OneNote で名刺管理をするには?

OneNote で名刺管理をするには?

OneNote名刺管理をする方法を説明しました。OneNote を名刺管理に利用したい方に適した内容です。実際に作成した名刺を基に、OneNoteでの名刺管理を詳しく紹介しただけでなく、名刺の取り込み方も説明しているからです。

OneNote で名刺管理をする意味とは?

OneNoteはいろいろなことができるので、「これなら名刺管理もできそうだぞ!」と思われている方も多いでしょう。あなたもそう思われたから、このページをご覧になっていると思います。確かに、OneNoteで名刺管理ができれば、かなり便利そうですね。

実際のところ、OneNoteには名刺管理の機能がありませんので、ちょっとした工夫とひと手間を掛ける必要があります。ですが、専用のアプリに負けないような名刺管理ができますよ。つまり、名刺管理を通じて、OneNoteの可能性を感じていただく意味もあるんですね。

そこで、具体的な名刺管理の方法をご紹介しましょう。

OneNote で名刺管理をするときのポイント。

それでは、OneNote で名刺管理をするときのポイントを説明します。

OneNote による名刺管理とは?

最初に、OneNoteによる名刺管理とはどのようなものか、概要を説明します。

OneNoteは単なるノートアプリなので、「一体どうやるの?」という方もおられると思います。そんなに難しく考える必要はなくて、単純に名刺をノートに貼り付けて、そばにペンでメモを書くみたいな感じを想像していただければよいと思いますよ。

ただし、紙のノートだと想像が付きやすいですが、電子ノートである OneNote だとどうなるのかわかりにくいかもしれないので、具体的なやり方をご紹介します。

どうやって、名刺管理を実現するのか?

実は、紙のノートで想像した通りでいいんです。名刺を取り込んで、そのわきにメモを取るというただそれだけなんですよ。OneNote は電子的といってもノートだから、紙のノートと分けて考える必要はないんです。そこが、OneNote のいいところなんですね。

名刺管理の全体像

ちなみに雰囲気的にはこんな感じを想定しています。それでは順番にやってみましょう。

ページを「あいうえお」順で準備する

名刺を管理するということは、整理するということでもあるので、名前順(あいうえお順)で並べてみましょう。ページを「あいうえお順」で作ると整理しやすいと思います。この時、ページを名刺の枚数に合わせて作っていくとよいかもしれません。

例えば、枚数が少ないときは「あかさたなはまやらわ」と作るパターンです。そうすれば、名前が存在する文字のページだけを作ればいいので、無駄が省けますね。

ページ「あかさたな」

これが、もう少し数が多くなると「あいうえお~わをん」まですべてのページを作って整理すればいいと思います。具体的には「あ行、か行、さ行」などのページを作って、さらにサブページで「あ、い、う、え、お」と分けていく感じですね。

名刺「あ行、か行、さ行」

なお、ページの作成は[ページの追加]をクリックして作るだけなので、特別なことはしていませんよ。またサブページを作るには、ページを追加してからページタブを右クリックして[サブページにする]をクリックすればいいですよ。

表を作る

次に、各ページに表を作ります。単純には2行1列の表、つまりセルが縦に2つのものがあれば整理できます。例えば、上のセルに名刺を挿入して、下のセルにメモを入力します。こんな感じで表にまとめると、名刺とメモを同時に動かせるので、後で移動しやすいですよ。

名刺を入れる表

名刺は次々増えると思いますので、後のことも考えないといけません。もちろんページを増やすのも手ですが、やりすぎるとページが多くて煩雑になるので、1ページにある程度の量を格納しないといけないでしょう。

そうなると、後で整理しやすいように名刺とメモが一緒に動いてくれれば面倒が少なくて本当に楽だと思います。なので、表を使わなかったとしても、コンテナにはまとめるようにしてくださいね。(メモ自体も整理できるという点で、表がお勧めですけどね。)

名刺を画像として取り込む

名刺を整理するので、当然スキャナを使って画像化しないといけません。多分これが一番面倒くさい仕事だと思いますね。読み取り用のアプリで処理してもいいし、GIMP などフリーのアプリで処理してもいいでしょう。

また OneNote 自体にも、スキャナが使える状態であればスキャンを開始できる機能があるので、これを使えば OneNote だけで名刺管理を完結させることもできますね。

スキャンした画像

「スキャンした画像」という名前ボタンがそれですが、ちょっとわかりにくいですね。あたかも準備してある画像を挿入するボタンに思えますが、実際にはスキャナから画像を取り込むボタンで、画像取り込みのダイアログが起動しますよ。

OneNote で画像スキャン

[挿入]ボタンをクリックすると、いきなりスキャンが始まって直接ノートに貼り付きます。なお、詳細な設定をしたいときやスキャナ付属のアプリを使いたいときは[カスタム挿入]を選んでください。これで OneNote から画像をスキャンできますね。

情報を入力する

さあ、ここまでくれば後はメモを書き込むだけです。名刺をもらった時の状況など名刺の裏に書いている方もいらっしゃると思うので、それを書き込んでください。また、名刺の文字情報は OCR 機能で文字化できますから、タイプすらしなくてもいいですよ。

ちなみにやり方は、

  1. 名刺(画像)で右クリック。
  2. [画像からテキストをコピー]をクリック。
    画像からテキストをコピー
  3. 任意の場所で貼り付け。
    画像からコピーしたテキストを貼り付け

※ 実際やってみると「う~ん...」という感じですね(汗)。

こんな感じです。ただ、私の経験で言うと手書き文字よりも認識率が低いと感じるので、うまくいかないときはさっさとタイプしてください。そのほうが時間が無駄になりませんから。

名刺を入れた状態の表

最終的にはこんな感じになりました。名刺とメモが一つにまとまっているので、後から移動するのも簡単ですね。あとは、キーワードになりそうなものも入力しておくと、名刺を後から探すときに検索がしやすくなりますよ。

まとめ

いかがでしたか?

OneNoteで名刺管理をする方法を説明しました。名刺管理とは、名刺管理の方法、ページの準備、表の作成、名刺の取り込み、情報入力、など6つのポイントに分けて説明しましたので、ご理解いただけたのではないでしょうか。

どうでしたか、名刺をOneNoteで管理するというのも、できないことはないでしょ? そりゃ専用アプリに比べれば手間はちょっとかかりますが、自分だけの管理方法が作れるから、自由度は高いですよね。また、検索機能が使えるから、すぐに目的の名刺にたどり着けますし。

今回ご紹介したやり方はあくまで一例なので、ご自分で最適なやり方を考えてみてください。これをベースにするもよし、全く違う方法を採るもよしです。ぜひ、参考にしていただければ幸いです。

以上、「OneNote で名刺管理をするには?」と題してご紹介しました。

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