OneNote でタスク管理をするには?

OneNote でタスク管理をするには?

OneNote が単なるノートアプリではないということは、なんとなく分かると思うんですが、実はタスク管理ができるようになっているんです。いくつか条件をクリアする必要があるんですが、かなり便利に使えるのは間違いないですよ。

画期的なタスク管理の方法です

OneNote 自体かなり画期的なノートアプリだと思いますが、単にメモを書き込めるだけではないところをご紹介します。タスク管理(プロジェクト管理)の機能が利用できるんですが、おそらく皆さんがあまり知らない機能かもしれないですね。

注:この記事を実際に試すには Outlook が必要です。

OneNote のタスクとは?

通常タスクは『仕事』の意味で使われていると思うんですが、OneNote でも同じように仕事と解釈して問題ないと思います。では、OneNote でタスクがどのように関係してくるのかというと、メモとタスクを結びつけることができるようになっているんです。

そうすることによって、わざわざ別のスケジュール表にスケジュールを入れる必要がないんです。例えば会議をしていて「○○をいつまでに調べる」ということが必要になった時、普通ならスケジュール管理ができる手帳やグループウェアに記録しますよね。

ところが、OneNote の場合はメモを取っているノートに直接予定を組み込めるんですよ。

ノートに予定が組み込める?

OneNote のノートに予定が組み込めるとはどういうことなのか、具体的にお話しします。

例えば以下のような感じで、「上半期売り上げ状況」という資料を作ったとします。

タスク1

そして、この資料を今度の会議で報告することになったとしましょう。そのとき、スケジュール帳やグループウェアに予定を記録するのではなく、『Outlookタスク』というものを利用して Outlook でスケジュール管理をするんです。(つまり Outlook は必須です。)

Outlook タスク

具体的には、まず、タスクを設定するメモを準備します。例えば「上半期の状況を会議で報告する」というように一目見て分かるような言葉にします。そしてその文字列にカーソルを置いてからリボンの『Outlookタスク』ボタンをクリックします。

タスク2

予定の期限が今日なのか、それとも何日後なのかを指定できるので、期限に近いものを選びます(例では来週を選びました)。もし正確にいつということが分かっているのなら、[ユーザー設定]を選択して分かっている日付を設定してください。

すると、文字列の先頭に旗が立ちますよね。これで、タスクが設定されました。要するに「これをいつまでにやるのか」という期限を決めたということなんです。なお、この旗のマークをつけられるのは文字列(手書きもOK)なので、必ず何かしらのメモが必要になるんですね。

Outlook はどうなる?

さて、OneNote でタスクを設定してそれで終わりだとよく意味が分かりませんよね。そこで、Outlook はどうなっているのか確認してみます。

Outlook を起動したら、ウィンドウ左下のアイコン群の中から、クリップボードにチェックマークがついているものをクリックします。

Outlook の左下アイコン

すると、タスクの一覧が表示されます。

Outlook のタスク一覧

OneNote で設定したタスクが表示されていると思います。旗が立った文字列を表示用に使っていることが分かりますね。そして、この文字列をクリックするとタスクの詳細な内容が表示されます。これでタスクが確認できますね。

Outlook タスクの内容

なお、すでに仕事が完了しているなら[進捗状況を完了にする]のボタンをクリックしてタスクを終了させます。そうすれば、仕事の最中なのかすでに終わったのかが一目で分かりますよ。(チェックがつきます。)

タスクの完了

予定を確認したらタスクをダブルクリックしてみてください。すると、タスクの進捗状況や優先度など細かい設定を行えます。例えば、仕事を開始したのであれば進捗状況を[未開始]から[進行中]に変え、達成率を自分なりの基準で設定し[保存して閉じる]です。

タスクの詳細設定

これが、OneNote でタスク管理するときの一通りの流れです。

タスク管理を整理してみると?

さて、話が長くなったので、最初から流れを整理してみます。

タスクの設定方法

  1. OneNote のタスク管理には Outlook が必要
  2. タスクを設定したい場所にメモを書く
  3. メモに対してOutlookタスクを設定(旗のマークが付く)

タスクの確認方法

  1. Outlook を起動する
  2. タスクを一覧表示
  3. タスクをクリックして内容を確認
  4. タスクをダブルクリックして内容を設定(保存して閉じる)

ざっと整理すると、こんな流れになりますね。

OneNote でタスク管理するとどんなメリットがある?

OneNote は、ありとあらゆることをメモできるノートアプリです。したがって、仕事に関係したいろいろなことをメモすることになりますが、そこに予定も同時に記録できます。なので、メモと予定が連携するようになり、「仕事のメモ=予定」となります。

つまり、「この仕事いつまでだっけ?」とか「この予定日までに何をするんだっけ?」みたいなことが起こらなくなるんですね。

また、OneNote のタスクから Outlook を起動できるし、Outlook のタスクから OneNote を起動することもできるので、内容や予定の確認がとてもしやすいのもメリットなんです。

OneNote だけではタスクが点在してしまうし、Outlook だけでは仕事の内容がよく分からないので、両方が連携することでシステムとして動いているんです。だから、OneNote と Outlook が連携すると、相当強力なビジネスツールになるんですね。

ちなみに、Outlook で一覧表示されているタスクのどれかを右クリックしてみてください。「アラーム」の設定もできるようになっているので、Outlook さえ起動していれば、予定の期限が近いことを教えてくれますよ。

まとめ

いかがでしたか?

OneNote のちょっと隠れた機能ではあるんですが、相当強力なもので、この機能をマイクロソフトが積極的に押していないのが不思議なくらいです。OneNote と Outlook の両方があれば、「できるビジネスマンの必須ツール」ぐらいの存在だと思うんですよね。

なお、Outlook はマイクロソフトの SharePoint Server と連携しているともっと面白いことができるんですが、長くなったので今回はここまでにしておきますね。

以上、「OneNote でタスク管理をするには?」というお話でした。

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