OneNote を使いこむと、公開したくないページがどうしてもできるものですよね。OneNote には、ノートを共有しながら一部について公開しないようなパスワードによる保護機能があります。このページを読めば、設定方法と使い方が分かりますよ。
ノートをパスワードで保護できます
OneNote のノートをパスワードで保護する方法をご紹介します。どんな方法で設定して、どんなことに気を付ければよいのか重要なポイントを説明していますので、実際の運用方法がとてもよく分かりますよ。
ノートのパスワード保護とは？
OneNote のノートにはパスワードを設定して、勝手に内容を見ることができないようにする機能があります。ただし、このパスワードによる保護は『セクション』単位でしか行うことができないので、それ以外の単位での保護はできないんです。
つまり、ノートブック単位やページ単位でのパスワード保護はできないということなんです。細かく保護できればいろいろな運用方法ができそうですが、こればっかりは OneNote の仕様なので、どうしようもなさそうですね。
具体的な設定方法は？
それでは、具体的にどうすれば設定できるかをご紹介します。
- セクションタブで右クリック。
- ［このセクションをパスワードで保護］をクリック。
- 作業ウィンドウが右側に表示される。
- ［パスワードの設定］でパスワードを入力する。
- セクションのバックアップの削除について検討する
もし、セキュリティが目当てでパスワード保護するのであれば［削除］を選びます。そうしないと、バックアップファイルから情報が漏れてしまいますよ。 - パスワード保護が完了。
これでパスワード保護ができました。パスワード保護が必要でなくなったら［パスワードの解除］で設定できますよ。
パスワードを入力して［OK］すれば、保護が解除されて普通のセクションに戻ります。
どうやって運用するの？
パスワード保護の設定はできましたが、では実際にどうやって運用するのかちょっと分かりにくいかもしれないので、ご紹介しておきますね。
まず、パスワード設定後すぐに保護を有効にしたいときは、「パスワードによる保護」の作業ウィンドウで［すべてロック］のボタンをクリックします。すると、セクションの内容（ページ）が見えなくなって、パスワード保護された状態になります。
パスワード保護状態のセクションを開くには、表示通りマウスで「クリック」か「Enter」キーを押します。するとパスワードの入力を求められるので、正しいパスワードを入力すればセクションが開いて、通常通り使用できますよ。
また、OneNote を閉じると次回起動時にパスワード保護された状態でセクションが読み込まれます。もちろんパスワードを入力すれば使えますよ。
ノート全体を保護するには？
OneNote のパスワード保護機能だとセクションしか対象にできませんが、これだと都合が悪いこともあると思います。もし、ノート全体を保護したいときはどうしたらよいか考えてみました。ページ単位だと無理でしたが、ノート全体なら一応不可能ではないです。
では、どんなことをするかというと、Windows のアクセス権を利用するんです。そうすれば、ノート全体に対して「開ける・開けない」の設定や「書き込みの可否」なんかが設定できるんです。ただし、OneNote の機能ではないので、ちょっと連携しづらいかもしれないですが。
また、これを積極的に利用すれば、セクション単位で開けるけれど内容の変更はできないというような使い方も不可能ではないです。要するに「読めるけど書けない」という読み取り専用の状態を作り出せます。むしろこっちの方が便利かもしれないですね。
なお、Windows の使い方になるので、詳しくは以下のページを参照してみてください。
https://onenote.hprs1.com/windows-foruda-kyoyu/
※中ほど以下にある「共有フォルダとセキュリティの設定」あたりからです。
OneNote の基本的な方針？
ところで、「なんで OneNote のパスワード保護機能は融通が利かないんだろう？」と思いませんか？ これは、たぶん OneNote の考え方にポイントがあるんだと思うんですよ。つまり、ノートはオープンにするのが基本的な方針なんじゃないかということなんです。
OneNote はローカル（自分のパソコン）にだけノートを置けば、完全にクローズですね。ところが、共有したらそれは内容をオープンしたいから共有するはずなんです。だから、一部公開で一部非公開みたいなことは中途半端だという判断なんじゃないでしょうか。
紙のノートをかなり忠実に再現している OneNote なので、電子ノートであっても同じ扱い方になるんじゃないかと思うんです。紙のノートならば、「ノートを自分で持っていれば非公開。でも、誰かに渡せばすべてが公開」となりますからね。
どうしても、細かく調整したいならやはり Windows 側の設定しかないんじゃないかと思いますね。
まとめ
いかがでしたか？
ノートを保護するという使い方が実際上どの程度あるのか分かりませんが、説明したとおりそんなに細かく設定できないし、そんなに便利な機能でもなさそうですよね。だから、見せるノートと見せないノートを分けるのがいいと思います。
共有する際に Windows のアクセス権を利用して、フォルダ単位で、全員に見せていいノート、一部の人だけ見ていいノートみたいに分けるのが一番やりやすいと思いますよ。
以上、「OneNote のノートにパスワードを設定したい」ときの方法をご紹介しました。