OneNote でちょっとした在庫管理

OneNote でちょっとした在庫管理

OneNote でちょっとした在庫管理ができることを説明しました。何でもできそうだけど「さすがにそれは無理だよ」と思われましたか? まあ、本格的なものは無理なんですが、チェック表ならとても簡単に作れて、便利に使えるんですよ。

OneNote でちょっとした在庫管理ができるのか?

あなたは、「OneNote で在庫管理が本当にできるのか?」と多少疑問をお持ちかも知れませんね。しかし、このページで紹介しているやり方なら不可能ではありません。もちろん本格的なデータベースのようなシステムにはなりませんが、簡単なものならできます。

こう説明すると、「だったらデータベースの方が良いじゃん」ということになりますが、ここで理解していただきたいのは、ノートシールの[タスク]です。もっと言えば、タスクの使い方を理解するために、在庫管理を題材にしていると思ってください。

そこで、在庫管理を通じてノートシールのタスクの使い方を説明します。

OneNote で在庫管理をするときのポイント!

それでは、OneNote での在庫管理のポイントを説明します。リボンをよく見るといろいろな機能がありますが、妙に目立つ「チェックマーク」が気になったことがありませんか? 今から説明するのは、そのチェックマークの使い方なんです。

OneNote での在庫管理とは?

OneNote での在庫管理について説明します。最初に触れましたが、在庫管理といってもデータベースと連携するような本格的なものではないです。そうですねぇ、近いものでいうとチェック表なんですが、コンピューターらしい高度なチェック表と捉えればいいんじゃないでしょうか。

これは、OneNote が標準で持っている機能をうまく使う方法です。データベースを作るほどではないけれど、手書きメモだとちょっと数が多すぎて、もてあますような場合に最適ですよ。だから在庫管理というとちょっと大げさかもしれないですね。

OneNote のタスクノートシールを使う。

さて、具体的にどんな機能で管理するのかというと、『ノートシール』という機能です。リボンの真ん中あたりにチェックマークがあるのに気づきますよね。これが『タスク』という名前のノートシールです。(「Outlook タスク」ではないので注意してくださいね。)

Outlook タスク

この、タスクノートシールを使うとノート上にチェックボックスが現れて、チェックのオン・オフが設定できるようになるんです。単純に、このチェックを利用することで在庫など各種の管理ができるようにできるんですよ。

タスクノートシールを使いこなす。

では、具体的な使い方をご紹介します。チェック表にするのが便利だ思うので、一例として出欠席のチェック表を作るにはどうしたらよいかを考えてみます。

チェック表を作って使ってみる

  1. チェック表を作成します。
    タスクノートシールの表1
  2. 表のユニークな文字列にタスクノートシールを設定します。
    タスクノートシールの表2氏名のセルの文字列にカーソルを置いて、タスクノートシールをクリックすると、その文字列の先頭にチェックボックスが付きます。(※必ず文字列に設定してください。)
  3. 出席者のみチェックを付けます。
    タスクノートシールの表3

これが基本です。こんな感じにすると、チェックを付けたり外したりできるので、簡単にチェック表が作れますね。なお、タスクノートシールは必ず唯一無二の文字列に設定してください。なぜなら、文字列を判別のために使っているからです。

チェック表を使いこなす

単純にチェックがつくだけならあまり意味がないですね。ペンでチェックマークを書くほうが多分簡単ですから。そこで、以下のようにしてみてください。途端に便利になりますから。

  1. [ノートシールを検索]をクリックします。
    ノートシールを検索
  2. すると、右側に「ノートシールの概要」が表示されます。
    ノートシールの概要
  3. [チェックされていないアイテムのみを表示する]をチェックします。
    チェックされていないアイテムのみを表示する
  4. すると、チェックがついていないタスクノートシールだけが表示されます。

こうすると、誰が来ていないのかが簡単に抽出できて、分かりやすくなりますね。

欠席者を一覧表に

欠席者が分かったら一覧表にしてみましょう。

  1. [概要ページを作成する]をクリックします。
    概要ページを作成する※「ノートシールの概要」の下のほうにありますよ。
  2. すると、新しいページが自動的に追加されてチェックなしの一覧が出来上がります
    チェックのないタスク一覧

こんな感じで一覧表が作れます。こうすれば、簡単な報告書にできますね。

シチュエーションを考えてみる

出欠席のチェック表を例にしてみましたが、これが商品名や商品IDであれば簡単に在庫管理になりますよね。例えば、倉庫で在庫数を確認するときなんかに使えると思いますよ。つまり、共有ノートにこのチェック表を作るんです。

倉庫で使うのは、無線LAN接続されたタブレット端末で、在庫をチェックするたびに共有ノートが更新されます。こうすれば倉庫で数えた在庫数が事務所のパソコンで確認できるわけです。なんならチェック表の横にメモも書き込んでもいいんですよ。

そうすると例えば、何が足りないとか、何が多いとか連絡しなくてもいいんです。OneNote を見れば現状がリアルタイムで分かるんですから。

まとめ

いかがでしたか?

本当に簡単で単純なんですが、特別なシステムを組むこともなくチェック表ができると思います。しかも、このチェック表を共有ノートに作れば、ほかの人もリアルタイムで現在の状況を確認することができますね。データベースが要らないからすごく楽だと思いますよ。

以上、「OneNote でちょっとした在庫管理」ができることをご紹介しました。

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