OneNote
のPDFを検索する方法を説明しました。OneNoteに貼り付けたPDFデータを検索したい方に適しています。PDFの検索方法を説明しただけでなく、検索の際に知っておくべき、重要なコツも解説しているからです。
OneNote のPDFは、検索対象になるのか？
OneNoteのPDFは、そもそも検索対象になるのか、みなさん気になるのではないでしょうか。結論から言えば、もちろん検索対象になります。なので、そこは安心して説明を読んでください。ただし、PDFを検索対象にするには、あらかじめOneNoteに貼り付けておく必要があります。
PDFの貼り付け方法は、［挿入］タブにある［ファイルの印刷イメージ］を利用すれば可能です。もし、貼り付け方がお分かりでない場合は、以下のページで手順をご確認ください。PDFをOneNoteに貼り付けたら、この先の説明に進みましょう。
https://onenote.hprs1.com/onenote-pdf-haritsuke/
OneNote のPDFデータ、検索のポイント！
それでは、OneNoteに貼り付けられたPDFデータの、検索のポイントを説明します。
PDFの検索方法とは？
先ほど説明したように、貼り付けたPDFデータは検索の対象になります。ただし、PDFデータは実質的に画像なので、画像から文字を読み取るOCR機能が働くことになります。したがって、人間に認識できてもOCRが認識できない場合がありますので、そこは気を付けてください。
やり方は次の通りです。
- 事前に、PDFをノートに貼り付けておく。
- ウィンドウの右上にある［検索］ボックス見つける。
- ［検索］ボックスにキーワードを入れる。
※ もちろん、キーワードはPDFデータ上にある文字です。 - ヒットした部分に色が付く。（キーワードに「あぶり」と入れた場合。）
- 検索完了。
これでPDFデータの検索が完了しました。ヒットした部分に蛍光の黄色がついて、場所が示されるはずですので、ぜひやってみてください。
検索には、ちょっとした工夫が必要です。
上記の説明通りにすると、PDFの検索は本来ならうまくいくはずです。しかし、うまくいかないことがほとんどでしょう。そこで画像内を検索するときは、一工夫して一文字ずつ半角スペースを入れてみます。（テキストデータを検索するときに比べて、独特の癖があるんです。）
例えば、ノートなら「ノ ー ト」のようにします。こうすると、「ノ」と「ー」と「ト」が同時に存在する部分を探します。つまり、AND検索を行うわけですね、これでうまくいくと思いますよ。おそらく、ほとんどの場合はこの方法を使わないと、検索がはたらかないと思います。
このように、文字の間に半角スペースを入れるという『コツ』を、ぜひ覚えてください。これを知らないと、「一切検索に反応しないぞ、役に立たないなぁ。」となってしまうんですね。
より完全な検索をしたい場合は？
確かに、上記のやり方であれば、画像内の検索がほぼ機能します。ですが、ごくまれにうまく検索できないことがあります。その場合の対策として、PDFの近くにキーワードを入力しておく方法があります。これなら間違いなくそのキーワードが検索されますよ。
ただし、何をキーワードにすべきか、単語の選択が難しいという問題がありますね。
PDF検索を使うメリットとは？
PDF検索を使うメリットは、PDFからわざわざ文字を起こさなくても良いという点でしょう。 OCR機能がはたらくので、テキスト化するという面倒な下準備がいりません。OneNoteの魅力は、生産性を向上できるところです。無駄な作業を省いて、活用してくださいね。
まとめ
いかがでしたか？
OneNoteのPDFを検索する方法を説明しました。PDFの検索方法とは、検索にはちょっとした工夫が必要、より完全な検索をしたい場合、PDF検索を使うメリット、などのポイントがありました。PDFの検索についてご理解いただけたと思います。
PDFの検索は、キーワードの入力方法を工夫することで、ほぼ完全に機能します。OneNoteのOCR能力はかなり優れていますので、検索のための準備も不要です。PDF検索をうまく活用して、省力化を実現していただければ何よりです。
以上、「OneNote のPDFを検索するには？」