OneNote はノートを同時編集できる?

OneNote は同時編集しても大丈夫なの?

OneNote はノートが共有できるのでとても便利です。ところが、単純にファイルを共有するだけなので、同時編集した時にファイルに矛盾が起きないか不安になりますよね。そこで、実際どうなのか経験談も交えてご紹介します。

OneNote は同時編集してもへっちゃらです

OneNote でノートを共有するときにふと「これ、同時に書き込んだりして本当に大丈夫なんだろうか?」と、疑問に思いませんか? 同時に書き込んだらいったいどうなるのか、こちらで分かりやすく解説していきますね。

OneNote の共有とは?

基本的に OneNote は、ノートブック(ファイル)を共有フォルダに置くだけでノートを共有できます。なので、特別な共有のためのモード切替のようなものはないんです。ただし、OneNote 2007 については特別なモードがあります。

OneNote 2007 の特別なモードは『ライブ共有』と呼ばれるもので、完全リアルタイム式の共有となっていて、OneNote 2010 以降の共有方法とは全く異なるものです。なので、こちらについては全く何の心配もありませんよ。共有専用のモードですからね。

※ライブ共有について、詳しくはこちらを参照してください。

OneNote にはノートの共有機能があります。その中でもライブ共有はとても面白い機能です。いったいどうやって使えばよいのか分からない方もいらっしゃると思うので、その使い方をご紹介します。(注:ライブ共有は OneNote 2007 のみ使える機能です)

では、現在主流の OneNote 2010 以降の場合はどうなんでしょうか? ファイルをただ共有しているだけなのに問題ないのか、実際のところどうなのかお話ししていきますね。(OneDrive による共有も、基本的には共有フォルダと同じ考え方でいいと思います。)

共有しているノートに対して同時編集すると?

ノートの共有は、ノートブックを普通のファイルと同様にただ共有しているだけです。なので、編集するのもノートブックを開いてページに何かを書き込んだり消したりすればいいだけです。するとそれだけでファイルが同期されて、編集内容がノートブック(ファイル)に書き込まれます。

問題はそれを複数の人が同時に行った場合ですよね。答えからいうと、複数での同時書き込みは問題なく行えますよ。特に何のコツもなく、ただただ編集作業(手書きでもタイピングでもOK)をするだけです。すると、ちゃんと同期をとって内容が更新されますよ。

※同期についての詳しいお話はこちらを参照してください。

OneNote は保存という概念を持たず、『同期』という方法を使って情報を記録します。今までのアプリとは違った概念なので、なかなかピンときませんよね。そこで、同期とはいったい何をしているのか、分かりやすく説明します。

しかも、誰かが書き込んだり消したりした編集内容を上書きしないで同期するんです。ちゃんと先の内容をうまく取り込んで保存してくれるんですよ。一見すると単純な上書き保存のように思えるんですが、とってもよくできていて不思議な感覚ですよ。

本当に大丈夫なの?

「うまく同期しているから大丈夫!」といわれても、本当に大丈夫なの? と思いますよね。私もいまだに「こんな単純な共有で大丈夫なのか?」と思うことがありますから。実をいうと過去に2度ほどトラブルを経験したことがあるんです。

どんなことが起こったかというと、OneNote から「うまく保存できなかったから更新前のノートも保存しておきますよ」という趣旨の警告メッセージが出て、バックアップ用と思われるセクション(ページをまとめているタブ)が1つ増えたことがあったんです。

最初は「何が起きたんだ?」と多少戸惑いましたが、よくよくページの内容を確認してみると、特に何の問題もなかったんです。だから、何かトラブルが起こったとしても、実際に被害が出ることはないのかもしれないですね。(もちろん保証はできませんが。)

つまり、トラブルなどを心配する必要はないんです。ですが、それよりも実用面でちょっと気になることがあるんです...。

同時編集がすぐに反映されない?

単純なファイル共有を使っている現在の共有方式は、共有自体はとても簡単で便利なんですが、実用上やや欠点があります。それは、編集内容の反映される速度(時間)がそんなに早くないことです。これは、ライブ共有を知っているとより一層強く感じることでしょうね。

これは、同期タイミングの問題だと思うんですが、どうしてもノートブックを編集した後それが反映されるまでにタイムラグがあるんです。遅いときでは1分以上かかることもあります。ライブ共有ならリアルタイムだったので、なかなかつらい部分ですね。

一応調整はできるので、どこを触るのかご紹介しておきます。

  1. 左上の[ファイル]タブをクリック
    ファイルタブ
  2. 左下の[オプション]をクリック
    オプションメニュー
  3. オプションダイアログ左下のほうにある[詳細設定]をクリック
    オプションダイアログ
  4. 少し下にスクロールして[バッテリのオプション]を見つける
    バッテリーオプション
  5. 設定項目を[処理を最大限に実行]に切り替える

このようにすると、頻繁に同期するようになるので反映速度を早くすることができます。その代り、ノートパソコンをバッテリーで動作させているときは、電気を消費しやすくなるので、バッテリーの持ち時間には注意しないといけませんよ。

※[バッテリのオプション]とはなっていますが、同期をはじめとしたバックグラウンド処理の頻度を決める設定です。

まとめ

いかがでしたか?

OneNote の共有ノートを同時編集しても全く問題ないといっていいんじゃないかと思います。これはやはり、高度な同期機能のおかげですね。2007 以前だと同期は単なる上書きでしかありませんでしたから、大きな進化を遂げたわけです。

編集が反映されるまで多少時間がかかるという弱点があるものの、大人数で共有しても十分耐えるだけの実力はあると思うので、心配せず共有を活用していただきたいですね。

以上、「OneNote はノートを同時編集できる?」という疑問にお答えしました。

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