OneNote をオフラインで使う

OneNote をオフラインで使う

普段 OneNote のノートブックをネットワークで共有している方が、いきなりネットワーク接続無しの状況、つまりオフラインで使うとどうなるんでしょうか? 「うまくいくはずだけど心配だなあ」という方もいると思うので、実際どうなのかご紹介しますね。

OneNote はオフラインでも安心です

オフラインといわれても、もともとネットワーク接続せず、自分のパソコンつまりローカルだけで OneNote を使っている方にしたら「何のこと?」という感じかもしれませんね。でも、ネットワークで使っているとオフラインになったらどうなるのか気になりますよね。

OneNote のノートブックの扱い方に関しておさらい

OneNote はご存知の通り保存方法が特殊です。最初にノートブックを保存すると、それ以後は、『同期』という方法をとります。なので、定期的に自動で同期をとっているから、内容は勝手に保存されるんです。

※参考記事

OneNote の保存方法とは?
OneNote の保存方法について説明しました。「OneNote の保存がよく分からないんだけど、どうなっているの?」と思っている方はぜひご覧ください。保存方法だけでなく、OneNote では保存をどう扱っているのかという概念についても説明しました。

つまり、同期をとるときだけファイルにアクセスできればそれでよいということなんですよ。

オフラインになるとどうなる?

共有状態で使っていたノートブックをいきなりオフラインにしたらどうなるんでしょうか? これも同期という方式をとっているから全然問題なしです。しいて言うならウィンドウ左側にあるノートブックのアイコンに[同期不可]の表示がされるだけです。

同期不可

ちなみに、実験しても全然かまいませんよ。使っている最中にLANケーブルを抜いたり、無線LANを切断したりしてみてください。何にも起こらないのでちょっと拍子抜けですけどね。

でも、「オフライン状態の時に追加したデータはどうなるの?」って不安になりますよね。もちろん大丈夫ですよ、ちゃんと別の場所に保存していますから。これは、OneNote ではキャッシュと呼ばれていて、自動的に保存作業が行われているんです。

キャッシュのオプション

つまり OneNote は、オンラインであろうがオフラインであろうが全く利用者は意識する必要がないんです。オンラインになれば同期するし、オフラインになればキャッシュに保存するし、とても柔軟に対応してくれるんですよ。

同期中

キャッシュに保存するということは?

先ほどの画像にもあるように、キャッシュは各ユーザーのフォルダに自動的に作成されて保存しています。おそらく動きとしては、ノートブックに何か書き込むとまずキャッシュに保存して、それを保存先のファイルに同期するという流れです。

なので、キャッシュと保存場所のノートブックは中身が同じ、つまり保存容量も2倍必要になるということです。例えば、ノートブックが 4MB あったとしたら、キャッシュも 4MB あるということなので、合計 8MB の空き容量が保存場所に必要ということです。

厳密な言い方をすると、

  • ローカルの場合…4MB(ファイル)+4MB(キャッシュ)=8MB
  • オンラインの場合…保存場所で 4MB(ファイル)、自分のパソコンで(キャッシュ) 4MB

となるので、必要な容量が変わってきます。ノートブックをネットワークで共有した場合でも、自分のパソコンに同じだけの空き容量が必要になるところがポイントでしょうかね。柔軟なシステムを実現するためなので、倍の容量が必要になるのはやむを得ないでしょう。

まとめ

いかがでしたか?

OneNote のオフラインについて理解いただけたでしょうか。特に何の設定も必要とせず、いきなりネットワークを切断してかまわないんだから、すごく柔軟ですよね。この同期方式が OneNote の利便性を高めているのは間違いなさそうです。

以上、「OneNote をオフラインで使う」とどうなるのかご紹介しました。

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