレッドシートの挿入］や［グラフまたは表の挿入］としてもよいと思いますよ。

『ファイルの添付』応用編

実は、「ファイルの添付」という機能は、単にファイルが貼り付いているだけととらえると少々もったいないんです。

ファイルになってさえいれば貼り付けることができるので、例えば資料を複数のソフトで作成した場合に効果を発揮しますよ。

ある会議資料の作成事例

順番にExcelの「売上比較」、Wordの「報告書」、PDFの「自社新製品」というように並べてみました。どうですか、なんとなくイメージはつかめましたか？

このように一つのノートに複数の異なるファイルを貼り付けることが可能なので、簡単に資料を作成することができるんですよ。

まとめ

いかがでしたか？

OneNoteはファイルを添付することで、単なるメモソフトではないことが分かっていただけるのではないでしょうか。これまでのようにメモと資料が別々になっている状態と比較すると、使いやすさが明らかに違います。

本当にちょっとした機能なんですが、今までなかったのが不思議なぐらいとても便利ですね。ぜひOneNoteをフルに使って、情報の管理を簡単に行ってほしいと思います。

以上、『OneNote にファイルを添付するには？』と題して説明しました。

おまけコラム

ノートにファイルを添付する意味とは？

これは、ファイルの保管方法が「種類別」ではなく「目的別」になることを意味します。そのため、ファイルをいちいち探す必要がなく、関連ファイルに素早くアクセスできるようになるんです。