OneNote をオフラインで使うには？

OneNote

をオフラインで使う方法を説明しました。OneNote をネットワークで共有していて、いきなりオフラインになると、どうなるのか知りたい方に適しています。オフライン時の動作の仕組みを詳しく説明しているからです。

OneNote をオフラインで使う意味とは？

OneNote を使っていると、「オフラインで使ったらどうなるんだろうか？」と疑問に思うことがあるのではないでしょうか。確かに、OneNote はネットワーク上、つまりオンラインで使ったほうが便利だし、ほとんどの方がオンラインでしょう。

無料版の OneNote に至っては OneDrive が必須だから、オンライン以外の使い方はおそらくほとんどしないでしょうし。ところが、ネットワーク接続がないところで使用しないとは限らないし、使用中にネットワークが切れてしまうことも考えられます。

つまり、OneNoteをオフラインで使うと、ネットワーク接続がないときの動きを知るという意味があるんですね。そこで、オフラインにした場合にどのようになるのか、詳しく説明します。

それでは、OneNote をオフラインで使う時のポイントを説明します。

最初に、OneNote のノートブックの扱い方に関して、おさらいしておきましょう。OneNote はご存知の通り保存方法が特殊です。最初にノートブックを保存すると、それ以後は、『同期』という方法をとります。なので、定期的に自動で同期をとっているから、内容は勝手に保存されるんです。

※参考記事

OneNote の保存方法について説明します。読者対象は、「OneNote の保存がよく分からないんだけど、どうなっているの？」とお思いの方です。保存方法だけでなく、OneNote での保存の概念についても詳しく解説しています。

onenote.hprs1.com

つまり、同期をとるときだけファイルにアクセスできれば、それでよいということなんです。このように、同期という特殊な扱い方をしている点を頭に入れてから、説明を読み進めてください。

共有状態で使っていたノートブックをいきなりオフラインにしたらどうなるんでしょうか？　これも同期という方式をとっているから、全然問題なしです。しいて言うなら、ウィンドウ左側にあるノートブックのアイコンに［同期不可］の表示がされるだけです。

ちなみに、実験しても全然かまいませんよ。使っている最中にLANケーブルを抜いたり、無線LANを切断したりしてみてください。何にも起こらないのでちょっと拍子抜けですけどね。

でも、「オフライン状態の時に追加したデータはどうなるの？」って不安になりますよね。もちろん大丈夫ですよ、ちゃんと別の場所に保存していますから。これは、OneNote ではキャッシュと呼ばれていて、自動的に保存作業が行われているんです。

つまり OneNote は、オンラインであろうがオフラインであろうが全く利用者は意識する必要がないんです。オンラインになれば同期するし、オフラインになればキャッシュに保存するし、とても柔軟に対応してくれるんですよ。

先ほどの画像にもあるように、キャッシュは各ユーザーのフォルダに自動的に作成されて保存しています。おそらく動きとしては、ノートブックに何か書き込むとまずキャッシュに保存して、それを保存先のファイルに同期するという流れです。

なので、キャッシュと保存場所のノートブックは中身が同じ、つまり保存容量も2倍必要になるということです。例えば、ノートブックが 4MB あったとしたら、キャッシュも 4MB あるということなので、合計 8MB の空き容量が保存場所に必要ということです。

厳密な言い方をすると、

となるので、必要な容量が変わってきます。ノートブックをネットワークで共有した場合でも、自分のパソコンに同じだけの空き容量が必要になるところがポイントでしょうかね。柔軟なシステムを実現するためなので、倍の容量が必要になるのはやむを得ないでしょう。

※キャッシュについては、こちらで詳しく説明しています。

いかがでしたか？

OneNote をオフラインで使う方法をご紹介しました。ノートブックのおさらい、オフラインになるとどうなる、キャッシュに保存する、といった３つのポイントで説明しましたので、OneNote のオフラインについて、ご理解いただけたのではないでしょうか。

繰り返しになりますが、OneNoteはオフラインにしても問題なく動作します。特に何の設定も必要とせず、いきなりネットワークを切断してかまわないんだから、すごく柔軟ですよね。この同期方式が OneNote の利便性を高めているのは間違いなさそうです。

したがって、OneNoteの動作にネットワークの有無は影響しないので、いつでもどこでも環境を問わず、好きな時に使えるアプリだと言えるんですね。ぜひ、じゃんじゃん使ってください!

以上、「OneNote をオフラインで使うには？」と題して説明しました。